1、加强基层地质项目档案管理的一点思考蔡智慧(广东省地质局第二地质大队 汕头 5 1 5 0 2 1)作者简介蔡智慧(1 9 8 2年),女,广东汕头人,文学士,文秘专业,档案馆员,从事地质科技档案管理。摘 要 文章讲述基层公益性财政地质项目和市场经济条件下产生的多门类地质项目档案管理,结合笔者所在单位强调地质项目档案收集、归档齐全规范的基础性和重要性;讲述地质档案电子文件管理的重要环节和信息化建设的必要;提出基层地质项目档案管理存在的信息化进程滞缓、复合型档案管理人才缺乏的主要问题;并提出细化地质档案管理制度和增强档案管理激励措施、加大投入推进信息化进程的策略。关键词 地质;项目;档案;管理 基
2、层地勘工作是国家地质调查、地质找矿、防灾减灾等服务国民经济和社会民生的专业化工作。以其基础性、公益性、先行性、服务性特征为国家和社会各部门提供地质技术支撑。多门类的地质工作也沉淀了大量具有丰富潜在价值的地质项目档案,成为各基层地勘单位的成果资料和信息资源。随着市场经济的发展和城市化进程,地质工作逐渐融入生态修复、环境治理、工程建设和城市空间等领域,彰显其服务经济社会不可替代的基础性作用,由此产生了多门类的地质项目档案。“地质档案工作是指用科学的原则和方法管理地质档案,并为国家矿产资源信息化建设、地勘单位经济发展服务的一项基础管理工作。”1地质项目档案管理并非单一的就地质资料进行收集、整理、立卷
3、、归档和保存等过程,还包括地质档案电子文件管理、地质档案信息化过程、涉密地质档案管理和地质档案开发利用等方面,是一个综合性、系统性的档案管理体系。本文结合笔者所在广东省地质局第二地质大队档案管理工作实际,就加强基层地质项目档案管理工作提出一些见解和思考。1.加强地质项目档案收集,确保归档资料齐全规范“档案收集是地质档案工作的基础性工作,也是地质档案管理工作的起点和前提条件。”2可以说,只有做好档案收集工作,确保地质项目档案齐全、完整、准确、系统和规范,才能保证后续档案归档、管理和应用。但是,地质项目档案的收集工作不建议由档案管理人员承担,而是要落实到实际地质项目技术人员身上。每个项目组可以指定
4、一名技术人员为兼职档案员负责资料的收集工作,由于他们亲身实践地质项目的立项、设计和野外作业、室内整理和成果编制,熟悉原始地质资料的产生过程,能够把握好原始地质资料的组织规律与系统性、科学完整性。档案管理人员要经常性对兼职档案员进行培训和宣传,加强项目组人员的归档意识和资料收集的质量。档案管理人员要及时向单位上级宣传档案法律法规和地质档案汇交规范要求,向地质项目管理者普及更新相关规定、要求,如新修订的 中华人民共和国档案法;结合地质行业传达地质资料汇交的新要求;悉心指导兼职档案员汇交财政项目地质资料到省自然资源档案馆所必须掌握的汇交软件操作和资料验收、检查重点。同时,单位领导者要“提高对于技术档
5、案管理工作的重视,将档案管理工作写入地勘单位发展的战 略 规 划,大 力 开 展 地 质 档 案 收 集 和 宣 传 工作。”3从而实现上下联动,从项目管理层到技术人员,树立人人重视归档、珍视档案的良好氛围。笔者所在广东省地质局第二地质大队除了承担公益性、财政地质项目之外,同时承担粤东地区一批地质灾害、环境地质、水文地质和工程地质类项目,积极服务粤东地区经济社会发展和地质灾害防治。关于各类项目档案管理本单位采取关口前置,单位总工办是地质项目管理部门,对各类地质项目成果从盖章起便严加把关,要求存档,于2 0 2 1年8月下发 广东省地质局第二地质大队技术成果盖章登记留底归档管理办法,采取预归档原
6、则,定期清点、整理、移交档案室归档,对于暂时未形成最终报告的项目则收取中间性报告存档,直到最终报告形成再次归档替换,做到有档必归,无一遗漏,确保移交档案的规范、齐全。对于实施周期较长的地质项目则定期跟进、清查、上报,项目结题评审之后,敦促项目组负责人员在规定时间内完成资料汇交,财政项目汇交省自然资源档案馆的,务必在取得 地质资料汇交凭证 后及时将原始和成果资料及其电子文件汇交到本单位档案室,对逾期未汇交的下达 地质资料催交通知单 并将汇交完成情况纳入部门的绩效考核和个人评优考核,以891DOI:10.16631/15-1331/p.2022.06.006切实有效的举措提升项目负责人和技术人员的
