1、高效会议技巧 企业管理层培训PPT 主讲人 日期 前言/PREFACE 开会人人都会，但是要开好会却并非易事。许多单位的会议常常出现：会议变调、会期拉长、无果而终的情况。因此开会如果不懂策略，会议的成效就会打折扣 /Contents 目 录 明晰会议种类明晰会议种类 Clarify the types of meetings 01 开会程序开会程序 Meeting procedure 02 会议室布臵会议室布臵 Meeting room layout 03 明确会议议题明确会议议题 Clarify meeting topics 04 开会方法开会方法 Meeting method 05 01
2、明晰会议种类 01 会议类型 1 2 3 4 5 6 7 工作例会 销售会议 协调会议 业务研讨会 销售报告会 工临会议 座谈会 01 会议类型 工作例会是销售部按照预先设定的时间定期召开的一种常规性工作会议。通常每天或者每周召开1次，原则上不能间断。会议的主要内容就是对日常工作的例行检查与安排，检查前一天或者前一周的工作，安排当天或者本周的工作，设想第二天或者下周的工作，属于一般性的会议。工作例会工作例会 销售会议内容是销售方面的工作，不能以其他方面的内容为主，否则就改变了会议的性质。召开销售会议的目的。就是为解决销售工作中出现的问题，或者是安排、调整销售工作。销售会议是销售部门最重要的工作
3、会议，也是日常性会议 销售会议销售会议 01 会议类型 协调会议通过会议的形式，调和工作中出现的矛盾或脱节现象。之所以要召开协调会议，解决有些矛盾带有严重性、普遍性并不宜在私下解决的问题。通过协调会议加以解决，可以起到警示作用。协调会议协调会议 对重大的业务进行集体讨论。因为重大的业务工作敏感性高，涉及范围广，不宜由某一个领导单独决策，如果决策失误，会导致严重后果。而通过集体讨论得出的结论会比较全面、符合实际。业务研讨会业务研讨会 销售报告会是对前一段时间的销售工作进行总结。销售报告会分为两种，一种是对销售部以上领导层汇报，一种是销售部门内部的汇报。销售销售 报告会报告会 临时会议是因工作发生
4、突发性的变故或者有新的比较紧急的情况而临时召开的一种会议。会议内容主要是宣布新的情况，安排新的工作，解决突发性事件。会议上一定要有明显的结果。如果会议结束了事情仍然没有得到解决，那么这个临时会议就失去了意义。临时会议的时间不能太长，最好不要超过半小时。01 会议类型 临时会议临时会议 座谈会座谈会 座谈会是一种比较轻松和相对自由的会议。也正是因为座谈会具有轻松活泼的特性，所以近年来成了许多开发商最喜欢采用的一种会议形式。座谈会的形式侧重于交流思想、研讨问题。座谈会也分为两种：一种是内部座谈，一种是外部座谈。02 开会程序 确定会议议题和目的 确定会议内容 确定会议进程 确定会议议题 确定主持人
5、与记录人 确定参会对象和人数 确定会议日期 确定会议场所 提 出 问 题 02 开会程序 03 会议室布臵 03 会议室布臵 对于主持人来说，如何提高会议的成效是关键性的问题。会议室的布臵是直接影响到参会人员的心情和会议的成效，因此会议室的布臵就显得尤为重要。不通过的会议，其布臵就不同。会议室的布臵是会议主题的外在表现，要能让人们从会议室的布臵就能推测出会议的性质。会议是具有很强的封闭性特征的，并且任何一次会议的最终目的是要解决问题。如果会议没有解决问题，无果而终，那么这次会议就是失败的 03 会议室布臵 03 会议室布臵 会议室的布臵要做到以下几点：会议室的布臵要做到以下几点：01 会议室布
6、臵一定要紧扣会议性质和主题来进行，要将会议性质和主题形象直观地反映出来，让人一看便知。表现会议的性质和主题表现会议的性质和主题 02 布臵会议室时要直接将会议的级别用无声的语言表达出来，起到告知、明示作用。反映级别反映级别 03 排定座次主要是摆放会议座椅和姓名牌，要按照级别来摆放。如果级别摆放不妥，就会影响会议效果、扰乱会议秩序，严重的会影响到人际关系。排定座次排定座次 04 会议开得成功与否，与会议气氛的营造有着密切的关系，会议室气氛可以为会议的召开起到推波助澜的作用。气氛营造得好，能集中参会人员的注意力，约束参会人员的思想，保障参会人员不至于“身在曹营心在汉”营造气氛营造气氛 05 会议
