1、2.银行流水及回单系统通过对接招商银行跨银行现金管理平台CBS系统，将银行流水及银行回单的数据写入每刻电子档案，自动实现流水和回单的关联。另外，每刻电子档案也支持流水的自定义模板导入，支持银行回单的文件上传和扫描仪上传。3.发票系统通过对接公司的财务信息系统（销项发票）和每刻报销系统（进项发票）将发票数据（发票结构化数据和发票影像数据）写入每刻电子档案，并将发票和凭证生成关联关系，可实现由发票页面的凭证信息直接跳转至查询页面。4.报销业务单据在每刻报销系统的业务单据，通过接口对接并将结构化字段信息、发票及附件信息写入每刻电子档案，不仅实现和凭证的关联，还能实现和银行流水及银行回单的关联。同时，
2、每刻电子档案可支持各类结构化字段的精确搜索和模糊查询。（三）档案整理-立卷系统业务管理模块收集好业务数据后，在档案管理模块进行档案的立卷操作。1.支持会计档案、其他会计资料进行立卷；2.支持对凭证及附件进行立卷；3.提供立卷时对凭证等单据完整性检查提醒；4.根据所立卷的档案类型形成对应封面。（四）档案整理-移交每刻电子档案系统立卷后，通过提交移交单，由业务/财务部门移交给档案部门进行电子归档和纸质档案上架。（五）档案整理-归档每刻电子档案系统归档功能可点击凭证前复选框按钮进行归档，或者利用筛选项全部归档。归档中，可选择归档频次、会计期间、设置以及档案位置的填写等，实现纸电位置关联。（六）档案利
3、用-检索、借阅管理每刻电子档案系统检索功能支持业务实体、档案类型、会计期间方式检索和凭证号、全宗号、目录号等精确搜索，并可对凭证等单据进行导出下载查看等。系统借阅功能在管理员给员工创建借阅清单后会开放对应权限。权限到期后，系统自动收回，同时支持借出纸质档案记录，并对归还纸质档案情况作实际记录，实现追踪溯源。纸质档案借阅时，保持线上与线下纸质档案的信息同步，维护纸质档案的上架、下架。（七）档案销毁每刻电子档案系统支持档案销毁功能。三、上线电子档案管理系统取得的成效（一）实现了财务会计资料的电子化存储。1.银行回单无需要打印，可直接通过接口获取到档案归档。2.财务会计资料不再需要人工匹配和整理，可
4、直接通过接口进行关联。3.在资料查询和调阅方面，系统提供了多维度的检索条件，可快速查到凭证、单据，并可在凭证展示页面直接查看报销单、发票、银行回单等原始资料。（二）极大地节约了人力投入、纸张耗材和空间成本，降本增效显著。（三）上线电子档案系统，促进了企业管理效益提升。1.认真贯彻落实了财政部发布的国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知要求，及时做到了电子会计凭证合规合法的归档存储管理。2.紧跟国家发票电子化、档案无纸化的推进步伐，提倡低碳环保的作业模式。3.进一步推动了公司加快财务数智化建设。4.通过档案查询、调阅的权限管控、流程管控以及资料的使用管控，进一步完善了企业内控管理。四、
5、结语数字化时代，随着互联网、大数据、区块链、人工智能等新一代信息技术在财务领域的深度融合创新，上线会计电子档案系统已成为解决会计档案管理工作一系列痛点问题的重要方式。在整个系统建设中，关键是要找到各系统之间可识别的映射关系，做到唯一识别，进而实现会计电子档案数智化管理，为企业财务数字化转型提供数据支撑。编辑/车玉龙统筹/晨光图 2图 1一、企业会计档案管理存在的主要痛点在上线电子档案之前，广州广电计量检测股份有限公司会计档案资料整理、查询、调用等方面工作过于依赖人工，不仅事务繁杂，而且效率还不高。主要存在以下痛点：（一）财务资料传递难以形成闭环管理1.纸质资料传递沟通成本大；2.纸质资料传递有
6、着较大的不可控性且耗时较长，不利于及时归档。（二）财务资料归档易发生遗失与交接不清1.若不及时归档，易造成资料遗失；2.在后期频繁的调用中，易造成丢失、散落；3.部分会计电子档案缺乏整理归档，有些电子资料在交接工作时容易遗漏。（三）财务资料查阅调取慢1.在遇到审计、税务局和集团等多部门同时检查时，纸质资料很难同时满足需求；2.资料归档后，调阅时需要从大量的资料中去查找，效率低下。（四）财务档案转移和销毁耗时耗力1.纸质资料进行销毁时，需要耗费大量的人力物力；2.档案转移时，会耗费大量人力物力，存在遗失风险。二、会计电子档案全生命周期管理实践以问题为导向，公司引入了每刻会计档案管理系统，上线了会