7、归档意识,做到从项目管理部门、业务部门、作业分队到档案部门的 有效联动,实 现 齐 全、科 学、高 效 的 归 档目的。2.地质档案电子文件管理和信息化建设目前,基层地勘单位普遍以纸质档案管理为主,档案管理人员日常工作主要是履行档案的接收、归档、保管和借阅,这是档案管理的传统的基础业务,也有章可循,能够做到归档合规、妥善保管。随着档案双套制管理的深入,档案汇交不仅要纸质档案同时还包括档案电子文件。随着信息化的不断发展,将逐步剔除纸质档案实现电子档案的单轨制管理。近年来,基层地勘单位接收的地质项目档案电子文件不断增加。档案管理人员在履行传统纸质档案接收、归档和管理的过程中,地质档案电子文件管理成
8、为了越来越重要的环节。本单位档案部门遵循 地质资料电子文档汇交格式、地质资料汇交规范(D Z/T0 2 7 3-2 0 1 5)的要求验收地质档案电子文件,以电子光盘为主要载体,并以区别于纸质档案的管理要求,进行科学的分类、建档独立保存于防磁柜中,进行严格地借阅审批和拷贝利用。其中,涉密地质档案和测绘成果根据保密要求保存在经国家保密检测中心检测认证的保密柜中,建立独立的台账,并同步存储于涉密计算机进行备份,便于检索、查询和利用。信息化管理和网络化条件下,传统纸质档案数字化进程加紧,而地质档案电子文件将同步融入信息化建设过程,逐步建立地质档案管理服务平台,实现档案高效检索和共享利用。但是,鉴于档
9、案部门的人员和经费限制,基层地勘单位海量的纸质档案要实现完全的数字化任重而道远,需要单位领导采取有效措施,如增派人员及配置相关设备或者业务外包等,采取必要的保密防范措施,尽快实现档案信息化建设,建立专业化、多门类的地质资料数据库,为档案的高效利用、科学研究和主题开发建立完善的基础。3.基层地质项目档案管理存在的问题基层地勘单位能够按要求独立设立档案部门和配备专职档案员,但是随着信息技术的不断发展,档案管理现状仍存在一些不可忽视的问题,主要有如下几点:第一,档案管理信息化进程滞缓。传统的档案管理方式和手段已经不能满足信息技术快速发展条件下对档案工作提出的要求。档案管理的水平和效用直接影响到单位的
10、经营管理水平和各项地质工作的有效开展。然而,地勘单位档案部门和人员地位一贯较为边缘,其档案管理业务容易被误认为缺乏技术含量,导致没能受到足够的重视和投入。当前,档案管理亟待进行一场管理技术水平的改革和提升。“现代化管理方式的引入有利于促进地质档案管理水平的提高。在市场经济的快速发展下,各行各业的竞争非常激烈,促使人员不断研究与开发新的管理技术,不断提高管理手段的科学化。以期在激烈的市场竞争中占有一席之地。”4档案管理人员自身应不甘落后,寻求突破。第二,复合型档案管理人才缺乏。基层档案管理人员因岗位较为边缘,其职业晋升机会受到制约,这多少影响其职业荣誉感、使命感和爱岗敬业的精神。以往档案岗位人员
11、流失或者变动较大,不利于单位档案管理人员成为复合型人才,也不利于单位档案管理水平的持续发展。当前,地质档案管理人员既要熟悉地质工作,掌握档案法律法规,熟悉地质档案管理业务手段和方法,必须具备较强的保密意识和防护技能;同时,还要顺应信息化技术要求,熟练操作计算机系统,并且具备一定的信息资源研究开发的能力。这种复合型的知识结构和能力水平,需要时间的积累和不断地培训,不会一蹴而就。因此,基层地勘单位应该着重培养既精专又“多能”的档案人才,建立与单位经营管理各方面环环相扣、互相促进的档案管理人才队伍。4.加强基层地质项目档案管理的几点策略地质档案管理是一个传统的岗位,但更需要顺应时代的发展,在其管理理
