1、企业采购业务的内部控制企业采购业务的内部控制 张鹏张鹏 会计系会计系 华中科技大学管理学院华中科技大学管理学院 主要内容 第一，采购业务的简介；第二，采购业务的主要风险和问题；第三，采购业务的内部控制；第四，采购业务的主要流程；第五，真实的采购人怎么说 第一，采购业务的介绍 第一，采购业务的概述 采购业务包括：企业原材料、商品和劳务原材料、商品和劳务的购买、审批、验收、付款购买、审批、验收、付款等行为。采购管理的重要性：是成本费用管理的重要组成部分，也关系到资产和产成本费用管理的重要组成部分，也关系到资产和产品的质量，采购是企业至关重要的业务之一品的质量，采购是企业至关重要的业务之一。采购业务
2、涉及到的部门：需要由预算、采购、收货、财会预算、采购、收货、财会等部门共同协助完成。杰克杰克.韦尔奇（通用电气前任韦尔奇（通用电气前任CEOCEO）：在一个公司）：在一个公司里，采购和销售是仅有的两个能够产生收入的部里，采购和销售是仅有的两个能够产生收入的部门，其它任何部门产生的都是管理费用。门，其它任何部门产生的都是管理费用。山姆山姆.沃尔顿（沃尔玛的创始人）：采购人员不是沃尔顿（沃尔玛的创始人）：采购人员不是在为公司讨价还价，而是在为顾客讨价还价，我在为公司讨价还价，而是在为顾客讨价还价，我们应该为顾客争取最低的价钱。们应该为顾客争取最低的价钱。采购的重要性 会卖不如会买 采购支出通常占销
3、货收入的53%,当采购支出(直接原料)降低5%，若欲获得相同的结果:则直接人工必须降低22%制造费用必须降低24%管销费用必须降低17%若利润比率想要维持不变(8%)，则销货收入必须增加34%。采购的一般流程（一）采购的一般流程（二）第二，采购业务的主要风险和问题 采购业务的主要风险请购阶段（一）在请购阶段，采购计划安排不合理，市场变化预测不准确，造成库存短缺或积压，可能导致企业生产停滞或资源浪费。问题的表现是：第一，请购不科学不合理第一，请购不科学不合理。请购不应采购的货品、请购货品超量、请购人混淆不清；第二，请购的第二，请购的相关审批程序不规范、不正确相关审批程序不规范、不正确或者缺失或者
4、缺失，可能导致企业资产损失、资源浪费或产生舞弊行为。采购业务的主要风险采购阶段（二）采购阶段，供应商选择不当，采购定价机制不科学供应商选择不当，采购定价机制不科学，可能导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈。出现的问题主要是：第一，采购人员与供应商勾结。第一，采购人员与供应商勾结。第二，采购业务不科学。第二，采购业务不科学。例如，调查表设计不标准、不合理，可能会导致漏选一些优秀的供应商；比质、比价采购制度不完善，会造成候选供应商不符合企业要求。采购业务的主要风险验收阶段（三）采购验收不规范，付款审核不严，可能导致采购物资、资金损失或信用受损。问题的表现
5、是：验收人员与请购、采购人员不独立验收人员与请购、采购人员不独立 验收人员未经清点即予确认验收人员未经清点即予确认 产生的严重后果诸如：采购商品和验收商品不一致采购商品和验收商品不一致 实际采购数额和批准数额不一致采购数额和批准数额不一致 实际库存与账面记录不一致库存与账面记录不一致 货品质量低下货品质量低下 采购业务的主要风险账务处理阶段（四）采购业务账务处理不当可能会导致财务失真、资产流失等后果。问题主要表现是：应付账款的编制可能依据虚拟的交易 应付账款所记载的会计科目及交易事项不实 应付账款未予入账 已进仓的货单未记账 可能导致的后果：未发生的采购业务被记账 退货和折让的记录不实 账户余
6、额不正确，报表错误 监守自盗 案例一：内控审核验收失败案例 2007年10月1日，五星级的国际酒店在鲜花的簇拥和鞭炮的喧嚣中正式对外营业了。开业当天，最让国际人感到骄傲和荣耀的是酒店大堂里天花板上如天最让国际人感到骄傲和荣耀的是酒店大堂里天花板上如天宇星际一般的灯光装饰，和一个圆圆的、超级真实的月亮水晶灯，使得整个宇星际一般的灯光装饰，和一个圆圆的、超级真实的月亮水晶灯，使得整个酒店绚丽夺目、熠熠生光酒店绚丽夺目、熠熠生光。据称，此灯从瑞士某珠宝公司高价购买的，货款此灯从瑞士某珠宝公司高价购买的，货款总价高达总价高达150150万美元。万美元。然而，好景不长。两个月后，这些高规格高价值的水晶灯
