1、社保中心文书档案管理方法 一、为进一步贯彻落实档案法，加强我中心文书档案管理工作，结合我中心实际和文书档案形成的特点，特制定本方法。 二、文书档案是我中心档案的重要组成局部，是我中心各项工作的真实记录，应把文书档案的收集、整理、立卷、归档工作列入本中心的经常性工作，同其它工作同考核。 三、文书档案的立卷归档。但凡反映我中心管理等各项工作活动，具有考察利用价值的文件材料均属归档范围。但凡归档的文书档案材料，有关档案工作人员必须将其收集齐全，遵循档案的自然形成规律，进行整理、立卷、编目、装订后按规定时限入室归档。 （一）质量要求： 1、归档文件材料的种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整，严禁使
2、用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔复写、书写、签发、修改文件。 2、归档的文件正本、附件、印件、底稿和请示、批复、转发文件与被转发文、多种文字形成的同一文件作一件订在一起，不得分开。 3、不同年度的文件不得一起立卷。跨年度的请示批复放在批复年立卷，没有复文的就在请示年立卷，跨年度的规划放在针对的第一年立卷，跨年度的总结放在总结针对的最后一年度立卷，跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。 4、卷内文件排列秩序，对密不可分的材料依顺序排列，批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；重要的法规性文件历次排列在定稿之后，其他材料按形成的规律特点排列。 5、卷内文件材料要用铅笔依次编写页号，应统
3、一在有文字的每页材料正面右上角，反面左上角填写页号，页号不得重编或漏编。 6、对永久、长期和短期案卷，按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名，不得随意更改和简化，没有题名的应拟写清楚，填入有关项内。 7、对与文书档案有关的照片要有文字说明。 8、有关卷内文件材料的说明，应逐项填写在备考表内，并将立卷人姓名、立卷时间填上，以示负责。 9、案卷封皮逐项按要求填写，案卷标题简要、准确地反映卷内文件内容，根本结构是：责任者问题文种三局部，要求文字简练、通俗易懂、字迹工整清晰。 2023、案卷装订前要取掉金属物，对破损的文件材料要裱糊，字迹不清的要复制，并与原件一并立卷。 11、文书档案的封
4、皮、卷内文件目录、备考表、装订方法及案卷目录，编制要符合文书档案案卷格式的要求。 （二）归档时限。文书档案的整理归档时间一年一次，各科室必须在每年三月底前交清上年文件材料，由档案科集中组卷、编目、装订、编号，于每年六月底前排列上架完备。 四、文书档案的保管。实行集中统一管理、分柜存放、排列要科学，便于查找。 五、文书档案的利用。在档案整理的同时，编制案卷目录、全引目录、著录卡片等检索工具，凡我中心领导和工作人员因工作需要利用文书档案，经档案科同意并办理查阅手续后均可利用，外单位工作人员利用我中心文书档案，须持单位介绍信和本人身份证，经主管领导或档案科负责人批准前方可查阅。档案人员应熟悉档案情况
5、，积极主动提供档案效劳，同时做好借阅登记，及时收集利用效果反响意见。 六、文书档案的保密。档案库房是保管文书档案及其它各类档案的重要基地，无关人员不得随意出入。对涉及党和国家机密的文书档案材料谢绝查阅。档案工作人员要严格保守机密，防止失、泄密事件发生。 七、文书档案的鉴定、销毁。根据国家有关档案保管期限的规定，制定我中心文书档案期限表，定期对文书档案进行鉴定，准确判定档案的存毁。文书档案的鉴定工作由档案鉴定小组进行，对于超过期限的文书档案登记造册，经主管领导批准后，由两人在指定地点监销，并在销毁清册上签字。 八、定期进行档案数量统计。 第二篇：文书档案管理方法文书档案管理方法 文书档案管理方法
6、 一、管理职责 （一）认真贯彻执行国家档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全各项规章制度。 （二）对机关各处室形成的各种门类的档案材料的收集、整理、立卷和归档工作，进行监督和指导。 （三）集中统一管理机关各种门类和载体的档案。 （四）开展档案史料的编研工作，积极提供利用，为机关工作效劳。 （五）在集中主要力量抓好机关档案工作的根底上，对直属单位和本系统档案工作进行必要的指导、监督和检查。 （六）按规定向省档案馆移交应进馆的档案。 （七）根据国家有关档案保管期限的规定，制定本机关档案存、毁制度。 （八）办理领导交办的其它有关的档案业务工作。 （九）负责厅机关大事记的搜索、整理和编印。 二、立卷
7、归档 （一）归档范围 但凡反映本机关工作活动具有查考利用价值的文件材料、图片、照片、录音、录像带等，均应立卷归档。 （二）归档要求 1.各处室要按照立卷归档范围，将具有保存利用价值的文件材料收集齐全、完整，根据文件材料的形成规律和有机联系，科学整理立卷。 2.厅机关的立卷归档工作在档案室的监督指导下进行。各处室必须把应归档的文件材料按立卷要求整理预归成卷，经档案室检查合格前方可归档。 3.声像档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者，照片档案应将照片和底片分别整理归档。 4.会议审计档案应由财务会计部门按照归档要求，负责整理立卷。 5.档案室接收案卷时，各处室必须将归档的