12、念和方式方法上与时俱进,不断地改进、创新,更为充分有效的服务于社会发展需要。基层地勘单位档案工作者经过较长时间的积淀,积累了丰富的地质档案管理工作经验,在当前信息化发展和事业单位改革的关键时期、攻坚阶段,必须要在地质档案管理工作方面创新思路方法、不断改进。第一,细化地质档案管理制度。以制度保障各方面工作的开展和档案管理人员的权利义务,不断提升档案管理工作的质量水平。笔者所在广东省地质局第二地质大队档案管理制度,建设包括地质项目档案的收集、归档、保管、利用以及保密安全等方面的制度规范,主要有 原本归档制度 地质资料归档保管的有关规定 地质档案资料利用制度 资料室档案管理保密制度 以及 涉密测绘成
13、果使用流程规章制度等,保证了地质档案资料归档和涉密测绘成果借阅、使用各环节有章可循、科学管理。笔者于2 0 1 8年9月起草并经审批印发的 广东省地质局第二地质大队地质资料、测绘成果汇交管理办法,也进一步细化了991 档案管理地质项目资料归档范围和相应的责任归属,将汇交到本单位档案室和省自然资源档案馆项目资料标准要求统一起来,做到严格规范管理。第二,增强档案管理激励措施。笔者认为,加强对档案工作的领导,应充分考虑和保障档案管理人员的培训学习、绩效考核和激励措施等。“把档案工作列入本部门年度考核范围,为档案事业发展创造一个良好的内部环境。”5而不是视为无足轻重、边缘化对待。充分保障档案管理队伍建
14、设的稳定和人员水平的提高,提升档案工作者的归属感、荣誉感和使命感,促使他们全身心投入到地质档案管理事业中。注重教育培养和思想引导,使广大档案工作者更能够耐得住寂寞,经得住考验,勇于担当,积极进取并且主动服务,创造佳绩。同时,还要激励更多人员主动归档,“落实激励机制,以便鼓励更多人参与地质科技档案建设,实现对科研成果的贡献和分享,将其纳入档案范畴,这也是增强归档观念的重要举措。”6第三,加大投入,推进信息化进程。实现基层地质项目档案数字化和实现信息共享利用,必须保障人力、物力的投入。基层地质队伍档案管理人员一般一人专管,无法实现海量地质档案的数字化进程。同时,单位必须舍得投入资金,采购相应的设备
15、,保障测绘成果的数字化扫描及信息化加工等技术装备。此外,努力满足人力资源需求,引进现代化管理技术,加强人员培训、更新管理理念,掌握相应的技术手段,促使基层地勘单位能够较快地向档案管理信息化中迈进,顺应时代要求,更好地服务于社会各层次人员对档案的快速、便捷、有效地查询、利用和二次开发。参考文献1马兰.对做好地质档案基础工作重要性的几点认识J.陕西档案.2 0 1 5(6):4 1-4 2.2马兰.对做好地质档案基础工作重要性的几点认识J.陕西档案.2 0 1 5(6):4 1-4 2.3黄雅.地勘事业单位体制改革中档案管理工作发展之我见 J.山东档案.2 0 2 1(1):4 4-4 5.4武阿
16、娜.地质档案面临的挑战机遇及发展思路探索J.理论研究.2 0 1 6(1):9 2-9 3.5付婷.浅谈地勘单位加强档案管理工作的途径 J.办公室业务.2 0 1 2(2):4 4-4 6.6陈文珊.新时代地质科技档案管理工作的发展与创新J.兰台内外.2 0 1 9(1 2):3 4-3 5.(上接0 0 3页)地热田处于湖口背斜的北东翼叠加的次一级褶皱构造沙径背斜转折端,北西向沙迳断裂组为轴向断裂,切割较深,并连接着深部隐伏较新的花岗岩体,为本地热田深部地热流体的循环和运移提供了良好的通道,为形成热对流提供了条件。深部隐伏的高产热花岗岩在区域上规模较大,提供了丰富的热源。区内的断裂破碎带和灰岩裂隙溶洞发育带提供了良好热水储存空间。地下水沿着断裂组进行深循环而获得增温,将深部岩体放射性元素蜕变热以及大地热流等热能运移至浅部储存,从而形成了地热田。(图4)5.结语(1)沙迳断裂组(F2、F3、F4)规模较大、切割深,沟通了深部热源,为地下水的深循环提供了条件,为主要的控热构造。(2)龙华地热田为对流型地热系统,热储类型为断裂带控热的裂隙溶洞型带状热储,地热流体主要赋存于上泥盆统天子岭组(
