1、62 档案记忆2023.1电子文件归档安全问题与保护对策探究文/张文玲随着计算机技术的飞速发展，数字化文档和电子化文件应运而生。在当前的信息化环境下，对电子档案管理的存档工作应予以高度关注，并充分意识到其重要性。首先，要根据我国当前档案信息化建设的实际需求，对电子文件的归档方式、方法、内容进行创新。同时，针对电子文档的特殊安全性问题，制订更加严格的管理体制，强化档案人员教育与培训，为其建立健全的档案管理体系和人才体系。一、电子文件归档的安全管理问题首先，由于网络信息技术的飞速发展，大量的电子文档必须存档，这与传统的纸质文档存在很大的差异；电子文档的归档越来越方便快捷，但同时也给电子文档的信息安
2、全、网络系统安全、存储与保管安全等问题提出了新的要求。在电子文档的归档过程中，如果存在安全隐患，很容易导致被病毒感染、被入侵，或者由于安全原因导致重要的信息泄露，篡改、窃取信息导致电子文档的产生单位遭受巨大的损失；严重危害到国家和人民的利益。其次，对电子文档的存档管理缺乏足够的重视，极易引发安全问题。一些单位的领导提出，要把工作放在电子文档的管理上，要把档案的安全问题和档案部门沟通，把电子文档的归档安全问题交给档案部门处理。这使得电子文档产生部门忽视了电子文档的安全问题。由于大量的电子文档是经由网络生成、传输，相应地会受到网络病毒、非法入侵等威胁。由于病毒入侵了电子文档，使得其信息不完全，从而
3、使其无法充分发挥其应有的功能。再次，档案资料的安全管理不到位。目前，一些单位在档案归档方面存在着信息安全意识不足，未针对档案归档的安全问题进行专业的培训，致使档案归档工作人员的安全管理意识不强，信息安全管理制度不健全。另外，一些电子文档管理员在进行电子文档归档时，并未对存在的潜在危险点进行系统的检查，使其受到各种危险因素的影响，从而给以后的电子文档归档带来隐患。另外，目前一些单位还没有建立起与之相适应的规范，安全管理制度、技术制度、管理方法等都缺乏相应的制度保障，从而导致电子文档归档信息安全管理工作受到严重制约。二、电子文件归档安全管摘要：文章认为，要从信息化的角度来看待电子文档的安全问题，不
4、仅要认识到目前的工作内容和安全管理的实际需求，还要针对目前的实际安全问题，制定相应的对策；进一步完善电子文档的安全性，为以后的档案管理创造良好的环境。关键词：电子文件归档；安全问题；应对策略档案园地63 档案记忆2023.1理与保护对策电子文档的安全管理在档案管理中占有举足轻重的地位，应采取更加严格的防范措施。一方面，要不断地改进和创新电子文档归档管理体系，不断提高档案的质量和管理水平；另一方面要强化档案管理队伍的专业化，提高档案管理人员的专业素质。（一）给予电子文件归档安全管理问题足够的重视电子档案在大幅提升工作效率的同时，其快捷、方便的特征也让我们从烦琐的传统档案管理工作中解脱出来，将更多
5、的资源应用到其他更有需求的工作上。电子档案的安全管理是关系到档案信息安全与后续开发与使用，关系到档案安全管理的发展。主要领导要充分意识档案安全管理的重要性，保证电子文档在存档时的安全性。要经常过问有关电子档案的安全管理问题，对无法解决的问题，要召开专题会议，提出指导性意见，为电子档案安全提供坚实的组织保证。（二）完善电子档案管理体系一方面，根据档案管理特点，建立健全档案管理规范，完善档案安全管理制度；通过构建全面、系统的电子文档管理体系，保证电子文档的安全、可靠和真实。二是提高电子文档的存储质量。电子文档的存档要经过多种方式来完成，要充分考虑环境、湿度、磁场等方面的因素，并对其进行优化，并配置
6、高效能的电脑系统，以保证其稳定性和可持续性。另外，要科学地建立电子文档管理系统。有些电子文档具有一定的保密性，对应的要根据机密程度，分别设定不同的权限等级。只有到了一定的级别，才能拥有查阅、调阅、移交等所需的权限。提高档案管理的安全性。（三）提高电子文件归档技术为提高档案的使用效率和质量，必须引进大数据、云计算和人工智能等技术来提高档案的存档效率，同时引入防火墙和专业杀毒软件，以保证电子文件的完整性、安全性和真实性，从而有效地防止被非法入侵和病毒入侵所造成的安全性问题。一方面，定期更新电子文档管理系统，积极利用电子文档的密码技术来防范外来病毒的入侵。同时，加强档案管理人员安全防范和保密意识，严
7、格执行各种安全制度，确保电子文档的传输、存储有序，并尽量减少外界不可控因素的影响。（四）加强电子文件归档人员队伍专业化建设通过定期的专业技术培训，提高档案管理人员的职业素质和技术水平，从而提高档案管理工作的质量。同时，定期举行业务学习、技能大赛、工作经验交流，聘请专家，对影响电子文档的安全管理的因素进行系统的宣贯，使档案人员对电子文档的安全管理有更加明确的认识。另外，加强档案管理工作的专业化，加大经费投入。因此，各档案部门要把档案管理员的教育和培训列入年初预算计划，保证经费的持续性。(五)制订更加目标明确的奖励办法电子文档的安全管理工作是一个复杂的系统工程，它不仅要求有专门的人员参加，而且还必
8、须建立健全相关的制度。为了提高档案管理人员的工作热情和主动性，应采取相应的激励措施和策略，要对档案管理人员进行充分的心理激励。电子文档的归档是一种重复的工作，在工作中不可避免地出现了对文档的厌烦。所以，要时时关注档案归档者的工作与生活，对那些在第一线默默奉献的档案工作者，要给予一定的精神奖励与激励，同时还要大力宣传先进事迹，提高档案管理人员的社会地位。三、结束语在新的时代背景下，由于计算机技术的飞速发展，对档案的安全性也有了新的需求。在系统地剖析电子文档归档的安全性要素的同时，在制度机制、归档流程、系统对接等环节上，不断提高电子文档归档的管理水平和管理层次，保障电子文档信息安全，为后续电子文档档案管理工作奠定基础。（作者单位：长航局档案中心）责任编辑：王涛档案园地