1、印章管理方法(文件格式)广州市雅江光电设备文件编号YJ/F- HR -011印章管理方法页数3编制日期2023年4月11日编制审核批准版本号A0修改状态01.0 目的为保证公司印章的刻制、保管、使用的合法性、严肃性和平安性，杜绝违法行为，维护公司利益，特制订本管理方法。2.0 适用范围本制度适用于公司公文、信函、授权委托书、证件、证书、财务报表、统计报表、及对外签署的合同、协议及其他须用印章的文本等。 职责权限3.1用印人员负责用印的申请。3.2部门负责人负责对本部门用印申请的审核。3.3总经理（或其代理人）负责公司公章、法人章的审批。3.4财务总监负责财务用章的审批。3.5销售总监负责合同章
2、的审批。3.6部门负责人负责对本部门印章申请的审批。4.0 印章的刻制和启用4.1印章的刻制4.1.1凡因工作需要并符合规定配置印章或更换印章的部门，需要向公司总经办上报书面申请，经总经理批准同意后配置或更换印章。4.1.2公司印章的刻制均需报公司总经理批准，由总经办开具介绍信，到公安机关相关部门办理刻制手续。4.1.3印章的形体和规格，按国家有关规定执行。4.2印章的启用4.2.1新印章启用前要在总经办做好戳记，并留样保存，以便备查。4.2.2印章启用应报公司总经理批准，由总经办下发至印章保管人。4.2.3总经办向印章保管人移交印章时，应填写印章留样备案表（见附件1）。5.0 印章的保管、交
3、接和停用5.1公司各类印章必须有专人保管5.1.1公司公章、合同专用公章由公司总经理指定专人保管，财务专用章、法定代表人私章、发票专用章由财务部门指定两人分别保管，各部门印章由各部门指定专人专柜保管。各部门负责人应将印章保管人员名单提交总经办备案。5.1.2印章保管须有记录，注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。5.1.3严禁员工私自将公司印章带出公司使用。假设因工作需要，确需将印章带出使用的，由用印人填写印章外出使用审批单（见附件2），征得其部门主管同意，并经公司总经理批准，由印章保管人陪同前往办理。如确因印章保管人不便陪同的，由借用人填写借据
4、，经公司总经理批准，方可带离公司。印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承当一切责任。5.1.4印章保管人因事离岗时，须由部门主管指定人员暂时代管，以免贻误工作。5.2印章保管必须平安可靠，加锁保存，不可私自委托他人代管。5.3印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合查处。5.4印章保管人离职或岗位调整，须在物品移交时办理印章移交手续。印章移交时应先将印章交回总经办，再由总经办移交给下任印章保管人。5.5有以下情况，相关印章须停用：5.5.1公司名称变动；5.5.2印章使用损坏；5.5.3印章遗失或被窃，声明作废。5.6印章停用时须经公司总经理批准，及时将停
5、用印章送总经办封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁的登记档案。6.0 印章使用 6.1使用范围如下：6.1.1凡属以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司公章；6.1.2凡属部门业务范围内的加盖部门章；6.1.3凡属合同类的用合同专用章；6.1.4凡属财务会计业务的用财务专用章。6.2使用程序6.2.1公司业务合同、工程协议、授权书、承诺书等用印都须先经部门主管审核、用印人填写印章使用审批单（见附件3），经主管总监审核，用印审批人批准前方可用印，印章使用完毕需在印章使用登记表（见附件4）上签名登记。6.2.2印章使用必须建立用章登记制度，严格审批手续，不符合规定的和不经主管领导签
6、发的文件、合同等，印章管理人有权拒绝用印。6.2.3严禁在内容不全填写不全的文件或空白的纸张、介绍信、便函、证件、授权委托书、发文批准书、业务报表、合同、协议、证明上用印。7.0 银行印鉴章管理7.1印鉴章保管要求7.1.1 二枚印鉴章必须分开保管，不可一人同时保管使用，一般情况，财务总监和会计各保管一枚印鉴章。7.1.2上班时间，印鉴章必须放在带锁的抽屉中，休息或离开位置时必须上锁；下班时印鉴章必须放入柜，不得随意摆放。7.2印鉴章带离财务部门，必须进行登记注明用途，财务总监审核，同时报公司总经理审批。印鉴章带离必须是公司内部2个人员，同时一定是财务部门出一人。7.3印鉴章加盖在非银行票据的纸质文件，必须报财务总监审核，公司总经理批准，并进行登记。 印鉴章加盖在非银行票据的纸质单据（如收据、优惠券等）上，必须有本公司相关文件的规定，财务总监批准后予以盖章。7.4刻制印鉴章，须经财务总监书面申请，公司总经理审核，报董事长审批后，予以刻制。8.0 其他8.1违反以上规定使用印章，造成丧失、盗用、仿制等，依情节轻重，对责任者分别进行警告、经济处分直至追究刑事法律责任。8.2印章保管员应将印章使用登记表保存好，每月月底交总经办汇总存档。9.0 相关表单印章留样备案表印章外出使用审批单印章使用审批单印章使用登记表
