1、采购计划与预算管理第二章 采购计划与预算管理1.采购计划主管的岗位职责职责1根据采购经理的工作安排，做好采购计划及预算管理工作职责3组织编制采购预算，交财务部审核后监督其执行情况职责4实时掌握物资材料的库存情况，对所订购的物资从订购至到货实行全程跟踪职责5深入了解市场的竞争态势，多方收集供应商信息，不断拓宽供货渠道职责6监控库存变化，及时补充库存，使库存维持合理的结构和合理的数量职责2汇总公司物资材料的月、季及年度的申购计划，组织编制月、季和年度采购计划完成上级交付的其他任务职责72.采购计划专员岗位职责职责1分析原材料、零部件历史消耗数据，依据主生产计划编制物料需求计划职责3对非计划备货物料
2、，根据订单要求按单编制临时采购计划，以满足供货要求职责4跟踪订单情况，监督采购物料及时到货，保障库存，并满足销售订单及生产需求职责5完成上级交付的其他任务职责2依据物料需求计划和物料的库存情况，编制年度采购计划职责3汇总公司物资材料的月、季及年度的申购计划，编制月、季采购计划3采购预算专员的岗位职责职责1在采购计划主管及财务部预算员的指导下，确立采购预算原则职责3协助采购计划主管监督采购预算的执行情况职责4根据采购需求的变化情况，提出采购预算修正案并上报职责5对采购预算执行情况进行分析，并编制预算执行报告职责6完成上级交付的其他任务职责2对公司各部门的采购预算进行综合和平衡，汇总报公司决策层通
3、过后下达实施4.采购申请提出及审批权限规定表物品类别采购申请提出人申购依据审核人审批人工程项目所需公司采购的材料、设备等项目负责人合同及设计任务书所做的预算表、工程进度表、材料及设备采购清单部门负责人或授权人工程副总经理日常经营所需的材料、设备等各部门经营需求、加工要求部门负责人或授权人经营副总经理工具及配件、器皿、劳保用品、量检具等使用部门月初提出采购申请部门负责人或授权人相关主管领导经营、办公等需要的大件设备和工具（属于固定资产投资类）使用部门在年初编制固定资产采购申请总经理普通办公用品、劳保用品等综合办公室根据使用部门需求统一提出年度或月度采购申请部门负责人或授权人总经理常备用料采购计划
4、专员（由库房管理员配合）日常领料情况、库存情况各部门经理研究开发所需要的原料、辅助材料、工具、设备等技术中心根据需求时间提出月度或日采购申请部门负责人或授权人技术副总经理5.直接材料采购预算表编号： 填写日期： 年 月 日季度一二三四合计预计生产量（单位： ）材料单耗 A材料 B材料预计生产需用量 A材料 B材料加：期末库存量 A材料 B材料预计需要量合计 A材料 B材料减：期初库存量 A材料 B材料预计采购量 A材料 B材料材料单价（单位：元） A材料 B材料预计采购金额（单位：元） A材料 B材料6.年度原材料采购预算表编号： 填写日期： 年 月 日采购项目1月2月3月4月5月6月7月8月
5、9月10月11月12月累计原材料A原材料B原材料C7.采购现金预算表序号物料类别1月2月3月新购预付到期新购预付到期新购预付到期1234审批： 审核： 填表： 8.材料定期采购计划表填写日期： 年 月 日 页次： 材料名称规格每月估计用量订购交货日期每日用量每日最高用量基本存量最高存量基本存量比率每次订购数量9.订单采购计划表填写日期： 年 月 日 编号： 材料名称品名规格适用产品上旬中旬下旬库存量订购量生产单号用量生产单号用量生产单号用量10.月度材料采购计划表填写日期： 年 月 日 编号： 材料名称规格部门全年采购总量单价金额每月采购计划1月2月3月数量金额数量金额数量金额批准/日期： /
