1、高校二级学院办公室工作效能影响因素及提高对策分析摘要：高校二级学院办公室是学院和学校连接必不可少的中间单位。对办公室管理理念和职能定位不清晰，办公室工作制度不健全，管理人员职业倦怠以及办公自动化设备落后都严重影响了二级学院办公室的工作效率。应当通过更新管理理念，明确职能和定位；建立健全制度；加强管理体制的更新；充分调动工作人员的工作热情；提高自身素质；逐步实现办公自动化等途径，使其更高效地发挥职能作用。关键词：二级学院办公室；工作效率；职能作用0 引言在当今社会形势下，高校建设的飞速发展，管理层面上的不断改革，尤其是学院制度建设工作的开展导致各级各类高校的管理重点也有所偏移，同时附属的高校二级
2、学院办公室的工作也随之增多，二级学院办公室的工作涉及层面广，学校教学、科研以及行政管理等方面的工作都需要在二级学院的帮助下才能得到充分地落实，二级学院的工作效果对学院来说甚至对高校的整体面貌和具体的工作实施都有着至关重要的作用。研究如何提高二级学院办公室工作效率，使其更高效地发挥职能作用，对于促进高教事业的稳定、和谐、健康发展，具有十分重要的意义。1 二级学院办公室的职能我国各个高校的办公室职能是不同的。院(系)办公室的一般职能主要包括协助职能、协调职能和服务职能。1.1 协助职能院办公室作为参谋、助手，为本部门领导出谋划策，帮助处理日常事务，同时，按照其他职能部门指示，处理跟本院有关的各项行
3、政事务。第一，为领导出谋划策，帮助处理日常事务。院领导在制定决策的时候，都会不同程度征求办公室的意见，办公室要做一个好“智囊”、好“参谋”，为领导决策能够提供切实可行的建议，并拿出可行性方案。另外，学院的日常事务十分繁杂，对于那些领导不能够亲力亲为的工作，院办公室要认真协助处理，比如教学、科研、财务、会务、接待、信印、文件盒报刊收发、电话往来、工作部署、对外宣传等等。第二，依照各职能部门指示，处理跟本院有关的各项行政职务。院办公室是一个高校当中处于中枢地位的机构，跟整个学校各个职能部门都会有定期或不定期的业务往来。如按照人事部门的要求，每月按时汇报考勤，协助教务管理部门做好各项教学工作的部署，
4、协助科研管理部门做好科研管理辅助工作，依照财务制度处理财务事务，为学生管理部门提供各种资料、数据的支撑，按照资产管理办公室的要求清查固定资产，协助保卫部门做好本部门安全防爆工作等等。可以说无论学校里哪个部门有需要教学单位来完成的工作，他们都会最先找到院办公室的人员进行传达或布置。1.2 协调职能协调是院办公室的日常工作之一，院办公室不仅是要协调本部门内部之间的各种关系，还要协调与其他部门的关系。协调的内容可以说包罗万象，除了人、财、物方面的，还有各种事项的协调，比如教学计划的制定实施、科研工作的顺利开展、重要会议的召开、学院各项活动的开展等等，都需要院办公室的协调。当然，在协调工作开展期间，很
5、可能院领导也要参与其中，办公室在协调时要按照领导意图办事，还要听取被协调方的意见，按照原则和规定办事，讲求方式方法，通过协调职能的履行，可以促进各部门工作的展开，能够最大限度的发挥部门职能。1.3 服务职能服务职能对于院办公室来说可以说尤为关键。院办公室为领导、师生、教辅人员以及校外来访人员服务，为他们提供帮助、排忧解难的过程。作为院办公室人员，要时刻秉着为人民服务的基本原则，增强服务意识，不怕辛苦，热心、周到地为大家服务。2 影响二级学院办公室工作效率的因素2.1 管理理念落后，职能定位不清晰2.1.1 管理理念与学院的发展不相适应当前，高等教育发展已经从依靠规模扩张的外延发展向注重质量提高
