1、档案治理方法 第一章 总那么第1条 为加强公司档案治理，保证档案治理的有效性、标准性，理顺工作程序，明确工作职责，使档案工作更好地为企业运营治理效劳，特制订本方法。第2条 本方法适用于集团总部及区域公司档案治理工作，财务档案治理须参照财务有关制度实行。第3条 本方法所称档案是指集团各中心、区域公司在各个历史时期的各项活动中构成的全部档案的总和。包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案、实物档案等都是企业档案的有机组成局部，应按照其本身特点妥善治理，统一归档。公司全体员工有保护档案的义务。第4条 主要职责。1.集团行政治理中心：负责集团档案治理工作规划、方案及规章制度的编制、施行工作；负责
2、集团档案的搜集、整理、归档、保管等治理工作。2.集团各中心：负责本中心档案的搜集、整理、存档与借阅审批等工作；指导、催促、检查各区域公司对口业务部门的档案治理工作。3.区域公司：负责做好本公司档案的积累、搜集、整理、保管和利用工作；接受集团行政治理中心的统一指导与监视，并定期向行政治理中心汇报档案治理工作情况。第二章 治理体制第5条 公司档案治理工作坚持集中统一领导、分级保管的原那么，进展网络化治理，即集团公司收文、发文及运营活动中构成的材料由集团公司档案室归档；区域公司的职能部门构成的文件材料按规定移交各区域公司档案室。第6条 集团行政治理中心设立档案室，负责公司档案的集中统一治理，并对各中
3、心/区域公司的档案工作进展指导、监视和检查。第7条 每个中心/区域公司指定专人（兼职）负责本中心/区域公司的材料的搜集和整理，档案材料搜集、整理的第一责任人为各中心/区域公司指定的档案负责人，第二责任人为中心/区域公司负责人。第8条 日常治理工作中构成的文件材料应由详细承办人负责积累、整理，并移交给行政治理中心档案治理员。第9条 集团行政治理中心档案治理详细职责。1.负责集团的档案治理工作，定期或不定期对档案治理情况进展检查，及时协调处理档案治理工作中的征询题，确保集团档案治理相关制度的贯彻、执行和档案治理工作的有序开展。规划、方案及规章制度的编制、施行工作。3.统一治理集团的档案材料，做好档
4、案的搜集、整理、立卷、归档、保管和开发利用工作。4.定期进展档案的检查核对工作，保证公司档案妥善治理、有序存放和档案的完好、平安。5.及时对超期保管的档案提出处理意见，做好档案的销毁工作。6.参与集团及区域公司企业产权变动档案的处置工作。7.及时总结档案治理工作情况，向集团汇报档案治理工作，提出档案治理工作的意见和建议。8.协调、监视、指导集团总部各中心、区域公司相关人员按照归档要求完成文件的整理和归档工作。9.组织对区域公司档案治理人员进展业务培训，负责对区域公司档案治理工作情况进展检查和考核。第10条 区域公司档案治理详细职责。1.区域公司要指定专门的机构或档案治理工作人员，认真做好本公司
5、档案的积累、搜集、整理、保管和利用工作，并对公司的档案治理工作进展监视和指导。2.区域公司所属工程工程工程竣工验收活动完毕后，工程、技术部门将有关材料搜集齐全，整理完善，及时呈报集团工程治理中心审核，并移交区域公司档案治理部门。公司应注重档案治理工作，建立健全科学的档案治理制度；为便于对档案的有效利用，应采纳先进技术，装备必要的设备设备，从而实现档案治理的现代化，以防止档案破损、褪变、霉变、虫蛀和散失，确保档案的平安和完好。4.区域公司档案治理工作人员应积极参加集团组织的档案培训及其它有关档案治理工作的各项活动，并定期向集团行政治理中心汇报档案治理工作情况。如档案治理工作人员发生变动时，应及时