6、 年 月 日 审核/日期： / 年 月 日 编制人： 11.所有物品年度采购计划表编号： 制表人： 物品种类序号品名规格单位单价年度用量现有库存量年计划采购量年用金额计划采购日期12345678910111213141516171819202122制表日期： 年 月 日 本表有效期： 年 月 日至 年 月 日12.物品申购表编号： 申请部门申请时间物资品名型号技术标准数量预计价格要求到位时间物资用途描述申请原因申请人： 填写日期： 年 月 日13.材料请购单请购单编号： 请购日期： 年 月 日请购项目品名规格物料编号部门数量用途说明需要日期预算编号总经理厂长主管副总经理经办人材料类别原料 物料
7、 设备 维护、零件 其他交货情况一次交货 分批询价记录供应商名称单价总价交货期及品质供应商选择参考资料库存量可用天数1请购量可用天数2前次购买单价供应商3总经理采购经理4主管副总经理采购专员14.设备采购申请表序号名称型号规格零件编号数量单位参考单价要求到货时间购买单价备注123456789申请部门经办人备注负责人审批意见设备部经理采购经理主管副总经理总经理完成情况订货期 月 日订货人预计到货期 月 日（如在 月 日前收不到货，请与订货人联系）收货期 月 日收货人数量型号是否相符有无合格证有无说明书收货情况简述供应商资料名 称联系人地 址邮 编电 话传 真开户行账 号15采购变更申请表请购部门
8、原请购单编号品名规格采购日期变动内容变动原因联系电话经办人采购部意见采购专员采购主管采购经理日期： 年 月 日日期： 年 月 日（盖章） 年 月 日财务部核准意见经办人负责人日期： 年 月 日（盖章） 年 月 日主管副总（盖章） 年 月 日总经理（盖章） 年 月 日备注1随附资料：原采购请购书复印件、已采购合同复印件2本表一式四份：请购部门、采购部、财务部、企业管理部各一份16.采购变更审批表编号： 申请日期： 年 月 日申请部门变更内容概述原采购请购单编号原采购审批表编号变更金额变更采购方式部门经理意见采购经办人采购经理意见财务经理意见主管副总意见总经理意见批复文号是否通过审批是 否附件制表
9、人： 电话： 17.采购审核表 日期： 年 月 日申购部门申购单编号总经理品 名数 量询价记录序号供应商价格品牌1副总经理234采购经理签署意见承办人18.材料采购记录表 日期： 年 月 日求购日期求购单号材料编号品名规格供应商单价数量订购日期验收日期质量记录19.采购月报表 月份： 年 月日期预定实际请购部门品名数量单价订购日期传票编号数量单价金额交期检验结果付款摘要合计20.单件产品采购统计表产品品名： 填写日期： 年 月 日序号名称规格型号供应商联系人单价单件产品用量金额21.原材料采购数量排名表排名原材料名称规格计量单位年度采购金额年度采购数量采购单价年度内最高价年度内最低价平均价12
10、3422.采购预算编制流程开始用料计划编制采购总计划分析并确定需求接受需求进行计算确定余量订单计划制订订单计划综合平衡制订认证计划进行准备结束编制资金预算审核总经理财务部采购部相关部门审批配合销售计划、生产计划23.采购预算编制流程说明表任务概要采购预算编制节点控制相关说明1公司每年年底制定次年度的营业目标，市场营销部根据年度目标、客户订单意向、市场预测等资料，进行销售预测，并制订次年度销售计划2市场营销部根据销售预测计划和本年度年底预计库存及次年度年底预计库存，制订次年度之预测生产计划，各单位根据年度营业目标，预测生产计划，并据此编制月份材料需求计划采购部根据实际库存量、生产需求量编制“采购