8、案卷编制好移交目录，一式两份，档案人员按照目录清点无误；验收案卷质量符合要求后，交接双方在移交目录上签字，一份存档案室，一份本处室留存，以备查找。 （三）归档时间 1.文书档案在次年五月底以前接收完毕。 2.会计审计档案在年终之后，为方便工作可暂由本单位财务会计部门保管一年，于第二年六月底以前移交档案室保管。 3.基建档案在根本建设工程竣工验收后，由基建部门整理成卷交档案室保管。 三、档案利用 （一）本厅工作人员因工作需要，经本处室主要负责人签批，可查阅本处室形成的档案资料。因工作需要查阅其它处室形成资料时，在征得其它处室领导同意后经厅办公室主管副主任批准前方可查阅。 （二）查阅摘抄档案，需填
9、写档案利用登记表。未经档案室同意，不能复印、复制、公布档案材料，一般不能将档案带出档案室，特殊情况需要借出者需要办理借阅手续，并及时归还。 （三）不准在文件材料上涂改、剪裁、加圈、画线、折叠，不得随意折卷或撕去其中文件。 （四）需要利用党组、厅务会议记录，必须经党组书记或副书记、厅长或副厅长批准前方可查阅。 （五）本厅财务人员因工作需要，查阅本人经办的会计档案，需征得主管财务的副主任同意；财务人员或其它同志因工作需要查阅他人经办的会计档案时，需征得本处科领导同意并经财务处处长批准前方可查阅。 四、档案保管 （一）档案库房门窗要稳固，并安装防护设施，下班前关好锁牢。 （二）档案工作库房要随时加锁
10、，钥匙妥善保管，非工作人员未经批准不得进入。 （三）档案库房要有防火设备，对灭火器要定期检查，及时修理，保持完好状态。 （四）档案库房要有温度计、干湿计，根据季节和气候的变化，注意通风，力争将湿温度分别控制在1424度，相对温度4560%的范围内。 （五）档案库房要有防光、防虫、防尘、防鼠等用品和设备，并及时检查，如发现药物失灵要随时更换。 （六）档案室每季对档案保管的状况进行一次全面检查，如遇特殊情况要及时检查，并作记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取有效措施，保护档案的平安。 五、档案统计 （一）为了给本机关各项工作提供最有效的档案效劳，协助业务处室做好工作，提高工作效率，档案人员需认真
11、做好机关档案统计工作。 （二）按档案统计制度的规定，需对档案的收进、移出、保管及利用情况进行统计，并按照规定向档案业务管理机关报送档案工作根本情况统计。 （三）建立健全档案数量统计，借阅及其效果统计，鉴定情况登记，档案管理根本情况统计。 （四）统计工作应随时进行。将收集的文件材料及时整理登记入库，随时做好建立，年末对前一年归卷数目进行一次全面汇总，并填报上级机关。 （五）定期统计利用情况，每年末统计当年档案借阅人次，总结档案利用效果。 六、档案鉴定和销毁 （一）以文书档案保管期限表及使用价值为鉴定依据，由档案员鉴定，将鉴定情况交档案室负责人审核，提出处理意见，经档案鉴定组鉴定后，对需销毁的档案
12、编造清册，办理批准手续即可销毁。 （二）保管期满的档案（长期和短期）如还需使用，由鉴定小组鉴定，提出销毁意见。 （三）销毁档案时，到指定造纸厂销毁，必须有两个监销，监销人应在销毁册上签字或盖章，并注明销毁方式和日期。 七、保管期限 （一）办公室文书保管期限 1.上级机关下发的由办公室承办的文件材料 永久 2.党和国家领导人、上级机关视察、检查我厅工作时形成的题词、讲话、声像等重要的文件材料 永久 3.人事厅工作总结报告及方案、规划 长期 4.人事厅制发的（包括与其他机关联合制发的）办公室承办的文件材料 永久 5.由办公室承办的厅务会议记录、纪要及筹备组织的人事工作会议领导讲话、典型经验等文件材
13、料 永久 6.人民群众来信来访及省人大、省政协提案议案的答复 永久 7.办公室工作方案、总结、汇报、会议记录 长期 8.办公室编写的河北人事信息 长期 （二）机关党委、人事处文书保管期限 1.党组会议记录、纪要 永久 2.人事处工作方案、总结、汇报、会议记录 长期 3.本机关机构设置、撤并、名称更改、组织沿革、工作条例、人员编制、启用印信材料 永久 4.厅机关干部任免和工作人员年度考核奖惩的文件材料 永久 5.干部职工录用、转正、调资、定级、离退休、职务职称评聘、复转、抚恤死亡等文件材料 长期 6.本厅职工调开工作行政工资介绍信存根 长期 7.本厅职工花名册及党员统计表 永久 8.省委组织部、
14、省直工委及上级机关下发并需要执行的重要文件及落实材料 长期 9.厅年度考核目标工作报告等有关材料 长期 （三）纪检、监察室文书保管期限 1.上级党纪、政纪有关法规、准那么、规定等文件材料 永久 2.本厅制定的有关廉政建设的文件材料 永久 3.清理超标准住房工作有关文件、报告、结论等材料 长期 4.对本厅干部党纪、政纪处分材料 永久 （四）综合规划处文书保管期限 1.机关事业单位人事方案宏观管理政策性文件 长期 2.全省机关事业单位职工人数、工资总额方案及管理文件 长期 3.全省干部方案（包括增干和公务员考录）等文件 长期 4.省直机关事业单位职工人数、工资总额方案及管理文件 长期 5.干部统计资料、报表 永久 6.机关事业单位职工人数、工资总额统计报表
