1、大型会议接待方案5篇 第一篇：大型会议接待方案大型会议接待方案范文 会议接待方案是指安排与会者的迎送和吃、住、行、游、乐等接待活动及具体事务的文案，属于会议专题筹划方案，可以包含在会议总体方案中，也可以单独拟写，作为会议总体方案的附件。 方案一： 一、会前 1、与会议主办方洽谈，了解会议要求及所需效劳工程。 2、提供会议所需要的航班、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息，并制定完备的会议预案书给会议方。 3、派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。 4、确定方案，签订合同，预付定金。 二、会中 1、会议接待。专人负责机场，车站的礼仪、接站、公关等效劳。提前
2、在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。 2、会前准备。准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。 3、会议场所。专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。 4、会议住宿。房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。 5、会议餐饮。用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）确实认。 6、会议旅游。旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。 7、会议娱乐。娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点确实认。 8、会议效劳。会议代表合影留念、为代表提供效劳及相关效劳。 三、会后 1、结帐。提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐。 2、资料。会议后
3、的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册。 3、合影。会议期间参会人员集体合影，会议结束前冲印出来分发给每位与会人员以做留念。 方案二： 一、会前准备工作 1、组织会务班子、明确工作职责。大型会议还要制定详细的会务工作方案。 2、发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。 3、印刷会议日程，编排好会议程序，制定本卷须知。 4、大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。 5、大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。 6、会场布置、会场布置要充分表达会议气氛。 （1）悬挂会标、徽记、旗帜登。 （2）设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，拜
4、访席签、话筒，并保证音响效果。 （3）确定会议桌摆放形式，明确划分分会场区域，并使与会者明确。 （4）保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。 （5）摆放适宜花卉。 7、后期效劳工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、平安保卫等做出细致安排。 8、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。 9、进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。 二、会务组织与效劳工作 1、会务人员提前1小时到达会场，反复检查会场准备情况。 2、搞好会议签到、材料分发。 3、落实主席台领导、发言人是否到齐。 4、按预订方案组织与会人员由前向后以此就座。 5、维持好会场秩序。会议开始前5
5、分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场;开会期间关闭 ，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。 6、做好会议纪录，写好会议简报。 7、组织照相。 8、为与会人员预订车、船、机票等。 三、会议善后工作 1、会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等。 2、组织送站。根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员等。 3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。 4、做好会议报道工作。 第二篇：大型会议活动接待方案第1天机场专车抵达您所指定的地点，恭候会议成员上车。前往酒店，会议举办者可以在车上讲解会议日程安排及有关事项。在酒店大堂办理入住登记手续后，会议成员入住酒店。晚上安排成员水疗
6、馆水spa。住：五星酒店（国际会展）第2天08：00酒店统一安排morningcall。08：30早餐。10：00开始举行会议。12：00上午会议结束，会议成员共进午餐。13：00-17：00下午根据您的时间安排，继续举行会议。18：00晚餐，可以安排丰富的晚宴，并安排演出、抽奖等活动，将气氛推向高潮。19：30-21：00组织联欢晚会，增进会议成员之间的沟通、交流和合作。21：00会议成员自行安排娱乐活动（保龄球、台球、乒乓球、沙狐球、ktv、棋牌等），休息。住：五星酒店（国际会展） 第3天08：00酒店统一安排morningcall。08：30早餐。脱去西服的沉重，身穿休闲装，带着轻松快乐
7、的心情，09：00游览。11：30会议活动结束，与会成员统一退房，酒店大堂集中。13：00前往历史名镇参观。会议行程结束。报价：元效劳标准及费有分列报价： 车：空调旅游车（含接送、第3天旅游用车）、票：景点第一大门票、会：含会议费用、住：五星级酒店，如出现单男单女，须补房差、餐：围餐（八菜一汤，十人一桌）、赠：旅游责任保险、旅游意外险10万元/人。横幅一条、摄像制作 一制订预算：制定可行预算或按既定预算安排有关工作；通常而言，商会预算包括以下几个方面： 1、交通费用：交通费用可以细分为：（1）、出发地至会务地的交通费用包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通（2）、
8、会议期间交通费用主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。（3）、欢迎交通及返程交通包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、 2、会议室/厅费用/具体可细分为。（1）、会议场地租金通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内比方投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。 （2）、会议设施租赁费用此局部费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本、移动式同
9、声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类成效参数作出具体要求（通常可向专业的会议效劳公司咨询，以便获得最适宜的性价比），否那么可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。（3）、会场布置费用如果不是特殊要求，通常而言此局部费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议效劳商协商。（4）、其他支持费用这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书效劳、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办
10、方分别寻 找这些行业支持的话，其本钱费用可能比市场行价要高，如果让专业会议效劳商代理，将获得价格相比照拟低廉且效劳专业的支持。对于这些单项效劳支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订效劳协议。 3、住宿费用住宿的费用应该非常好理解值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展效劳商通常能获得较好的折扣。正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的效劳工程有关譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等效劳是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的效
11、劳工程及范围。 4、餐饮费用会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。（1）、早餐：早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15，否那么餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算而改为按预定人数收取费用）（2）、中餐及午餐：中餐及午餐根本属于正餐，可以采取人数预算自助餐形式，按桌预算围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的效劳费用。（3）、酒水及效劳费：通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外
12、带酒水消费，餐厅通常需要加收效劳费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在根本消费水准的根底上加收15左右的效劳费。（4）、会场茶歇：此项费用根本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含效劳人员费用，如果主办方需要非程序效劳，可能需要而外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种西式根本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式那么以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。（5）、联谊酒会/舞会：事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预
13、算可能需要比较长的时间确认。（6）、其他点心、水果及调制色酒 5、视听设备除非在室外进行，否那么视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：设备本身的租赁费用，通常按天计算设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展效劳商代理音源主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理 6、演员及节目。通常可以选定节目后按场次计算预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关专场或包场除外。 7、杂费杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸
14、、纪念品、模特与礼仪效劳、临时道具、 及其他通讯、快递效劳、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难方案，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。做好商旅会预算并联系好 几家会议场地后，进行实地考察是十分重要的，考察后再最终选定一家场地并提前预定。 二会议场所实地考察：视察选定的场所和设施，检查并比较各项设施；协调会务工作人员的活动；根据会议的具体情况，设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节。会议场所确实立预定：根据会议的级别，选择会议举办地；根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前预约。根据需要，准备会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；提前调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。在会议开始前需要根据会议的具体情况确定会议设施，此项十分繁琐，所以可以列一个表，一条一条核对准备情况。 常见的会议设施： 1、屏幕 2、投影仪（胶片投影仪及多媒体投影仪） 3、录像机 4、vcd 5、音响 6、话筒（有线、无线、立式、座式及纽扣麦克风） 7、镭射笔 8、幻灯机 9、讲台 10、舞台 11、夹纸板 12、大白板 13、签到台 14、名片簿 15、马克笔 16、铅笔 17、信签