11、总计划”采购部制订供应商认证计划，为供应商认证工作做好准备1财务部负责配合提供上年度材料单价、次年度汇率、利率等各项预算基准2根据财务部提供的资料，采购部分析市场需求，熟知市场需求计划3采购部在接受市场需求之后，采购人员熟知生产计划及工艺常识，准备订单资料和制订订单计划说明书采购部依次分析市场需求、生产需求、订单需求，并分析项目供应资料采购部计算总体订单量，并确定剩余订单容量，对比需求与容量采购部在进行计算后，综合考虑市场、生产、订单容量等要素，分析物料订单需求的可行性，调整订单计划采购部制订订单计划，送市场营销部审核通过后，送财务部编制“资金预算”24.采购计划编制流程图开始编制采购预算执行
12、计划结束核定制订公司经营计划信息收集汇总采购需求审批确定采购种类、数量、时间、方式等审核审批审批总经理财务部采购经理采购部相关部门制订采购计划采购计划分解提出采购需求上年度经营状况及年度经营目标相关信息的收集与分析24.采购计划编制流程说明表任务概要采购计划编制节点控制相关说明公司各部门根据企业经营计划和本部门情况提出物资采购需求，拟定部门物资需求清单，并填写请购单1采购部对各部门的采购需求申请进行汇总2采购部对物资的库存情况与各部门的采购需求进行分析，并结合企业上年度生产状况、销售状况等情况及本年度经营目标，确定年度采购需求3采购需求主要包括采购物资类别、采购数量、采购金额、采购方式等内容4
13、采购部根据实际采购需求，编制采购预算并报采购部经理、财务部、总经理审核5财务部根据年度采购预算和采购管理制度对采购部的预算进行核定采购部对上述信息进行分析汇总，制订年度采购计划，并将年度采购计划上报采购经理、总经理审批将年度采购计划分解成月度计划并执行25月度采购计划编制流程图采购预算提交采购申请分析汇总采购信息拟定月度采购计划审核结束采购实施审批审核审批审批根据上月采购情况及下月工作计划开始总经理财务部采购经理采购部相关部门26.月度采购计划编制流程说明表任务概要月度采购计划编制节点控制相关说明1各部门提出部门的物资采购需求，向采购部提交请购单和采购计划调整申请单2仓储部填写月度库存量、安全
14、库存表单和请购单1采购部收集各部门请购单和采购调整申请单2采购部汇总相关部门采购需求，结合年度采购计划分解信息、月度生产、销售等情况确定采购需求，并编制月度采购预算表3财务部根据年度采购预算及相关制度，审核月度采购预算表采购部依据上述信息及采购计划编制要求拟定月度采购计划，交采购经理、总经理审批后执行27.采购计划审批流程图否是开始提出采购申请库存调查结束审核采购执行采购预算填写采购申请单汇总采购需求审批总经理财务部采购经理采购部相关部门采购到所需物资审批替代品采购申请28.采购计划审批流程说明表任务概要采购计划审批节点控制相关说明1各部门根据日常经营活动需要，提出采购申请2各部门向采购部递交
15、请购单，请购单要说明请购的品名、数量、需求的日期、预算金额等内容采购部根据请购单的内容对采购需求进行汇总，并进行需求分析1采购部查核采购物资库存情况，由采购部经理审批2财务部对采购申请进行预算复核，并交总经理审核采购经理安排采购任务，制订采购作业计划，并组织实施采购工作1当因某种原因，不能采购到计划采购物资时，由采购部或所需采购物资部门提出替代品采购申请2一般替代品物资采购申请由所需采购物资部门经理审批，重要物资或关键物资的替代品采购申请由总经理审批，若采购物资涉及相关技术方面的问题，应有相关技术人员的参与29.采购计划管理流程图是否预算外预算内采购部分析用料计划制订物料需求计划财务部总经理分
16、析采购历史数据供应商管理相关部门主管副总经理审批预算审核执行采购计划采购计划差异分析结束用料计划开始审批制订采购计划30.采购计划管理流程说明表任务概要采购计划管理节点控制相关说明根据企业内相关部门提出的用料计划，采购部制订物料需求计划采购部了解所需物料库存情况和以前的使用情况，修正第步制订的物料需求计划1调查现有的供应商资料，了解他们的信用、物料质量等2根据需要和可能，寻找新的供应商，以备选择3进行比价审核，确定信用好、实力强、价格低廉的供应商1将上述工作形成书面计划，对物料的价格变化加以说明2将此计划报财务部进行成本预算和资金平衡的审核3若采购计划在成本预算范围内，报主管副总经理审批；若超