7、饰就出了状况出了状况：失去了原来的光泽，变得灰蒙蒙的；部分连接的金属灯杆出现了锈斑，还有一些灯珠破裂甚至脱落。事件真相很快就水落石出，原来这盏价值百万的水晶灯根本不是从瑞士某珠宝公司购得的，而是通过南方某地的奥南方某地的奥尔公司代理购入的赝品水晶灯尔公司代理购入的赝品水晶灯。负责采购的王副总经理在负责采购的王副总经理在交易过程中贪污受贿，中饱私囊交易过程中贪污受贿，中饱私囊。虽然出事之后，王副总经理不无例外地得到了法律的严惩，然而国际酒店不仅因此遭受了数千万元的巨额损失遭受了数千万元的巨额损失，更为严重的是酒店名誉蒙受重创酒店名誉蒙受重创，成为同行的笑柄。案例分析 这个案例其实并不复杂，却很有
8、代表性很有代表性。其一，国际酒店在未经过公开招标未经过公开招标的情况下，即与南方奥尔公司签订了价值为150万美元的代购合同。其二，交易发生后，奥尔公司并未向国际酒店出具有关水晶灯的任何品质鉴定资料品质鉴定资料，国际酒店也始终没有同奥尔公司办理必没有同奥尔公司办理必要的查验手续要的查验手续。主要原因是：交易都是由王副总经理一人操纵的交易都是由王副总经理一人操纵的，从签订合同到验收入库再到支付货款都是由他一个人说了算，而他之所以会这样做，正是因为收受了奥尔公司的巨额好处费。第三，采购业务的主要控制 内控指引对采购业务的要求 1.1.要求企业的采购业务要求企业的采购业务尽量集中尽量集中，避免多头采购
9、或分散采避免多头采购或分散采购；购；。2.2.要求企业要求企业建立采购申请制度建立采购申请制度，确定归口管理部门确定归口管理部门，明确，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序。相关部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序。3.3.要求企业建立要求企业建立科学的供应商评估和准入制度科学的供应商评估和准入制度，并根据确，并根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况定的供应商、采购方式、采购价格等情况签订采购合同签订采购合同，明确双方权利、义务和违约责任。明确双方权利、义务和违约责任。4.4.要求企业建立要求企业建立严格的采购验收制度严格的采购验收制度，由专门的验收机构，由专门的验收机
10、构或验收人员进行验收；对于验收过程中发现异常情况，应或验收人员进行验收；对于验收过程中发现异常情况，应当查明原因并及时处理。当查明原因并及时处理。5.5.要求企业要求企业加强采购付款的管理加强采购付款的管理，明确付款审核人的责任，明确付款审核人的责任和权利，严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批和权利，严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等内容。程序等内容。6.6.要求企业建立退货管理制度要求企业建立退货管理制度。采购环节的关键控制概述 程序控制程序控制企业应当按照请购、审批、采购、验收、付请购、审批、采购、验收、付款款等规定的程序程序办理采购业务；会计控制会计控制在采购与付款各
11、环节设置相关的记录、填制记录、填制相应的凭证相应的凭证，建立完整的采购登记制度采购登记制度，加强请购手续、采购订单或采购合同协议、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。具体的内部控制手段 一、购买与审批控制一、购买与审批控制（一）职责分工分工 （二）授权审批授权审批制度（三）请购控制（四）询价控制（五）采购控制 二、验收与付款二、验收与付款 控制控制（一）验收控制验收控制 （二）付款程序（三）会计控制 控制手段之一采购岗位责任制度（1）采购业务的不相容岗位至少应当包括以下五个方面：1请购与审批。2供应商的选择与审批。3采购合同的拟订、审核与审批。4采购、验收与相关记录。5付款