6、的内涵发展转变，这一阶段的特点是通过加强管理。学院办公室要把以人为本的管理理念，服务于教师、学生，特别是在学校和二级学院的高速发展时期，原先的管理理念开始落后，适合学院发展的新的管理理念开始跟进。2.1.2 办公室的职能定位不准确学院办公室主要包括协助、协调、服务三个方面的职能。虽然只是简单的三个词语，但是管理工作的内容却可以是包罗万象的，几乎涉及到了可能想到的系里日常管理工作的方方面面。但是很多学院对办公室职能的定位是不够准确的。比如，从系办公室管理人员的业绩考核工作来看，考核的内容并不够全面。很多学院将学院办公室管理人员的年度考核和学工办、教务办一起评比，殊不知这三个办公室彼此的职能不统一
7、、工作内容也有很大不同，这样的考核办法并几乎无法反映办公室管理人员的工作业绩水平。2.2 管理制度不够健全，管理工作不够规范近年来，我国高等教育已经进入到飞速发展的阶段，各大高校内院系调整、人事变动等等变化都导致过去的一些列制度不再适用，都需要作出相应的变化。随着制度的调整，学院办公室的只能也有着很多的变化，同时就需要一些新的规章制度来管理学校。目前来看，学院办公室还是缺少一套能够准确描述出职能定位以及切实可行的制度，需要把办公室的职能细节化，并且还要制定相应的目标。同时一些涌现出的额新工作，都是办公室业务的延伸；但是有一些工作表面上看起来隶属于办公室工作的范围，其实不然，因此办公室的工作人员
8、极易本末倒置。种种现象表明办公室的工作人员需要明确自己的工作范围以及工作目标，学院办公室更是有必要建立健全的管理制度，促进学院办公室规范化，有序发展。2.3 管理人员工作压力大，职业倦怠率高任何工作都是有压力的，但是造成工作压力的原因却是多种多样。在高校当中无论教师还是行政教辅人员，都要秉承着培养人才，为学生服务的重要使命，可以说每个岗位都承担着巨大的责任。系办公室管理工作的内容可是说涉及的范围广泛，从行政事务到教学管理事务，大大小小，十分繁杂。要服从学院各职能部门的安排，处理大小行政事务；要为师生服务，接待来访人员，为其提供各种帮助；有的系办公室管理人员还要承担一定的教学任务，或是担任工会小
9、组长等职务；还要处理一些突发、临时性的工作任务。更重要的是，在中环院，如此繁多、重要、琐碎的事务，都集中于系办公室主任兼教学秘书一人身上，工作压力之大可以想见。繁重的工作任务及与此相关的繁杂的事务要求久而久之使得办公室管理人员产生职业倦怠。而管理制度不够健全，对系办公室管理人员的绩效考核不够科学，办公环境条件差等，是办公室管理人员产生职业倦怠感觉的重要原因。2.4 办公设备不足，设备使用和维护技术缺失当今社会是一个信息化的社会，高校办公室也迈入了信息化的道路。现在在我国各大高校都有自己的局域内校园网，而在校的师生都可以通过校园局域网连接手机、电脑、打印机、传真机等一些办公设备。但是这其中也存在
10、着一些问题，例如大部分的工作人员还都只是利用校园局域网来做一些简单的工作，并没有充分有效地利用好现有资源。而办公室管理信息系统可以促使办公人员更快、更全、更准地了解所需的信息，有效利用现有办公设备提高办公效率。办公室设备的不断更新就是为了使办公更加便捷有效，在最少限度地使用人力的同时完成最大限度的工作，然而办公自动化不仅仅是使用，同时也要注意对办公设备的保护和维修，在使用前一定要主要每项设备的说明和一些注意事项，这也是在办公过程中极容易被忽略的部分。造成这些问题的原因主要有两方面，一方面是管理人员对办公设备的不重视，另一方面是一些工作人员对设备如何使用并不熟悉。办公室设备的使用与维护都是需要一
11、定技术的工作，然后我国各大高校目前对这种人员的需求还是很大的。3 有效提高办公室工作效率的途径3.1 更新管理理念，明确职能和定位更新管理理念就是要面向事实、与时代变化相结合，需要在实际的工作中去积累经验，要勇于探索、勇于创新，要大胆地否定过时的旧方法，努力去创造一些新途径。同时办公室工作应该符合学院要求，要打破传统守旧的观念，为学院的发展起到积极作用，能够为学院注入新鲜的血液。办公室应该准确的为自己定位，明确自身的职能，要把具体工作与学院要求相结合，使之做到辅助学院发展，促进工作协调有序运转。办公室工作人员首先要明确自己所在岗位的工作范围是什么，不要越俎代庖，应该把自己的本职工作做好。接下来