7、室的布臵要起到美化开会环境的作用，令人感到身心舒畅。不宜过于繁杂花哨，也不宜过于简单，要适度。不同的会议性质有不同的美化方式，要因会议内容而异。美化环境美化环境 04 明确会议议题 04 明确会议议题 专题型是指比较重要或者涉及面较广的议题。通常专题型议题要占用整个会议过程，也就是说，会议专门是为讨论该专题型议题而召开的，不再涉及其它议题。4.1 4.1 议题类型议题类型 专题型会议专题型会议 1 重点型会议重点型会议 重点型议题是指在会议上着重要讨论的议题。这类议题通常是工作中的重点，重点议题不能超过3个，以12个为宜。普通型会议普通型会议 普通型议题是指并不重要但却需要解决的问题，是常规性
8、的问题。这类议题如果久拖不决就会影响到工作效果。普通型议题的数量可以相对较多，具体数量视会议时间长短来定。附带型会议附带型会议 附带型议题通常指与本次会议关联性不大，议题本身也并不重要的小型议题，在会议上附带解决。附带型议题可以根据会议情况来进行，如果会议时间允许就解决，如果时间不允许，可以不解决，留待另外的场合处理。2 4 3 04 明确会议议题 专题型会议：只能有1个议题，否则就不叫专题会议。2小时以内的会议：重点型议题以1个为宜，最多不要超过2个；普通型议题以3个为宜。半天以内的会议：重点型议题以1-2个为宜，普通型议题以3个为宜。1天以内的会议：重点型议题以2-3个为宜，普通型议题以3
9、个为宜。附带型议题可以自由确定，可有可无。一次会议的议题数量不能太多，如果太多就会出现草率了事的现象。确定会议议题要以会议时间的长短及议题的重要性及复杂程度为依据。会议时间长，可以多确定几个议题，反之则要少安排几个议题；议题关系重大而又复杂，不是短时间可以讨论完成的，会议上就不宜安排太多，否则就无法完成，反之则可以多安排几个议题。4.2 4.2 议题数量议题数量 04 明确会议议题 4.3 4.3 议题确认方法议题确认方法 销售部门的会议议题要坚持以销售一线为主的原则来确定，只有销售一线的工作才是重中之重，因而售楼一线的相关议题才是重点议题。如果重要程度较高，要确立为专题型议题。其他方面的问题
10、都可以列为普通型议题或者附带型议题。通常情况下，售楼一线的工作和涉及公司与臵业顾问的切身利益方面的内容，比如臵业顾问与顾客发生争执、顾客对楼盘的投诉、楼盘价格定位不准、臵业顾问的佣金制定、奖励等，应确定为专题型议题或者重点型议题，因为这类内容关系到偻盘的销售成效及公司与个人的利益问题，对于企业来说，都是非常重要的问题。04 明确会议议题 05 开会方法 05 会议方法 合理选定议题合理选定议题 01 议题选定要根据会议性质及会议目的来确定，议题不能偏离会议宗旨。确定议题时，要有主有次，即分出哪些是专题型议题，哪些是重点型议题，哪些是非重点型议题。把握会议时间把握会议时间 02 把握会议时间分为
11、三种：一种是总会议时间不能超标，一种是每个议题时间不能超标，一种是参会人员的发言时间不能超标。但是可以在总会议时间不超标的情况下，适当在每个议题或者发言时间中进行分配。控制议题内容控制议题内容 03 主持人一定要严格把握议题内容，防止跑题。如果确实在讨论过程中发现有新问题很严重，不立即予以解决会导致严重后果，在这种情况下，也不能偏题，可以马上决定在议会结束后立即再召开会议解决这一新问题。把握会议步骤把握会议步骤 04 开会的目的就是为了解决问题。因此必须掌握解决问题的步骤：1、提出问题；2、分析问题；3、现场解决；4、落实到人；5、确定监督人；6、检查工作。05 会议方法 决策对于销售经理来说
12、，是牵一发而动全身的工作。决策与工作效率、销售成绩、臵业顾问的心态等息息相关。决策正确，工作效率会得到明显提高，销售业绩会大幅上升，员工心态也会受到激励；决策不正确，就会导致不良后果，因此每个经理人面对决策都应十分谨慎。决策须注意把握如下几个方面:决策方法决策方法 判断问题，掌握时间 1 2 3 科学民主 决策效果检测 4 巧用直觉做决策 05 会议方法 多锻炼多锻炼 为提高直觉的准确性，销售经理平时不妨多锻炼自己和下属的直觉能力。3 多留心多留心 为提高直觉的准确性，销售经理平时不妨多锻炼自己和下属的直觉能力。2 多发问多发问 在决策之前，首先要先问问自己，看自己对事情的看法是不是准确?如果失误会带来什么后果?事情给自己的直观感受有哪些等。1 多检测多检测 每当用直觉决策过后，最好把自己的直觉决策记录在案，并认真检测直觉决策的正确与否，这样有利于提高今后直觉决策的有效性。4 谢谢 主讲人 日期