1、2632023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE档案事业可持续发展的影响因素及优化对策探析程静（山东省枣庄市山亭区人力资源和社会保障局，山东 枣庄 277200）摘要：本文论述了可持续发展理念在档案事业中的普及，从根本上凸显了档案资料的价值和作用。加强档案管理数字化建设、优化档案管理方案和方法，不仅可以实现档案事业的持续发展，而且还与时代发展特征相契合。档案部门应针对当前影响档案事业可持续发展的因素进行分析，并制定改革策略，才能够真正促进档案事业的可持续发展。关键词：档案事业；可持续发展；影响因素；改革策略档案数据信息作为重要的凭证，能够助力于社会各行业建设发展。尤其是在信息化时
2、代背景下，可持续发展已经成为档案部门工作的主要方向。但是，从现阶段档案事业发展的情况来看，其中还存在一些问题，影响档案事业的健康发展。针对这些影响因素进行分析，找到有效的解决方式，是推动档案事业可持续发展的重点。一、档案事业可持续发展的基本内涵（一）档案事业同其他事业的协调发展 随着社会的日益发展，档案事业同其他事业之间是相互联系、相互促进的，共同为可持续发展服务。档案事业同很多事业都有联系。比如，同政治、经济、技术、文化的联系等。平时生活当中档案是社会实践产生的，在经济、管理等领域都有重要性作用，并且已经成为社会活动开展的支持力量。档案事业是其他行业的重要支柱。档案事业的发展不能脱离其他事业
3、，其他事业在发展中要高度重视档案工作，以此推动档案事业的良好发展。（二）档案事业内部各项工作的协调发展 档案管理、档案行政、档案宣传、档案国际合作与交流等工作，这些都属于档案事业涉及的范围。每一项工作都是在社会实践需求中产生并发展的，是由多个整体一起组成的档案事业，具有特定化的功能。第一，在档案事业的整个过程中，占有主体地位的是档案管理，该工作是档案基础工作开展和档案运用的具体工作内容。第二，档案工作应该做好统筹、全面协调，使得档案管理工作可以充分被监督，实现档案内部和外部系统发展。第三，在档案管理工作体系当中，不仅要做好协调发展，而且还要把档案管理工作的主体地位凸显出来，同时强化档案行政管理
4、的重要性，让档案宣传、教育、编辑出版的辅助工作能够日趋完善化，为档案事业未来发展助力。（三）档案工作各环节有序发展 档案工作想要充分发挥作用，为其他事业的发展奠定基础，那么要做好内部的有机协调，使得每个档案管理环节都实现有序发展。做好档案的基础工作，包括档案的收集、整理、统计和检索等内容，其中各个环节的承接对档案工作有着相应影响。第一，档案的收集环节十分重要。要在这个环节注入全新的发展理念，从单一的发展形态向着多种类型进行拓展。档案工作只要与国家和社会的保存价值相符合，就可以把相应的标准全部进行收集。第二，在开展档案资源管理工作时，要做好档案的保管工作，尤其是一些比较重要的文化资源。档案容易被
5、自然或人为灾害损坏，导致没有足够的人员和资金修复收藏的档案，所以在档案保管问题方面要坚持以可持续发展的眼光开展工作。第三，在档案整理的过程中，要改变思想观念，从原来先收后整调整为一边收集一边整理，切实提高档案管理工作的效率和质量。第三，关于档案的鉴定工作，应该从全局视野和发展的角度对待档案的保管价值，将重复的文件内容和没有保存价值的文件信息做有针对性的处理，以当代和后代利益考虑做好档案保存工作。二、档案事业可持续发展的影响因素（一）工作标准缺乏科学有效性从当前来看，多数档案部门均将档案数字化管理作为未来的发展方向，且主动参与到数字化的建2642023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTI
