1、2023年第2期（上）/总第624期200质量管理高校科研管理质量体系内审存在的问题及改进措施 毛 静1 李 燕1 伍一波2（1.北京化工大学先进技术与装备研究院；2.北京石油化工学院新材料与化工学院）摘 要：建立一套高校科研质量管理的有效方法对提升高校科研管理工作质量具有重要意义。内审是高校质量管理体系建设的重要手段，本文结合高校科研的特点，深入分析了高校在实施内部审核过程中存在的一些共性问题，并从提高全员质量意识、加强内审员综合素养、统筹策划内审工作和全面落实纠正预防措施四个方面有针对性地提出改进举措。关键词：高等院校，质量管理体系，内审，改进措施DOI编码：10.3969/j.issn.
2、1002-5944.2023.03.039Problems and Improvement Measures of Internal Audit in Scientifi c Research Management Quality System of UniversitiesMAO Jing1 LI Yan1 WU Yi-bo2（1.Research Institute of Advanced Technology and Equipment,Beijing University of Chemical Technology;2.College of New Materials and Che
3、mical Engineering,Beijing Institute of Petrochemical Technology）Abstract:It is of great signifi cance to establish a set of effective methods to improve the quality of university scientifi c research management.Internal audit is very important to the quality system construction of universities.In th
4、is paper,combined with the characteristics of university scientifi c research,some common problems existing in the process of internal audit of quality system are analyzed in detail.The targeted improvement measures are put forward,such as improving the overall awareness on quality,strengthening the
5、 auditors comprehensive capacity,making overall planning of internal audit and fully implementing corrective and preventive measures.Keywords:colleges and universities,quality management system,internal audit,improvement measures质量管理体系是国际标准化组织（ISO：International Standardization Organization）颁布的一组质量管理
6、标准的总称，我国在总结和吸取了ISO 9000 质量管理体系先进理论、方法的基础上，结合我国国情并将军用产品的特殊要求纳入其中，编制形成了GJB 9001C-2017 质量管理体系要求1。质量体系的建立不仅能有效减少科研工作的失误，提高科研成果质量，特别是在国防科研等实用性要求非常高的研究领域中，质量体系很大程度能保证研究成果的可靠性、稳定性及其成熟度。高校具有丰富的科研人力资源和科技创新潜力，学科交叉、门类齐全，是科技力量荟萃之地，是基金项目：本文受北京化工大学中央高校基本科研业务费项目“高校GF质量管理体系的优化研究”（项目编号：KY2207）资助。2023年第2期（上）/总第624期20
7、1毛静，李燕，伍一波：高校科研管理质量体系内审存在的问题及改进措施原始创新的重要源泉，更是我国基础研究和高技术领域创新的主力军2。为更好服务于国民经济建设，不断提高科研能力，满足承担重大科研项目的要求，高校科研引入质量管理体系已成为一种趋势。目前高校科研质量管理体系的研究工作多集中在如何借鉴企业质量管理标准建设的经验，而缺乏如何根据高校科研的特点建立与之相适应的管理模式的研究，更缺乏对高校科研质量管理体系建设的评价体系。按照标准的要求，质量体系内部审核是在建立、运行体系以后必须进行的一项管理活动，不仅是质量管理体系评价的一种方式，也是组织内部重要的自我改进机制。如果能够准确把握高校科研过程的特
8、点，将内审与科研管理工作有机结合，可以真正起到规范高校科研生产管理的作用。本文通过分析目前高校质量体系内审工作的开展情况，总结内审中存在的问题，尝试提出改进措施，以促使学校质量管理体系的有效运行和不断改进。1 高校质量体系内审的现状与问题ISO 9000标准总结了发达国家在质量管理方面的先进经验，为企业质量体系的建立、实施和改进提供了指南，高校科研不同于企业生产，所以在将质量体系引入科研项目管理的过程中会产生很多问题，尤其是在内审过程中完全照搬企业内审的方式会引起诸多不适宜。1.1 对内审的重要性认识有待提高内审是高校质量体系持续改进的重要途径，各高校的质量手册等各层级质量管理文件中均按照标准