6、向集团汇报。第三章 文件材料的构成和归档第11条 档案的搜集。档案材料是指过去和现在的公司各级部门、员工从事业务所构成的文件、会议材料、申报材料、运营业务合同、科技技术材料、会议审计材料等，方式可为光盘、照片、荣誉实物、证件等不同的载体。集团各中心、区域公司及其他下级单位应及时向集团行政治理中心移交有关档案材料。第12条 归档时间：1.党群工作、行政治理、劳动人事、消费运营治理等方面的文件材料（包括电子文件）在次年的1月份前归档。2.财务类档案五年一归，期间由财务治理中心负责档案治理。3.审计类档案，由审计部门整理成册（包括电子目录），次年3月底前归档。4.运营治理档案(包括电子文档)在次年的
7、1月底前将应归档的文件材料整理成册向档案室归档。5.实物类证书如奖牌、奖状、证书、营业执照证件类都随时归档。6.载体类（报刊、照片、光碟），在次年的1月前将应归档的电子文稿统一整理打包向档案室移交归档。第13条 归档要求：1.归档的文件材料必须齐全完好，照片、录音、录像带、电子文档等必须同其详细的文字说明材料一起归档。2.归档的文件材料必须是原件，必须易于长久保存，同时要保证图像明晰、字迹工整，审查签字手续完备，禁用铅笔、圆珠笔、复写纸。3.凡与集团公司产权、资产和严峻活动有关的档案，由该发生直截了当关联关系的分子公司整理归档，同时报集团行政治理中心档案室备存。4.归档的案卷由档案治理员统一编
8、制案卷目录，案卷目录一式两份，一份由档案治理员存档，另一份由归档部门留存，任何个人不得据为己有或回绝归档。第14条 归档范围：各相关单位应当留意搜集各种门类和载体的文件材料，重点搜集资产产权、商业信誉、知识产权、合同协议、客户信息和企业文化等方面的文件材料。集团公司将按照有关规定划分密级和保管期限。公司文件材料的归档范围主要包括：1.党群工作构成的文件材料：包括党务、工、青、妇，商会、协会等工作构成的文件材料。2.行政及企业治理工作构成的文件材料：包括企业筹备期的可行性研究、申请、批准，企业章程，股东大会、董事会、监事会会议，企业机构设置及变更，行政及法律事务，公证、审计，人事任免等工作构成的
9、文件材料。3.运营治理工作构成的文件材料：包括企业改革、运营战略决策，方案与统计工作，资产治理，知识产权和商业机密，企业信誉治理、形象宣传，合同治理，财务治理，物资治理，营销治理，境外运营治理以及招投标工程治理等方面的文件材料。4.消费技术治理工作构成的文件材料：包括消费预备、组织、调度工作，质量治理、检测、操纵工作，能源治理，企业治理现代化和信息化建立，科技治理，消费平安和消防工作，事故分析与处理，交通治理，环境保护、检测与操纵，危险源辨识、风险评价与操纵，计量工作，标准化工作等方面的文件材料。5.根本建立工程构成的文件材料：包括基建工程和技术改造工程的可行性研究、立项、勘探、测绘、招标、投
10、标、征迁、设计、施工、监理、竣工验收、评奖创优、使用、维修、改扩建等方面的文件材料。6.工程治理构成的文件材料：包括工程招投标构成的文件材料、开竣工报告、施工许可证、施工组织设计、技术交底、图纸会审记录、工程定位记录、地基验槽记录、桩基施工记录、工程变更设计联络单、各原材料出厂证明、质量报告、技术复核记录、沉降观测记录、构造吊装记录、施工日记、砼施工日记、工程质量验收记录、水电、暖通、消防、玻璃墓墙、电梯工程材料、竣工验收证明、竣工图纸。备仪器治理构成的文件材料：包括购置设备仪器的立项审批、购置合同，设备仪器的开箱验收或接收、安装调试、使用、维护和改造、报废等方面的文件材料。8.会计工作构成的
