1、1342023 年第 2 期总第 41 期Practice实务高校优化固定资产管理的路径与举措 基于 COSO内部控制框架视角郑慧(汕头大学，汕头515000)摘要:随着高校办学规模逐步扩大，各类国有资产不断增加，但也存在资产管理风险意识不强、管理流程不规范等现象，亟须规范和提高。加强高校固定资产管理，提高固定资产管理水平、规范程度和使用效益，对避免国有资产流失具有重要意义。针对高校固定资产从配置、使用到处置的过程中容易出现的问题，基于 COSO 内部控制框架，提出关于高校加强固定资产管理的相关改进建议:一是优化高校固定资产管理组织架构，对固定资产实施归口管理;二是完善相关内部控制制度;三是建
2、立健全统一的资产管理信息平台和共享共用机制;四是构建资产管理部门和审计部门共同监督的体系。期望研究结果能为国内存在类似问题的高校提供参考借鉴。关键词:COSO 内部控制;高校;固定资产管理0引言近年来，党中央多次强调对行政事业性国有资产加强管理与监督，2021 年国务院颁布 行政事业性国有资产管理条例，明确规定各单位在对国有资产管理中应当遵循安全规范、节约高效、公开透明、权责一致的原则，实现实物管理与价值管理相统一和资产管理与预算管理、财务管理相结合的原则，并对资产从配置、使用和处置环节进行规范要求，实现国有资产保值增值。随着高校办学规模逐步扩大，各类国有资产不断增加，在资产管理日益复杂和国家
3、对国有资产管理加强监督的背景下，高校亟须解决固定资产管理中存在的问题。1文献综述财政部在 2012 年颁布的 行政事业单位内部控制规范中提出“进一步提高行政事业单位内部管理水平，规范内部控制，加强廉政风险防控机制建设”，并明确单位内部控制的目标主要包括“合理保证单位经济活动合法合规、资产安全和使用有效、财务信息真实完整，有效防范舞弊和预防腐败，提高公共服务的效率和效果”。关于内部控制系统的要素，COSO 委员会提出了内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通和内部监督五大要素。有效的内部控制可以为高校实现固定资产管理目标提供有利环境。安国祥和戴永春1 归纳了事业单位固定资产管理的相关问题，针对性
4、提出了明确归口管理、完善规章制度、推进信息化管理等措施。陈静2 对高校固定资产初始计量和后续计量的要求进行了总结，为有关会计核算主体在固定资产方面的会计核算提供建议，提高高校固定资产管理水平。王丹和张玉平3 通过对高校仪器设备内部控制建设进行调研，提出完善其内部控制体系建设的方法，以期进一步提高仪器设备管理水平。吴秋宁和陈文相4 提出对高校固定资产进行信息化管理，以解决固定资产跨校区、数量多和种类复杂等问题。卢琇和宋伟5 对高校报废资实务Practice2023 年第 2 期总第 41 期135产处置现状进行调查和分析，并提出完善报废资产处置内控体系和规范相关处置程序的做法。总体而言，大多数学
5、者从各个角度对高校固定资产管理问题进行分析并提出相应对策，但较少涉及固定资产从配置、使用和处置全过程的分析以及结合实践提出相应方法。基于此，本文通过结合高校固定资产管理实践过程出现的相关问题，针对性提出解决方法，以期为高校固定资产管理提供一定的参考。2基于 COSO内部控制框架分析当前高校固定资产管理存在的问题近年来，随着高校对固定资产管理逐步规范，在内部控制体系建设方面取得一定进展，但仍存在一些管理问题，本文从 COSO 内部控制五要素出发，从内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督对高校存在的固定资产管理问题进行分析。2.1高校对固定资产管理的内部环境较为松散，未明确使用人和管理