9、明确地规定在固定期限内组织内部审核活动，是否能正视内审的重要性，往往能够从侧面反映出高校是否重视“管理改进出成果”的思维，是否善于利用自我诊断和自我评价来保证自我完善功能的实现。但在高校的实际工作中，质量体系内审的重要性常常未被充分认识。部分高校科研人员认为耗费大量的时间用于撰写文档去满足质量体系文档化和标准化的要求，与大学自由探索的科学精神相背离。质量体系内审无非就是走走形式、挑挑毛病，被审核的管理部门和项目组消极对待内审，相关准备工作不到位。在审核过程中，经常出现涉及的人员不在岗、迟缓提供相关记录材料等情况，严重影响了内审的效率和效果。1.2 内审策划方案的全面性有待提升内审计划涉及到高校
10、质量管理体系的方方面面，具体到人员安排、日程安排和审核标准条款等因素。如何做好内审的策划工作，是保证内审顺利进行的必要条件。由于高校在建立质量体系时，往往将通过认证作为申请项目的“敲门砖”，但在体系的长期运行过程中经常会出现“重建立、轻运行”的情况，因此部分高校并不能从计划制定伊始就深入探究审核要素，综合考虑审核效果，造成质量体系内审策划的内容无法涵盖学校当前管理的重点和难点。高校在制定审核计划时，不注重人员和时间的搭配，造成内审员和被审核部门准备不充分；不能对往年内外审中出现的问题进行深入剖析，缺乏对质量体系中暴露的系统性和重复性问题进行重点检查；不能充分运用标准条款的内容来做到发现问题，造
11、成内审工作的不全面和错位情况出现。1.3 内审员队伍建设有待加强内审员是现场审核过程的重要参与者，内审员的能力和素养决定了内审活动的有效性。目前，高校并没有专职的内审员，通常是采用兼职形式。在内审员的选拔过程中，高校的普遍做法是从建立质量体系的学院或是课题组抽调个别老师，组织老师参加校外机构的培训，老师通过考核获得内审员资格证书后，开始参加内审工作，并不重视培养内审员的实操经验，并没有建立一套完善的选拔和培养方案，存在“凑数、谁有空谁上”的现象。因此，培训不到位的兼职内审员在现场审核过程中，经常会走入以下几个误区：（1）由于对质量体系标准、学校内部的质量文件以及质量体系组织机构职能不熟悉，造成
12、无法准备把握审核的切入点；（2）由于2023年第2期（上）/总第624期202毛静，李燕，伍一波：高校科研管理质量体系内审存在的问题及改进措施受完成审核任务的思想约束，现场审核流于表面，不深挖探究，为满足开具不符合项的数量要求而生套标准条款；（3）由于缺乏沟通技巧和专业技能，不能准确理解受审核部门或课题组的解释和说明；（4）由于碍于同事的情面，不将严重问题进行暴露和记录。1.4 纠正预防措施有待全面落实落实纠正预防措施是实现高校质量管理体系不断完善、不断改进的一个重要手段，能不断提高质量管理体系的适宜性和有效性。但高校的部分被审核部门或是课题组在现场审核发现不符合项时就不够重视，认为有些问题“
13、不是事儿”“吹毛求疵”“可大可小”“纯属折腾人”；在不符合项整改阶段，整改不积极，制定整改措施拖沓，缺乏与内审团队的沟通，不正面问题，强调客观原因，推卸责任，不能做到原因分析清楚、责任明确，制定的纠正预防措施无实际意义；在“举一反三”检查阶段，检查流于形式，不能落到实处，缺乏对措施有效性的有效评估和验证。2 提升高校质量管理体系内审有效性的措施质量管理体系的内部审核是一种自觉的、持续的内部管理行为，是一种自我约束、自我诊断和自我完善的活动，有效的内部审核输出结果是体系管理评审的输入信息，也是校长对高校质量体系运行情况做出准确判断并采取改进措施的重要依据2。提升质量体系内审的有效性，有利于及时发
14、现高校内部质量管理的问题，有利于提高高校质量体系的符合性和有效性，有利于高校质量体系的不断改进和不断完善。2.1 提升全员质量意识“人、机、料、法、环”是全面质量管理理论中的五个影响产品质量的主要因素，其中“人”处于五大要素论的中心位置，意识决定行动，因此质量意识的提升可以充分调动质量体系内人员的积极性和创造性，是质量体系有效运行的最大保障3。内审是高校对质量管理体系运行情况的一次全面的、系统性的检查，涉及到质量体系的各职能部门和高校科研、生产及管理的所有过程，因此需要体系内的每位老师都重视质量建设，自觉把这次内审工作看作是一次学习和提升的机会，以实现质量体系与研制流程的高效融合。领导作用是质
15、量管理的七大原则之一，校长作为高校质量体系的最高管理者，对高校质量管理工作的推进起到至关重要的作用，同样体系内审需要得到领导层的支持和推动。校长不仅需要认识到体系内审对于高校质量体系和管理水平的提升作用，还需要推动高校内自上而下的宣贯和动员，把质量体系建设作为一项长期战略来抓，将“管过程、管因素、管结果”贯穿于科研管理的各个环节，形成全员参与质量的局面。质量管理部门应广泛宣传学校的质量方针和质量目标，认真落实质量管理要求，坚决反对质量建设的形式主义，彻底纠正质量认识的偏差，将质量意识渗透到每位科研工作者和管理者的心中，使老师们切实将质量体系内审作为项目研究过程中发现问题、自我改进问题的方法和机
16、会。2.2 提高内审员综合素养内审员是保证质量内审工作高效实施的关键因素，因此高校应格外关注内审员队伍的建设情况，按照“体系运行的护航人、问题管理的诊断人、全员改善的带头人”的定位，统一遴选和系统培养高校内审员。在高校行政管理人员精兵简政的大背景下，专职的质量管理人员不可能增加太多，但为了提高内审的有效性，内审员队伍建设时又需要充分考虑高校认证范围较广的特点，因此建立兼职内审员制度是人力资源有效管理的重要途径。即通过课题组或学院推荐，科技管理部门遴选和聘任兼职内审员，并将内审工作进行学年考核工作量折算，实现兼职2023年第2期（上）/总第624期203毛静，李燕，伍一波：高校科研管理质量体系内审存在的问题及改进措施内审员的稳定发展。合格的质量体系内审员不仅仅是获得外部机构颁发的内审员证书即可，内审员还需要熟悉被审核课题的相关领域专业知识、善于沟通、熟练掌握审核方法和技巧，因此需要制定合理的内审员培养机制，综合提升内审员的业务能力。（1）建立内审员定期培训制度。实践证明，只有加深对标准和质量体系文件的理解，才能有针对性的提出问题，并准确判断问题的性质。不熟悉标准和质量体系文件，只能找出一