1、772023 年第 2 期LANTAI BBS兰台论坛妇幼保健院档案信息化建设探析周轩池（佳木斯市妇幼保健院，黑龙江 佳木斯 154000）摘要：档案管理信息化是档案管理工作发展的必然趋势。本文结合佳木斯妇幼保健院的档案管理实际经验，对档案信息化管理在实际工作中的优势进行了总结，分析了当下妇幼保健院档案管理工作存在的不足与问题，并就信息化建设措施以及后期应用与管理方式提出了建议。关键字：妇幼保健院；档案管理；信息化建设妇幼保健院的工作有自身的特性，它主要的服务人群为妇女和儿童。妇幼保健院是具有公益性质的事业单位，常规工作包括孕期体检、儿童常见疾病诊疗等。妇幼保健院的工作面向基层，服务项目多、人
2、群广，所以档案文件繁杂。多种因素使得妇幼保健院的档案管理工作繁重，而信息化档案管理是提升妇幼保健院档案管理工作质量的有效途径之一。一、妇幼保健院档案信息化的作用（一）可以节约文件存放空间妇幼保健院的公益性服务性质，决定了在实际工作过程中会产生大量的档案文件，包含文书文件、诊疗文件、人事档案文件等。这些文件的完整保存，需要大量的文件存放空间。采用信息化档案管理方式，很多档案可以通过电子档案的模式存在，大大节约了文件的存储空间。利用信息化技术可以使用硬盘、网盘进行数字化的存储，通常能够满足妇幼保健院的档案存储需求。信息化技术还有分布式网络存储、云计算和云存储等技术，能够为今后的档案文件存储提供拓展
3、保证。（二）简化工作流程，让管理更加便捷妇幼保健院的档案管理工作繁杂，工作量相对较大。常见的档案操作如病例的管理，妇女儿童患者在康复后，通过医保、商业保险等方式进行报销，需要提供诊疗的证明。而这些操作如果沿用传统的纸质查询、复印的模式，就需要大量的医疗工作者提供服务。信息化档案管理可以采用数字化存储与查询模式，通过计算机寻找到相关资料进行打印输出。此外，在医疗科研档案、人事档案、财务档案等方面，信息化档案管理也大大简化了保健院的工作流程，让档案管理效率更高，能够发挥实际的服务效用。（三）档案文件的管理安全性更高信息化档案管理可以提升安全性。首先，信息化档案管理需要使用计算机，以管理员的身份进行
4、操作。而管理员身份对应着口令与密码，是需要进行验证的。这就提供了一层档案操作的安全性保证。其次，档案文件可以通过信息技术中的存储技术进行多样化的备份。例如，移动设备备份（移动硬盘、U 盘等）、网络数据库备份（云盘、网盘）、服务器信息平台备份；多种方式的数据文件备份可以避免因传统档案文件丢失、氧化等问题造成的文件损坏。最后，除了档案信息管理员进行全面档案文件操作，也可以根据保健院的工作需要、权限等级、保密级别进行不同的文件读取权限设定。比如，为财务人员设定对应文件的读取权限，人力资源人员设定人事档案的部分读取权限等操作。灵活设定应用角色，方便保健院多部门综合办公。（四）规范文件格式妇幼保健院以往
5、的病例和诊疗诊断文件都是医务人员手写的，每个人的书写习惯和格式都存在着不同，甚至有些诊断书写过于潦草，难以辨认。医学技术研究需要参考诊断和病例进行，通过这些文件进行统计有实际的研究意义，但统计工作由于文件的不规范很难开展。而信息化档案管理可以打造统一的文件格式，内容通过输入法进行规范输入，让医疗文件能够规范保存，便于统计与分析。（五）促进诊治过程更加公开、透明由于妇幼保健院的信息化档案管理形成了相对统一的诊治文件格式，使得诊治过程相对规范，具有一定的参考性。同时，也产生了约束性，无形中也避免了极少数责任心低的医生进行过度检查、过度治疗现象的发生。治疗的过程相对流程化，检查782023 年第 2
6、 期兰台论坛LANTAI BBS合理、用药公开。这也使得妇幼保健院的工作能够更加得到患者的认可，尤其是妇女和儿童群体。二、妇幼保健院档案信息化建设存在的问题（一）档案管理人才匮乏信息化档案管理简化了档案管理的工作流程，大部分档案管理工作通过应用软件与网络结合完成，这对档案管理人员的综合素质提出了更高的要求。档案管理人员不但要具备档案管理、图书馆管理检索的专业知识，还要具备信息技术软件应用能力，最好是能具备计算机网络、数据库方面的基础知识，以及具备良好的沟通表达能力。而妇幼保健院在当地的医疗机构当中，通常来说规模不大，薪资也仅处于中等水平。很多妇幼保健院的档案管理科室人员是从不同部门抽调组成的，
