1、行政必备功课：提前做好工位管理计划工位管理工位管理作为公司/员工入驻新办公室前必做的功课，一般都是由公司的行政人事来负责，工位安排得好，不仅能平衡人心，更有益于提升公司的整体运营状态。所以，工位管理一般包括那几个事项呢？01基础篇：工位管理从最基础来看，就是要将“合适的人安排在合适的工位上”。但是要做到这一点，还需要着重做好以下三个事项：a.工位分区规划分区规划的考虑因素：各部门的工作特殊性及相互之间的配合紧密度。例如：财务部（需安静独立的环境，避免人流）行政部、人力资源部（便于找到，方便沟通服务的区域或设立服务窗口）技术部与产品部、运营部（配合紧密的部门工位应相近，方便工作交流）b.行动路线
2、规划作为工位区域舒适的关键，行动路线的规划很重要。一是区分员工与访客不同的行进路线，做到内外有别；二是员工动线与访客动线交叉越少，越不容易受访客的到来影响正常工作，从而让员工专注工作保持高效。c.特殊群体需求这里的特殊群体包括：高管、技术、孕妇等。按照不同岗位属性合理安排。如：按照高管喜好习性安排，但是务必为独立单间，环境安静，方便处理事务；有些技术部门不仅在单片区域会单独集中在一起，有时候技术团队甚至会独占一个楼层，并且闲人免进；而孕妇日常不会单独设置，但是可以根据需求申请更换工位。比如远离空调出风口、打印机，临窗等等。工位的规划与安排既要考虑企业组织文化更要考虑整体工作效率并且还要学会变通
3、从员工角度适当调整02升级篇：工位管理除了将现有公司人员安排妥当以外，还需要有长远规划，跟上公司发展计划的步伐，防止再次出现工位不够用的情况。a.确定公司人员配置计划通过HR及各业务线的最高负责人，提前了解公司未来半年至一年的人员配置计划数据。关注公司目前及未来一年到两年的人员增长趋势：快速发展期，预计每年增长百分比？比如20%-30%平稳发展期，预计每年是零增长还是少量增长？比如0%-15%减员缩编期，预计每年的减员缩编比例5%-15%；b.保证一定工位空置率这个要根据公司的发展阶段进行。Tips：工位空置率=未使用的工位数/工位总数。快速发展期，保证空置率在30%左右，一旦空置率低于30%时，务必要启动现址改造、扩租或换租的方案制定和报批，确保在人员到岗前有工位资源保障办公需要。平稳发展期，设定合理的“工位空置率最高值”，如20%，一旦空置率达到20%时，说明工位有没必要的空置和浪费，应该采取合并办公、部分退租等动作，为企业节省不必要的开支；或者进行现址改造，把空置区改造成员工需要的会议室和活动空间。c.减员缩编期，要根据缩编比例数据及时启动退租或部分退租等流程，避免造成成本负担。c.善于利用辅助管理工具当公司办公面积太大，人数规模太多的时候，关于工位使用管理就会面临更多问题，此时可选择靠谱的智能工位管理系统为行政减负，帮助划定工位区域、设定工位控制预警。