11、文件材料：包括会计凭证、会计账簿、财务报告及报表等方面的文件材料。9.人力资源治理构成的文件材料：包括员工根本信息、劳动合同、职工履历、工资、考核、技能评定、专业技术职务评聘、社会保险与公积金、培训等方面的文件材料。10.公司严峻活动、会议相关的筹划方案、发言人报告，以及相关的摄影、录音、录像等各种方式的材料。11.公司人员外出参与会议、讲座、培训带回的文件及材料。12.其他对国家、社会和企业有保存价值的各种载体的文件材料。第15条 档案的密级。档案的保密等级分为“绝密、“机密、“机密和“内部等四种。1.“绝密是保密内容的核心局部，包括在一定时期、一定范围内需要绝对保密的，一旦泄密会使公司遭受
12、严峻危害和严峻损失。2.“机密是保密内容的重要局部，包括在一定时期，一定范围内需要保密的，一旦泄密会使企业遭受较大危害和较大损失。3.“机密是保密内容的一局部，一旦泄密会使企业遭受较大危害和较大损失。4.“内部是没有对外的文件，只限于内部有关人员使用。第四章 档案治理第16条 档案的分类与编目。1.档案的分类是以公司全部档案为对象，由行政治理中心组织所有部门对档案进展分类，构成档案分类大纲，并按档案分类大纲进展编号。2.档案治理员对接收的各类归档材料及档案要及时地进展登记，并编制案卷目录。第17条 档案的保管。有专门档案库房，装备专用的档案柜架，同时具备防火、防盗、防潮、防尘、防有害生物等平安
13、措施。2.档案治理员要定期对档案进展检查、清点，觉察有破损、虫蛀、褪色等现象时应及时修补、复制或进展其他技术处理。第18条 归档材料及档案的移交。1.档案治理员接收归档材料及档案时要认真验收，严格履行交接手续。档案治理员调开工作时，必须办理完移交手续前方可离岗。2.各部门发生变动、撤销时，应将原部门档案移交公司档案室保管。第19条 档案的鉴定。治理员应按照档案归档范围和保管期限（见附件1）划定归档案卷的保管期限。档案保管期限分永久、30年、10年三种，凡介于两种保管期限之间的档案一律从长。2.公司要定期对档案的密级、时限进展鉴定，鉴定工作由集团行政副总、部门主任和档案治理员参加的鉴定小组负责。
14、3.对归档文件必须在明显位置（例如文件页面的右上角）注明“归档字样，有密级的还应注明“密级。4.但凡已超过保管期限又确无保存价值的档案应在档案销毁清册（见附件2）上登记，并填写档案销毁清册审批表（见附件3）经集团总裁、董事长审批后由专人监销，档案销毁清册应立卷永久保存。第20条 档案室应建立档案统计制度，对档案的收入、移出、保管、利用等情况进展统计。档案治理员应编制各种档案检索工具，以保证及时、准确地提供利用档案信息。第21条 档案借阅治理。档案借阅可通过OA流程或填写档案借阅审批表（见附件4）进展申请。公司必须严格履行借阅绝密、机密档案的批准手续，填写绝密、机密档案审批表（见附件5），未经有
15、关领导批准，不得随意借阅。档案治理员编制档案借阅登记簿（见附件6），并监视借阅人员如实填写借阅信息。档案借阅需遵守如下规那么：1.公司档案不同意外单位人员查阅。2.非财务、审计人员查阅会计、审计档案，须经总裁批准，方可查阅。3.公司内部员工因工作需要，由所在部门负责人、行政治理中心批准后可借阅工作范围内的档案。4.具有保密要求的电子档案，未经批准，任何单位或个人不得擅自复制、传播等，一般情况下不得通过联网方式查阅利用，如遇特别情况需联网利用时，必须符合企业有关保密规定，并有稳妥的平安保密措施。本公司的员工，离开前必须归还全部所借档案。第22条 档案借阅流程1.内部、机密档案的借阅：员工发起员工所在治理中心/区域公司负责人审批集团业务对口治理中心负责人核准集团行政治理中心主任审批集团档案治理人员归档。2.机密、绝密档案的借阅：员工发起员工所在治理中心/区域公司负责人审批集团业务对口治理中心负责人核准集团行