7、具备档案管理相关专业技能的人员占比低。而且档案管理科室人员组成平均年龄偏大，他们当中很多人员不具备软件应用能力，网络技术和数据库技术更是超出了他们的知识结构。对于妇幼保健院来说，能适应新的信息化档案管理，让信息化档案管理做到动态管理、优质管理的优质人才是严重匮乏的。（二）档案安全存在隐患1.操作系统不安全问题。不同操作系统安全性能指数不同，并且操作系统还存在着一些漏洞与后门，这些都是网络木马、病毒的攻击点，容易产生档案管理过程中的不安全，造成档案文件数据的泄露与毁坏。2.应用软件不安全问题。信息化档案操作是通过应用软件来完成的，应用软件自身的不完善也会造成操作错误。同时应用软件安全性能弱，也容
8、易成为网络攻击的对象。3.系统管理员管理不完善造成的安全问题。系统管理员担负着管理网络的责任，提升网络安全性能是其中的一个重要环节。专业的系统管理员会关闭无实际工作意义的默认群组，增强用户口令复杂度，建立外部网络和内部网络的安全防护体系。如果系统管理人员经验不足，就容易降低安全系数。妇幼保健院的档案系统管理人员网络相关技术水平亟待整体提升。4.网络安全技术缺乏有效应用造成的安全问题。针对网络中的威胁，网络安全技术能够有效提升安全性能。网络安全技术包含很多内容，如安装杀毒软件、使用防火墙、利用加密技术产品等。（三）电子档案建立存在困难妇幼保健院要实现信息化档案管理，就要建立电子档案，尤其是建立诊
9、疗方面的电子档案。但是在实际工作过程中，建立电子档案存在一些困难。首先，信息采集量大，尤其是前期的纸质文件都需要在一定时限内进行电子档案建立，需要花费较多的人力进行输入。其次，电子档案要实现统一编号。有些诊疗文件虽然有电子档案，但是编号缺乏科学的规范性，编号规则不统一，难以利用。最后，还存在着电子档案与纸质档案没有建立联系，尤其是在病例文件管理中对应性差的问题。这就造成了一些实际工作中的操作脱节，降低了工作效率，让信息化档案管理的联动性和共享性受到较大的影响。（四）档案管理机制匮乏一是新的工作内容管理机制的建立。信息化档案管理改变了传统档案管理模式，伴随而来的工作内容也产生了改变，所以管理机制
10、与规范要针对妇幼保健院档案管理产生的新工作内容进行制定。二是以往管理机制条例的增删。重新审视以往的档案管理机制内容，对仍然存在实际档案管理意义的进行保留与修改，对于已经与现在信息化档案管理工作脱节的条例要进行删除，同时仔细研究以往档案管理机制的细节作用，作为补充新管理机制的规范点。三是新的档案管理机制条例制定，一定会存在一些不足，在实际信息化档案管理中，需要不断汲取工作人员发现的问题，总结新的经验，不断完善妇幼保健院的管理机制，也是一个长期的工作内容。（五）档案网络建设不完善信息化档案管理需要搭建内部网络，实现外部网络互联，需要具备充足的网络硬件设备和功能相对强大的应用软件系统。而妇幼保健院通
11、常只具备基本的互联网络，网络硬件与软件系统受到经费限制，相对不足。例如，常用的网络硬件设备有路由器、打印机、射频扫描仪等。妇幼保健院通常是多台设备共用打印机，工作效率受到影响。路由器仅仅满足网络联通，在硬件设备出现问题的时候，无法及时更换。对于实时进行网络拓展试验的需求就更加无法满足了。在档案管理软件应用方面，由于不同软件应用系统开发公司不同、功能不同，售后维护也不同，价格也存在一定差异。妇幼保健院通常使用的档案管理应用软件系统售价不高，功能仅能满足基本操作，拓展性差，维护功能无法体现。三、妇幼保健院档案信息化建设采用的有效措施（一）加强声像档案管理采用信息化档案管理后，文件的存储不再局限于文