6、人很多高校在固定资产管理上只注重将资产卡片上要求的相关信息录入，缺乏后续对固定资产进行动态管理，而且未明确管理人。一般而言，固定资产报增卡片上登记的申报人员会被默认为使用人，但实际情况是，报增固定资产的人员不一定是最终使用人员，有可能只是帮同事完成资产报增手续以便财务报账，这就容易导致固定资产的后续管理无明确的人员，甚至不知道某个资产是谁在使用，很容易造成资产流失或者浪费的现象。特别是当资产实际使用人离职时，如果忘记归还相关资产，可能导致资产流失却没及时发现，更严重的是如果相关资产被使用人拿去出租出借以谋取私利，但是并未经学校资产管理部门同意，这将严重损害学校和国家的利益。2.2固定资产管理风
7、险评估机制缺失很多高校对固定资产管理处于重购置轻管理的状况，基本的管理不够到位，更没有相关风险评估机制，没有对固定资产内部控制各个环节进行排查，也没有对可能发生的漏洞进行防范，难以应对可能发生的资产流失风险。2.3固定资产相关控制活动存在漏洞近年来，高校规模不断扩大，在这过程中按照需求新建了学生宿舍、教学楼等，但很多建筑物完工后，即使已经竣工验收投入使用了很久，也由于工程决算手续的问题，未及时将在建工程转为固定资产，拖延了很长时间。行政事业性国有资产管理条例规定，建设项目竣工验收合格后 1 年内应及时办理竣工财务决算，但很多高校未在规定时间内办理决算手续，无法将在建工程及时转固，导致房屋类固定
8、资产价值被低估。同时由于未转为固定资产，无法按月计提折旧，又会导致每月的折旧费用被低估，不利于高校固定资产的管理和成本的准确核算。很多高校并没有建立起房屋等在建工程转固的相关制度和流程体系，在实际操作中也发现，很多基建工程未及时转固的原因是由于建筑公司没有及时配合完成决算资料的整理和提交，导致后续的决算手续无法完成，这也是很多高校面临的问题，因此在省厅下达房屋转固相关文件时，为了应对检查，有些高校只能按照文件要求将建筑物投资情况暂估入账进行转固，但是实际的建筑物决算手续未及时完成，无法准确核算对应建筑物的实际投资价值。2.4资产管理系统信息化建设落后，缺乏共享共用机制高校为了适应发展需要，各个
9、部门都各自购买了系统，但是由于各个系统来源于不同公司，也有不同的端口和数据库，导致各个系统之间的对接存在壁垒，形成一个个“信息孤岛”。如果固定资产系统和财务系统没有实现合理对接，很容易带来很多问题，比如入账时间不及时，很多人在资产系统报增完固定资产后，没有及时到财务部门进行报销，甚至出现跨年报销的情况，这导致年底对账时会发现资产系统存在相关数1362023 年第 2 期总第 41 期Practice实务据，但财务部门并无报账信息，最终导致账账不符和账实不符，同时也会导致年底资产盘点不准确、不全面，容易出现遗漏的情况。缺少系统间信息的对接，也会让财务部门计提折旧的工作出现很大的困难，财务部门按照
10、自己财务账上信息进行折旧的计提，但是在年底手工对账中，可能发现一些是固定资产账上已有但财务账上没有的资产，需要手动逐一检查才能发现折旧计提数据的错漏，手工对账方式给财务部门带来很大的工作量，工作效率极低。由于学校资产系统没有真正实现动态管理，不同部门之间信息沟通不畅，没有对学校闲置资产进行调剂，无法共享共用，继而重复购置资产。而且高校中各个部门有时为了将本年度预算用完或者为达到一些评估指标的要求，会大量购置固定资产，但并未考虑其实用性和使用率，严重浪费了学校资源，不利于学校资产和经费的利用和整体统筹。同时，一些实验室购置的仪器设备较为精贵，但使用率极低，缺乏购置资产的事前论证和必要性考虑，这也
11、使得高校浪费了很多经费在使用效益不高的资产的购置上。总体而言，高校资产管理部门对资产的管理能力较弱，没有发挥好其调配资产的作用，很容易造成资源浪费和闲置。2.5未及时处置清理无用的资产，缺乏有效监督固定资产的“出口关”，即资产的处置环节，是防止国有资产流失的重要环节。但是在高校中，很多资产管理人员的资产管理风险意识较薄弱，对固定资产实行“粗放式”管理模式，多数部门都觉得报废和处置资产的程序很烦琐，经常不严格按照规定处置固定资产，会将不再使用的固定资产扔到一边，随着时间的推移可能积堆越多。这样一来，一方面，不及时报废核销废弃的资产，会导致废旧固定资产的价值仍挂在账面上，造成管理混乱;另一方面，将