12、工作人员也要对自己的工作有一些基本的想法和创意，而不是一味地去生搬硬套，要灵活地工作，让自己的工作能够在达到学院标准的同时也有一些创新在期中。办公室人员要为办公室工作建设起到积极作用，要是自己能够充分展现自己的工作价值，充分发挥自己的水平。3.2 完善制度建设，加强工作监督只要是高水平的管理制度都一定是以科学为基本准则的。办公室工作涉及多个方面、内容十分繁重，因此建立起完善科学的管理制度对办公室工作的有效运行是十分必要的。因此，想要提高办公室的工作效率，就一定要完善制度建设，加强工作监督，让办公室工作运行起来有科学依据，并且更加的规范法、纪律化。（一） 建立岗位责任制，明确人员分工。要求每一项
13、工作的负责人都能够对自己工作范围内的工作能够做到认真对待，并且要制定问责机制，在工作出现问题的时候，能够对工作中的失误负起责任。办公室工作内容繁重，涉及面广，经常会出现工作需要几个人同时衔接或者共同办公的情况，这时团队合作就显得尤为重要，然而在团队中每个人都应该发挥所长，让自己的优势能够得到最大程度的发挥。（二）建立便于督查、切实可行的考核评价和奖励机制。办公室领导要做到对各个岗位工作的完成情况做到心中有数，并且能够定期的检查。对于完成好的，给予鼓励和奖励；对于完成不好的，给予警告和惩罚。同时，也应该把考评结果落实到实际中，并将其纳入到管理制度的条例之中。3.3 通过各种途径提高工作人员素质和
14、工作积极性办公室作为学校的一个门面，工作人员的工作态度以及行为举止都应该有着严格的要求，因为不仅仅是代表着部门的形象，更是代表着学校的形象。学校要建设一支有素质、有纪律、有文化的办公室人员队伍并不是一件简单的事情，因此，学校要全面提高办公室人员的工作素质，良好的工作素质是成为一名合格的办公室人员的基本条件。3.3.1 选拔办公室管理人员要对其能力素质全面考察从学院办公室的特点、职能、工作范围等方面可以看出，这一工作要求管理人员要做事细心，有耐心，应对临时突发事件的能力过硬，待人接物有礼有节，甚至要有足够的工作经验，可以说在能力素质方面的要求是比较高的。那么在选拔系办公室管理人员的时候，就应制定
15、出一套能够全面考察其能力素质的方式方法，这样才能选拔出态度端正、能力素质过硬的管理人员。3.3.2 定期组织在岗人员培训无论是党群机关，还是大小的企事业单位，对在岗人员进行培训这一环节都是必不可少的。这也是提高人员素质和组织竞争力的重要手段。在高校中同样如此，不管是专职教师还是行政人员，也会参加相应的岗位培训，进而提高教师和管理人员素质。除了统一的高校新进人员管理培训，学院内部也应该定期组织教学管理人员培训，聘请校内外有经验的教学和行政管理专家进行专题讲座，可从各个角度对高校的管理活动进行深入剖析，这样不但能开阔我们的眼界，更能从中汲取先进的管理经验和管理方法，为我所用，进而提高我们自身的能力
16、素质。3.3.3 采用适当的激励手段提高工作人员的积极性办公室管理人员的职业倦怠率是很高的，如不采取一些激励措施，长此以往，管理人员的工作积极性则会降低，对工作的认同感也会相应的降低，那么势必会影响的工作的效率和管理的水平。领导者应当很清楚地认识到这一点，并及时采取补救的办法。以下三点可以作为参考：第一，领导们应多多关心下属，随时了解系办公室管理人员的工作情况，倾听其意见，并及时地为其排忧解难。办公室的工作在开展过程中往往不是一帆风顺的，而是困难、阻碍重重，而这些负面因素往往又不是系办公室管理人员所能预料和解决的，很多时候是需要领导出面来处理的，这个时候领导要毫不犹豫地站出来扫清各种阻碍，保证工作的顺利开展。第二，兼用物质和精神激励的手段。主要是说，对办公室管理人员要实时地进行物质和精神奖励，例如改善办公条件、口头奖励等方式，使其成就感上升，进而提高工作的认同感和积极性。第三，适当地