7、计电子档案管理模块，实现了数据采集、数据存储、档案立卷、档案利用、档案销毁等会计电子档案全生命周期智能管理。目前，系统主要用于会计原始凭证与记账凭证的归档。其中，原始凭证主要涉及发票、银行回单、付款审批单及各种申请单据附件。这些原始单据分布于招商银行跨银行现金管理平台、金蝶EAS财务软件、财务管理系统、每刻报销系统、办公OA系统。系统通过接口调用各系统的数据进行集成，实现了后续的数据归档及档案利用。（一）各系统对接情况及场景梳理1.应付类（1）业务场景数据流程梳理（见图1）（2）档案对接内容及关联关系梳理档案对接应付类会计资料有EAS会计凭证、CBS银行流水及银行回单。对银行流水及银行回单中交
8、易流水号与付款凭证的结算号实现关联。档案对接费用类的会计资料有会企业会计档案数智化管理实践摘要数字化时代，如何充分发掘会计档案蕴藏的数据价值，成为企业财务管理数字化转型中的一项重要工作。广州广电计量检测股份有限公司在系统分析传统会计档案管理痛点难点问题的基础上，创新引入每刻会计档案管理系统，上线会计电子档案管理模块，实现了数据采集、数据存储、档案立卷、档案利用、档案销毁等会计电子档案全生命周期数智化管理，极大地提升了数据质量，维护了数据资产安全，激活了数据价值。关键词会计档案；财务数智化；数据价值 计凭证、每刻报销的单据、发票及附件。通过报销业务单据编码与凭证上的参考号字段对应实现与凭证关联，
9、发票通过每刻报销单据实现与凭证关联，流水回单通过流水字段中交易流水号实现与付款凭证关联，申请单与报销单进行关联，发票及单据附件与报销单关联。2.收入及应收类（1）业务场景数据流梳理（见图2）（2）档案对接数据及关联关系梳理档案对接应收类的会计资料有会计凭证、财务信息系统的销项发票、银行流水及银行回单。发票通过发票号码+发票代码与凭证中的摘要实现关联，银行流水及银行回单通过流水字段中流水号实现与收款凭证（凭证上字段：结算号）实现关联。（二）各类单据采集涉及到的系统集成规则1.记账凭证系统通过接口对接EAS系统，将凭证数据写入每刻电子档案，并建立凭证与各类单据、发票、流水回单之间的关联关系，凭证详
10、情页展示凭证关联的全部附件，并支持附件的在线预览与下载。同时，支持在凭证详情页补录凭证附件，并分类存储。文/广州广电计量检测股份有限公司赵倩胡颖lnnovation World Forunm 创新世界论坛Reading 月读110|创新世界周刊|2023.1Innovation World Weekly|1112.银行流水及回单系统通过对接招商银行跨银行现金管理平台CBS系统，将银行流水及银行回单的数据写入每刻电子档案，自动实现流水和回单的关联。另外，每刻电子档案也支持流水的自定义模板导入，支持银行回单的文件上传和扫描仪上传。3.发票系统通过对接公司的财务信息系统（销项发票）和每刻报销系统（进
11、项发票）将发票数据（发票结构化数据和发票影像数据）写入每刻电子档案，并将发票和凭证生成关联关系，可实现由发票页面的凭证信息直接跳转至查询页面。4.报销业务单据在每刻报销系统的业务单据，通过接口对接并将结构化字段信息、发票及附件信息写入每刻电子档案，不仅实现和凭证的关联，还能实现和银行流水及银行回单的关联。同时，每刻电子档案可支持各类结构化字段的精确搜索和模糊查询。（三）档案整理-立卷系统业务管理模块收集好业务数据后，在档案管理模块进行档案的立卷操作。1.支持会计档案、其他会计资料进行立卷；2.支持对凭证及附件进行立卷；3.提供立卷时对凭证等单据完整性检查提醒；4.根据所立卷的档案类型形成对应封