6、CE设当中。但其大多对数字档案管理工作不够熟悉，对如何开展该项工作、建立何种制度无从着手。同时部分人还片面地认为只要引进并使用先进的软件工具就可以提高工作效率，但实际上并没有达到预期的要求。也有部分人存在敷衍心态，仅针对价值较高的档案内容进行管理，这种行为也导致档案部门的数字化管理工作一直无法实现突破和提高。（二）档案安全意识不到位在档案事业应用网络技术的过程中，应该客观认识到网络技术可能带来的安全问题，并运用科学的手段对网络安全进行有效的控制。网络安全一直是社会普遍关注的热点问题，如果网络被不法分子攻击或非法使用，会对网络信息造成极大的安全隐患。目前，部分档案管理人员专业性不足，对计算机管理
7、知识掌握不够全面，在信息安全方面尚未建立更为敏感的意识，这也在一定程度上降低了档案信息的安全性。（三）档案人员综合素质有待提高采用数字化手段完成档案管理工作，不但要具备更为扎实的管理知识，同时还需熟练应用计算机技术。因此，档案数字化管理对管理人员的专业素养提出了更高的要求。档案管理人员需建立先进的思想意识，掌握新的方法，顺应时代发展的需求。目前，许多档案管理部门人员学习意识薄弱，接受新理念和新知识的速度较慢，专业性与管理能力偏低，缺乏高质量的专业人才。三、档案事业可持续发展的优化对策（一）数字资源长期存取技术的应用档案的存储是档案事业的优势也是其核心价值的一种体现。档案馆作为各类资料的存储馆，
8、其具有文化记忆等存储的任务。档案馆要发挥自身的优势，承担社会的责任，发挥档案保存的价值。在信息化时代，应该充分利用先进的信息技术，使得国家各级档案馆和互联网进行紧密联系，构建出一种网络资源系统，实现互联网背景下的资源收集工作。（二）向数字档案馆联盟发展 档案事业发展改革应该向着数字档案馆联盟方向发展。第一，向数字档案馆联盟发展是由数字信息交流的特征决定的。第二，信息化时代，档案事业开展各项工作都要进行联盟。比如，数字资源的长期存储就需要利用联盟进行。而档案馆联盟发展，其速度要比传统档案馆发展速度快很多。（三）优化档案事业可持续发展制度1.形成监督机制。档案行政机构管理机制等内容的制定，需要由国
9、家档案管理部门来执行，并且要在相关部门的指导下完成这一工作。所有档案管理工作，需要在党委和政府的领导下实施统筹规划，并统一制定监督，指导相应工作的开展。第一，应该让定性和定量进行结合，形成管理的目标，包括近期目标、长期目标等。其中，长期目标是树立监督的有效标准。第二，明确岗位人员的职责和权限，使其可以承担起自身的工作，保证工作有序进行。第三，要充分发挥监督作用，设立监督权限，指派专人落实监督工作，实现有奖有罚的正向引导。第四，形成便于操作的查处制度和办法，特别是针对违规和没有完善的目标要使用适合的方法来处理，有效避免形式化的问题。2.强化档案安全和规范。（1）档案资源的安全。第一，利用系统服务
10、器，总部、下属机构都要设置服务器，并且事先设置好服务器 VPN。第二，应用档案知识资源系统做等级的划分，将安全访问权限分别设立好。第三，针对系统內的一些机密文件要做好加密设置。（2）档案管理的规范。要想真正意义上实现档案管理规范，需要在认识方面不断提高，把制度管理工作视为核心内容。利用档案法律法规，对档案管理中存在的管理问题进行有效的协调与调整。第一，制定较为完善化的档案保密规章制度，确保档案管理工作开展更为制度化和规范化，进一步确保档案管理的良好运行。第二，重视对档案事业发展影响的相关因素，充分引入政府资源，使得档案建设有足够的资源，不断加大档案建设力度。第三，重视档案管理工作，使其和经济发
11、展同步发展，构建指标体系，使得档案管理工作可以量化，不断强化同各部门的协调性发展。（四）提升档案管理工作重视程度第一，相关领导人员要给予档案管理更高的重视，在会议上反复强调，同时也可通过政策或文件的形式下达工作要求，在整个档案部门内全面提高档案管理工作的地位，也让相关人员意识到自身工作的重要性。第二，档案管理人员也需在实际工作中体现自身对工作内容的重视，信息的收集和分析等工作均需认真执行，形成更高的工作责任感。针对档案管理实施期间发现的问题要及时总结，提高工作的效率和准确性。2652023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE（五）构建专业化档案管理团队在档案管理工作中，档案管理人员