12、字，包括图像、音频、视频等多媒体文件都可以进行保存。妇幼保健院在诊疗过程中，会有大量的声像诊疗文件。例如，彩超、CT、胃肠镜等检验文件，都可以进行声音和图像的保存。声像保存是早期档案文件保存的弱项，却又是医疗技术科研中具有实际参考价值的珍贵材料。针对新的信息化声像档案存储能力，要做好三方面声像档案管理工作。792023 年第 2 期LANTAI BBS兰台论坛首先，建立声像文件专属存储板块，或者打造信息互动平台，在平台中设置声像档案管理空间。其次，要对声像医疗档案文件做定期的备份，增强诊疗材料的物理安全性。最后，设置定期审查机制。对声像文件设置审查期限，进行图形和声音清晰度判断。可以设置专门的
13、声像审查专员，进行对应工作。（二）加大经费投入妇幼保健院信息化档案管理需要加大经费的投入力度。在信息化建设过程中，一方面，网络的搭建、网络硬件的购买、软件应用系统的购买需要大量的经费。很多网络硬件属于耗费型器材，需要进行一定的替补与更换。网络硬件的丰富也能够提升信息档案管理网络的功能性。对软件应用系统来说，优质的软件系统具备功能拓展性，能够为档案管理以后产生新职能做准备。优质的软件系统界面更加友好，便于操作，让档案管理人员应用更加方便。优质的软件系统功能更加稳定，很少产生突发故障，即便发生也能提供优质的后期维护服务。另一方面，人才的培训和深造也需要经费的支持。妇幼保健院应加大经费投入，提供多项
14、的培训服务，创造人才深造机会，这是培养档案管理人才的必要途径。（三）建立规范的电子档案管理系统配合信息化档案管理，需要建立规范的电子档案系统。一方面，在妇幼保健院的医疗过程中，应该做到电子档案有统一规则的编号规范。电子编号具有实际分类意义，能够根据电子编号区分档案类别，如人事档案、医疗病例、财务档案等。另一方面，实现电子档案与实际档案文件的一一对应。通过电子档案能够直接映射出实质档案的存放位置以及包含的主要文件。将实质文件的图片保存在对应的目录下，工作效率更高。对于门诊的医疗文件，尽量产生相对规范的检测范围。比如,主要包含哪些固定项目、哪些检查项目是合理范围内的。当然由于医疗的主要目的是为病人
15、确定病症、准确治疗，所以这些规范只是相对的，不完全固定，仍然要以医疗人员的判断为主。建立规范的电子系统能在信息化档案管理的应用中发挥超高的效率，并且能让档案应用对应到保健院的实际医疗过程中。（四）有效应用网络安全技术第一，应用密码学技术。密码学就是对网络中的档案文件信息、用户信息进行加密的操作。即便档案文件信息被盗取也无法读取其中的原始信息。常用的加密算法推荐使用 MD5 数字签名技术或者早期的三重加密技术。为了避免参数密钥被破解，建议尽量使用非对称的加密算法技术。第二，使用可更新的病毒查杀软件，避免常见病毒的破坏。第三，采购并使用正规公司开发的应用软件产品。这类软件系统相对后门较少，稳定性能
16、好，被攻破的可能性低。第四，使用安全性较高的操作系统。建议使用 LINUX 系列的操作系统，安全性能高，对比微软的 WINDOWS 系统攻击点更少，不容易被发现。第五，防火墙搭建建议采用多重宿主结构，就是在外网路由器和内网主机、路由器三者之间建立三个防火墙产品防护，防护结构稳定，安全性能高。（五）培养档案信息化管理人才新的档案管理模式对应新的工作内容，对档案管理人员也提出了新的要求。培养优秀的信息化档案管理人才，要从信息技术的应用、掌握基本网络技术、具备档案管理专业知识体系结构、具有较高的职业素养等几个层面入手。可以通过以下几个途径进行培养。第一，举办研讨交流会、办公交流会，中年档案管理人员对于信息技术接触少，掌握速度慢，这是客观存在的问题，但并不是无法解决的。让中年工作人员与年轻档案管理员多交流、互相学习。中年档案管理人员学习档案信息化技术、网络基础知识，青年档案管理人员学习档案管理的经验，各取所需、共同进步。第二，提供信息技术、网络技术培训机会。可以聘请专业人士进行讲座，也可以定期选拔部分人员进入培训机构和高校进行短期培训，从而提升档案管理信息应用能力。第三，引进档案管理专业人才。