12、面。（四）档案整理-移交每刻电子档案系统立卷后，通过提交移交单，由业务/财务部门移交给档案部门进行电子归档和纸质档案上架。（五）档案整理-归档每刻电子档案系统归档功能可点击凭证前复选框按钮进行归档，或者利用筛选项全部归档。归档中，可选择归档频次、会计期间、设置以及档案位置的填写等，实现纸电位置关联。（六）档案利用-检索、借阅管理每刻电子档案系统检索功能支持业务实体、档案类型、会计期间方式检索和凭证号、全宗号、目录号等精确搜索，并可对凭证等单据进行导出下载查看等。系统借阅功能在管理员给员工创建借阅清单后会开放对应权限。权限到期后，系统自动收回，同时支持借出纸质档案记录，并对归还纸质档案情况作实际
13、记录，实现追踪溯源。纸质档案借阅时，保持线上与线下纸质档案的信息同步，维护纸质档案的上架、下架。（七）档案销毁每刻电子档案系统支持档案销毁功能。三、上线电子档案管理系统取得的成效（一）实现了财务会计资料的电子化存储。1.银行回单无需要打印，可直接通过接口获取到档案归档。2.财务会计资料不再需要人工匹配和整理，可直接通过接口进行关联。3.在资料查询和调阅方面，系统提供了多维度的检索条件，可快速查到凭证、单据，并可在凭证展示页面直接查看报销单、发票、银行回单等原始资料。（二）极大地节约了人力投入、纸张耗材和空间成本，降本增效显著。（三）上线电子档案系统，促进了企业管理效益提升。1.认真贯彻落实了财
14、政部发布的国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知要求，及时做到了电子会计凭证合规合法的归档存储管理。2.紧跟国家发票电子化、档案无纸化的推进步伐，提倡低碳环保的作业模式。3.进一步推动了公司加快财务数智化建设。4.通过档案查询、调阅的权限管控、流程管控以及资料的使用管控，进一步完善了企业内控管理。四、结语数字化时代，随着互联网、大数据、区块链、人工智能等新一代信息技术在财务领域的深度融合创新，上线会计电子档案系统已成为解决会计档案管理工作一系列痛点问题的重要方式。在整个系统建设中，关键是要找到各系统之间可识别的映射关系，做到唯一识别，进而实现会计电子档案数智化管理，为企业财务数字化转
15、型提供数据支撑。编辑/车玉龙统筹/晨光图 2图 1一、企业会计档案管理存在的主要痛点在上线电子档案之前，广州广电计量检测股份有限公司会计档案资料整理、查询、调用等方面工作过于依赖人工，不仅事务繁杂，而且效率还不高。主要存在以下痛点：（一）财务资料传递难以形成闭环管理1.纸质资料传递沟通成本大；2.纸质资料传递有着较大的不可控性且耗时较长，不利于及时归档。（二）财务资料归档易发生遗失与交接不清1.若不及时归档，易造成资料遗失；2.在后期频繁的调用中，易造成丢失、散落；3.部分会计电子档案缺乏整理归档，有些电子资料在交接工作时容易遗漏。（三）财务资料查阅调取慢1.在遇到审计、税务局和集团等多部门同
16、时检查时，纸质资料很难同时满足需求；2.资料归档后，调阅时需要从大量的资料中去查找，效率低下。（四）财务档案转移和销毁耗时耗力1.纸质资料进行销毁时，需要耗费大量的人力物力；2.档案转移时，会耗费大量人力物力，存在遗失风险。二、会计电子档案全生命周期管理实践以问题为导向，公司引入了每刻会计档案管理系统，上线了会计电子档案管理模块，实现了数据采集、数据存储、档案立卷、档案利用、档案销毁等会计电子档案全生命周期智能管理。目前，系统主要用于会计原始凭证与记账凭证的归档。其中，原始凭证主要涉及发票、银行回单、付款审批单及各种申请单据附件。这些原始单据分布于招商银行跨银行现金管理平台、金蝶EAS财务软件、财务管理系统、每刻报销系统、办公OA系统。系统通过接口调用各系统的数据进行集成，实现了后续的数据归档及档案利用。（一）各系统对接情况及场景梳理1.应付类（1）业务场景数据流程梳理（见图1）（2）档案对接内容及关联关系梳理档案对接应付类会计资料有EAS会计凭证、CBS银行流水及银行回单。对银行流水及银行回单中交易流水号与付款凭证的结算号实现关联。档案对接费用类的会计资料有会企业会计档案数智化管理实