12、的职业素养相对关键，对整个档案管理工作质量有着重要的影响。首先，档案管理人员的素养体现在责任意识方面，要全面熟悉工作的具体内容和流程。其次，在实施具体工作期间，档案管理人员也需以更为细致和认真的态度，运用科学的管理方法完成工作。为提高档案管理人员的职业技能，使其以更高的技术水平参与管理工作。档案部门需运用有效方法促使管理人员提高职业素养，通过宣传手段强化管理人员的责任感，或者通过定期培训等形式提高其专业技能，并对管理人员的学习情况进行考核，促进其不断提高自身的档案管理能力。（六）增加资金投入力度档案部门普遍对档案管理工作重视程度不足，长此以往会导致管理工作相对滞后，多数基础设施和技术手段均难以
13、适应现代化档案管理工作的需求。为提高档案管理工作的效率和效果，需引进专业化的管理设备，这也是档案部门提高档案管理工作质量的有效举措。引进先进设备需要档案部门投入更大的资金成本，配置与档案管理相关的软硬件设施。同时为保障软件能够与单位档案管理工作相匹配，档案部门还可在有条件的情况下投入资金开发管理软件，设计出与本单位档案管理工作相适应的软件类型，这样可明显降低档案管理人员的工作量，使其借助软件设施提高管理工作的实施效率和准确性。（七）积极引入现代化管理方法在我国信息技术持续优化的背景下，档案部门在实施档案管理工作时也需侧重发挥信息技术的优势功能，使其作为优化档案管理工作质量的有效手段，推动档案部
14、门管理工作的全面提高。将网络技术与档案管理工作有机融合，能够显著提高档案部门管理工作的质量。可结合数字化管理的具体情况对管理制度进行革新，保证管理系统科学运行。主要包括档案归档、文件保密、网络安全等制度，保证档案管理工作的有效性。同时也需保证档案的安全性，实现档案调用的各环节可追溯，保证具有查阅权限的人方可调取档案。所有档案查阅过程均需记录在案，并通过审批，在档案的安全性和价值利用方面实现有效的平衡。（八）营造积极的社会档案氛围档案事业的可持续发展，需要社会各界的广泛关注。因此，构建积极的社会档案氛围是非常重要的。档案部门要积极与各部门配合，全面收集和获取档案数据信息，并加强宣传力度，提升档案
15、事业的社会影响力，使人们能够认识到档案的重要性，让广大人民群众能够更加充分地了解档案、重视档案。档案部门可以综合利用多种方法以及社会途径，满足社会对档案日益增长的需求，提高档案信息的利用率。通过构建接待阅览室、完善咨询平台、举办展览等方式，让广大群众参与到档案工作中来看。群众可以登录相关公众号、新媒体平台等，发表自己的意见和建议，为档案事业的可持续发展提供有价值的建议，助力档案工作的优化与完善。加强档案事业动员宣传也非常重要。在当今社会能够真正与档案接触的人并不多，为了获得更多人支持，档案部门要通过强有力的动员宣传活动，提升社会大众对档案的认知，扩大档案工作的影响范围，吸引更多的优秀人才加入到
16、档案事业中来。目前宣传方式有两种：第一种是依托媒体平台进行宣传，另外一种是档案馆进行宣传。近些年，档案馆与各大媒体的联系越发紧密，一些档案部门会定期召开记者会，将近期档案工作的内容透露给媒体，实现宣传的深化。通过实践发现，档案部门的宣传基本都是通过一些特定活动进行的，档案部门自身的宣传非常关键。档案部门可以定期组织档案大赛、家庭档案大赛等方式，激发人们的参与热情，全面推进档案事业的繁荣发展。档案事业是社会发展的基础，与各行业联系密切。在信息化、数字化时代，应加强档案事业的信息化建设，符合社会发展规律和要求，通过优化管理制度、加强宣传力度与监督机制，能够从整体上提升档案工作效率，确保档案信息安全，进而实现档案事业的可持续发展。参考文献 1 陈微.浅析我国档案事业可持续发展影响因素 J.黑河学刊,2021(04).2 赵雪冰.创新是保持档案事业可持续发展的动力 J.电子制作,2021(22).3 于腾霄.创新是保持档案事业可持续发展的动力 J.办公室业务,2021(17).4 袁子嘉.我国档案事业可持续发展影响因素分析 D.黑龙江大学,2020.责编：蒋立民