12、固定资产搁置不管，也会导致一些固定资产闲置后年久失修，后续由于废旧或过时无法使用，容易造成国有资产的浪费和损失。3基于 COSO内部控制框架视角优化高校固定资产管理的建议3.1优化高校固定资产管理组织架构，对固定资产实施归口管理大部分高校对固定资产的管理仍处于粗放化和表面化的阶段，高校领导层对资产管理体系的重视程度不高，使得高校固定资产处于“重购置轻管理”的状态，因此为了优化高校固定资产内部控制环境，首先需要从顶层设计开始，即优化高校资产管理组织架构。按照决策、执行、监督相互分离、相互制衡的要求，建立校领导层、资产管理部门、使用单位 3 个层级的固定资产管理组织架构，并将审计部门独立出来作为监
13、督部门，明确其监督目标和监管职责，使监督职能得到有效发挥。高校应强化高校资产管理重要性的意识，按照上级文件要求规范学校各项制度和各部门对应的职责，特别是固定资产购置涉及招投标部门、资产管理部门的合同签订和采购、验收，财务报账及资产后续折旧，以及管理问题，甚至房屋建筑物类别的固定资产在转固前还涉及基建部门和建筑公司等，可见固定资产管理涉及多个部门，需要明确各个部门的分工和职责。同时，高校应当明确资产使用人和管理人的职责，对于固定资产除使用人登记外，还需要确定其管理人，对负责的固定资产进行动态管理，及时在固定资产系统上更新固定资产的状态，并建立固定资产管理的失责追究制度，保证各个流程有相关合理程序
14、和惩罚机制，让管理人员真正认识到资产管理工作的重要性和复杂性，严谨认真对待，避免出现其中某个环节失误而给高校带来资产价值的重大损失。同时应建立人员离职资产移交机制，学校工作人员在离职前需要到资产管理部门确认是否有相关资产尚未移交，完成移交手续后才可离职，保证相关管理流程不出现漏洞，避免国有资产流失。实务Practice2023 年第 2 期总第 41 期137高校资产管理部门应定期对固定资产管理各个流程和环节进行梳理和风险评估，以制度为依据，从固定资产配置、使用到处置环节，全面细致排查梳理涉及的重要岗位、重要业务流程存在的风险点，明确风险等级，制订科学有效的防控措施，推动业务监督责任落实到岗、
15、到人，确保预防腐败和风险的各项要求落到实处。特别当高校外部环境或管理要求等发生重大变化的，应及时对固定资产管理风险进行重估和预警，在出现问题时及时整改，避免类似风险和失误再次发生。3.2强化内部控制制度3.2.1完善房屋建筑物类固定资产的转固流程和制度高校资产管理部门应树立房屋在建工程及时转为固定资产的意识，联合财务和基建部门理清相关基建项目在建工程转为固定资产的程序和流程，并在建筑物竣工验收投入使用之际，同步相关在建工程转固的办理手续。对于建筑公司拖延时间不愿意配合高校基建工程管理部门完成决算程序的问题，高校可以树立相关规则意识，在合同签订时明确规定付款到一定比例时需要完成相关决算资料的整理
16、，并在后续按照决算进度进行付款，在建筑公司配合完成整个工程的决算手续和价值核算后，再按要求将尾款付清。这样可以促使建筑公司完成相关决算手续，有利于规范高校基建工程核算的管理，也有利于后续加速在建工程转为固定资产的手续办理。而对于建设项目已实际投入使用但长时间没办理竣工决算的，高校应当按照建设项目的实际投资暂估入账，转作资产管理。3.2.2建立资产预算集中管理机制多数高校会将固定资产购置预算下达到各个部门经费中，由各个部门自行采购，这样虽然赋予了各个部门购置资产的自主性，但却不利于学校经费的合理控制和资源的统筹。从提高经费使用效益和高校资产统筹规划的角度考虑，可以将固定资产购置经费全部下达给资产管理部门，由其进行该预算的集中管理，各部门如果需要购置固定资产，应统一到资产管理部门提交申请，由资产管理部门根据资产系统上的信息，进行全校范围内的合理调配和统筹。特别是单位价值高的仪器设备，在购买前还需要组织专家进行充分论证，讨论其购置后的使用效益等，确实需要新增再同意其购置申请，这样能减少闲置资产的浪费，也在一定程度上节省了经费。同时应加大资产管理部门和财务部门的联动效应，在每年的固定资产清点后