1、公文知识系列之二十四：文字材料写作“五戒”公文知识系列之二十四：文字材料写作“五戒” 文字材料是各级机关处理公务活动、传递各类信息的重要载体。对上报告情况，对下指导工作，为党委出谋划策，为领导分忧解难，大都要通过拟制传递材料的方式进行。会写、能写、写好材料，是机关干部的必备技能。然而，在实际工作中，不少材料出现了一些“无骨架、缺气质、没灵魂、少血肉的通病”，提高文字材料写作水平，力克常见“通病”，要做到“五戒”。 一戒结构紊乱，层次不清“结构”一词，原本是建筑学中的术语，指的是房屋的建造、构造，后引进到文章写作中，就指文章的谋篇布局了。从写作过程来看，结构在文章中占有极其重要的地位。如果说主旨
2、是文字材料的灵魂，内容是文章材料的的血肉，那么结构就是文字材料的骨架。所以，结构的好坏，是文字材料成败的关键。然而，有的人起草材料时不考虑结构形式，大小框架紊乱，观点重复交叉，段落丰约不均，写出的材料既缺乏层次，又缺乏美感，读后让人云里雾里，不知所云。结构合理，层次清楚，说到底就是处理好“纲”和“目”的关系。纲，是文字材料的基本观点、主旨，是材料的核心内容。目，是应用文章主旨下面的次要观点，是用以阐明主旨的论据。一份文字材料要鲜明清楚，就要做到纲举目张，确保整篇文章不仅有大的论点，还有小的论点，大小论点相互联系，排练醒目，哪些是纲，哪些是目，目与目之间的排列，层次清楚，条理清晰，段落分明。让人
3、看完一段就知道是一个小结，是一个观点，提神醒脑。同时，在一篇文章里，要尽量避免把两个互不统一的观点放在一个段落里，段落之间前后要能贯穿，使全篇文章的思想观点、大纲小目的关系准确。二戒贪大求全，特点不明俗话说，动人春色不需多。大凡好的材料，都是重点突出，特点鲜明，引人入胜。而在实际工作中，机关不少公文与此恰恰相反。“高大全”“宽正面”的东西随处可见，总感觉口子开得越大越好，经验总结越全越好，问题涉及越多越好。面面俱到，主次不分，没有个性，反应不出本质的东西，最后的结局往往是：领导不认可，群众不愿看，单位不推广，上级不转发。起草文字材料，贪大求全是不行的。因为题目定大了，侧面也就多了，内容也就复杂
4、了。如果自己没有真知灼见，难免要滥竽充数，这样不仅出不了特点，反而会显得文字枯燥、呆板、缺少生气。假如把范围定小一点，着重从特点分析问题，这样既容易使之突出，自己的研究也容易深刻精到。许多同志写材料喜欢把“三个代表”、科学发展观等党的新理论当成“筐”，什么都往里面装，穿衣戴帽，不切实际地跟风，结果写出来的材料“上下一般粗”。用创新理论指导实践是好现象，但撰写材料时要注意找好切入点，把最有特色的东西突出出来，把最有价值的侧面推广出去，这样才不至于牵强附会、矫情作态。三戒老生常谈，观点不新许多文字材料的一个通病就是“老”，老题目，老观念，老气横秋，毫无新意。写总结材料，无非是党委重视、领导亲自抓、
5、机关配合好等；写经验材料，离不开突出几个性、搞好几个结合、处理好几个关系。语言方面更是文件怎么说、报刊怎么写，照搬不走样，“李杜诗篇万口传，至今已觉不新鲜”，老生常谈，没有针对性，大大降低了材料的价值。一个有经验的摄影记者，绝不满足从一个角度拍摄同一事物，或俯瞰、或仰视，或正面、或侧面，或顺光、或逆光，总是通过角度的变化使拍摄对象更生动、更具魅力。公文写作也是如此，要写出新意、有见地、能抓住人的好文章，必须要在不同角度去思考，寻找表现事物的手法，独辟蹊径，推陈出新，避免雷同。机关干部必须有意识地加强这方面的锻炼，经常关注和研究新形势、新动态、新问题，从新中求异。依据材料的需求，大量掌握信息，或
6、从高端着眼，或从末梢入手，以不同的角度去发现、去挖掘，从而形成新的东西，充实到文字材料中去。四戒空泛讨论，内容不实现在有一个误区，认为机关公文不能太具体、太实际，否则就会缺乏普遍指导意义，因而过分追求原则化、理性化。表面上看，这样的材料立意很高、气势很大，实际上却很“虚弱”：空洞议论多、空泛说教多、实在内容少，所以只能是应景文章、表面文章，对实际工作起不到什么指导作用。邓小平同志最反对空泛议论，坐而论道，搞空头政治，他曾说“我们开会，作报告，作决议，以及做任何工作，都为的是解决问题”。写文章材料也是这样，其目的要么总结经验、要么反思问题、要么部署工作，皆在能指导实践，所以，材料的内容是血肉，要
7、充实丰盈，恰到好处，做到提出观点有背景、发现问题有对策、提出建议可操作，千万不可写“说的都没错，但都没有用”的材料。说成绩，有一说一，不刻意拔高；讲缺点，实事求是，经得起检验；写措施，切实可行，针对性要强。通过用事实说话，使材料显得干净利落，可读性强，给人一种简洁明快的感觉。五戒以长为荣，文章不精一些同志写材料总是以长为荣，讲求四平八稳，凡是都要从“猴子变人”说起，洋洋洒洒数千言，东拉西扯凑篇章。有的说，都是电脑惹的祸，因为打印方便、抄袭方便、排列组合也方便，一份“万言书”，一会就能对付出来，实际上还是思想在作梗，以长为荣。一份材料，篇幅长短，并无硬性的统一。过去有人说“有话则长，无话则短”，现在应该改为“有话则短，无话则免”。所以，在起草公文时，要注重语句的高度概括和精炼，在最小的篇幅上最大限度地拓展其内在张力和思想容量，不能说“一句顶万句”，至少要句句都顶用，千万不可拖泥带水，开“中药铺”，面面俱到，重点不重。在说清、说透、说全的前提下，用字要尽量准确，用语要尽量简短，用篇要尽量凝练，力求达到“增一分则肥，减一分则瘦”“语不惊人誓不休”的效果。