12、的申请、审批与执行。总经理岗位责任 1审批采购部门的各项规章制度。2审批年度采购预算和采购计划审批年度采购预算和采购计划。3审议批准合格供应商名单。4审批预算及计划外采购项目。5审批采购订单和重要采购合同。财务总监岗位责任 1审核采购部门各项规章制度。2审核年度采购预算和采购计划。3审核预算及计划外采购项目。4根据权限审批采购订单和采购合同。采购部经理岗位责任 1制定采购部规章制度和工作流程。2编制年度采购预算和采购计划。3审核采购合同和采购订单。4在授权范围内签订采购合同。5办理大宗物资及重要物资的采购项目。6组织进行合格供应商的选择和评审工作。采购员岗位责任 1进行市场调查，填写询价比价单
13、进行市场调查，填写询价比价单。2负责起草采购合同和编制采购订单。3提出采购付款申请。4实施采购，办理退换货事宜。5建立、更新与维护供应商档案。6参与对供应商质量、交货情况等的评价工作。财务部经理岗位责任 1审核采购合同及付款申请。2审议会计提交的付款凭证。3参与合格供应商的评审工作。4参与商定对供应商的付款条件。应付账款专员岗位责任 1核对原始单据并入账。2根据原始凭证，开具付款凭证。出纳岗位责任 根据采购凭证和原始票据，支付货款。请购部门经理岗位责任 1编制本部门年度采购预算和采购计划。2推荐提供部门所需物资的合格供应商。3根据物资需求情况，提交请购单。4参与检验采购物资的质量，以及合格供应
14、商的选择评审。5对不合格及报废物资提出处理意见。质检部经理岗位责任 1事先检验采购物资样货质量。2负责检验所购物资的质量。技术部经理岗位责任 1提供对所购物资的专业技术建议。2参与对特有物资的技术检验工作。仓储部经理岗位责任 1负责外购物资的入库验收工作。2负责外购物资的标识、保管以及收发工作。3负责提出外购物资的补仓申请。控制手段之二采购授权制度（2）采购审批的原则：采购业务中审批人应当在授权范围内进行审批审批人应当在授权范围内进行审批，不得超越审批权限；严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务；对于重要和技术性较强的采购业务，采购部应当组织专家进
15、行论证，实行集体决策和审批专家进行论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而给公司造成严重损失理采购与付款业务。采购授权制度的具体程序 第一，请购。使用部门、仓储部门及其他相关部门使用部门、仓储部门及其他相关部门根据公司采购预采购预算、实际经营需要等提出采购申请算、实际经营需要等提出采购申请，经部门经理签字经部门经理签字后后，及时向采购部门提出采购申请；第二，审批。采购部经理、财务总监、总经理采购部经理、财务总监、总经理根据规定的职责权限和程序对采购申请进行审核审批；第三，采购。采购部经理根据经过审批的请购内容，组织采购员进行采购；采购员采购员进行市场调查，进行比质、比价，拟定供应商拟定供应
16、商名单名单，经采购部经理审核经采购部经理审核并提出参考意见后，交总经交总经理理最终确定合格供应商名单。采购部根据合格供应商名单进行采购谈判，采购员拟定采购合同后，交采购部经理审阅，报相关负责人审批后签订采购合同。第四，验收。质检部门根据公司有关验收规定对采购的物资进行验收并入库验收并入库，对于在验收中发现的问题应及时通知采购部，采购员根据验收情况进行办理。第五，付款 首先，财务部应付账款会计会计对采购业务的各种原始凭证进行审核；然后，交由交由财务总监审核，总经理审批财务总监审核，总经理审批；最后，审核无误后交财务部应收账款会计开具付款凭证会计开具付款凭证，交出纳交出纳办理货款支付办理货款支付，并通知采购员联系供应商采购员联系供应商；控制手段之三请购授权制度（3）责权单位 1采购部负责公司所需物资的采购工作。2财务部负责采购物资的货款支付工作。3物资使用部门和仓库部门提出采购申请。4财务总监、总经理根据权限审批采购项目。原材料或零配件的请购 1需求部门请购（1）原材料或零配件由需求部门根据采购计划或实际经营需要提出请购申请。（2）仓库材料保管员接到“请购单”后，查看材料保管卡上记录的库存