17、出成本预算范围，报总经理审批采购部执行采购计划购买所需的物料，在执行过程中分析差异、修正计划31.采购调查主题项目表调查主题说明投资回收分析处理方法、渠道及技术，以确定什么可以为企业创造最大利润租借或采购收集每一种替代品优缺点的数据，以制定最佳决策自制或外购比较每一方案的经济及管理效果，以便做出明智选择包装方式调查工序及物料，以确定能以最低成本满足要求的方法产品规格对现有物料规格进行分析以确保满足需要的功能，避免采购具有不必要的属性或不必要的高性能的物料，以保证有竞争力的采购行为标准化考察所使用的具体物料的用途，考虑用一种通用物料来满足众多要求的可能性替代品使用不同的物料替代现在所采购的物料，
18、对其技术及经济效果进行分析现有供应商对现有供应商进行分析，并通过各种渠道发掘潜在供应商32.价值分析实施细则表项目说明掌握特征价值分析法是一种无需降低产品质量而削减产品成本的方法选择物料选择一种成本相对较高或大宗采购的物料作为价值分析对象，这种物料可以是零件、原材料。选择一种你认为高于其应有成本的物料。彻底弄清楚这件物料是如何使用和使用它的目的，即它的功能提出问题1是否具有贡献价值2物料成本是否与其用途相符3基本功能与次要功能是否可以分离出来4一段时间后功能性需求是否会改变5如果不是使用标准物料，是否可以使用标准物料6如果它是一种标准件，是否完全符合您的要求7存货中是否有相似的物料可以使用8物
19、料的重量是否能减轻9是否有新技术或新设计能够改变物料的功能10是否有不必要的加工过程11是否指明了商业特性12自己能否更便宜地制造这种物料13尽管自己能生产这种物料，但是能否以更低的价格采购到此物料14包装费用是否可以削减15是否可以建议供应商削减成本16明确总成本构成，包括原材料、合理的劳动力、日常开支及利润17是否有人以更低的价格采购到了此物料选择方案1获取推荐物料样品2选择最好的方案并提出改进措施分析比较1期望利益能否实现2能否节省潜在费用33.物料调查的内容详解表项目内容解析1现在及未来的状况包括对物料的描述、现有的用途、对未来需求的预测、供应商、价格、期限、年费用、交通运输方式及现有
20、合同等2物料生产过程包括该物料是如何制造的、材料是如何使用的、这些材料的供应及价格情况、所需的劳动力、现在及将来的劳动力状况、替代品的生产过程及制造此产品的可能性，即成本、时间因素及难点3物料的用途包括主要用途、次要用途、可能的替代品及替代品的经济性4物料的需求状况包括企业现在及未来的需求、存货状况、未来信息的来源、提前期，以及行业、产成品用途及各公司的当前及预计的竞争需求5物料的供应状况包括现有的生产商的地点、可靠性、质量、劳动力情况；生产能力、经销渠道以及每个供应商的长处与弱点；现有的及预测的总供应情况，外部的因素，如进口情况、政府规定、技术更新的预测、政治及生态的趋势与问题6物料价格包括
21、行业经济结构、历史价格和未来预测、价格决定因素、生产及运输成本、关税和进口限制、质量影响和价格的商业周期变化、估计每个供应商的利润空间、供应商的价格目标、潜在的最低价、同行中的价格变动等7削减成本的战略考虑预测的供应量、用途、价格、效益、供应商的强项与弱项、自身在市场上的位置以及降低成本的计划等，对是否自制物料、是否签订短期合同、寻找或开发供应商等问题做出决策34.采购预算编制方法一览表方法名称优点缺点适用范围固定预算简便易行、较为直观1机械呆板，可比性差2不利于正确地控制、考核和评价采购预算的执行情况适用于在一定范围内相对稳定的采购项目，如采购金额变化很小，或者金额固定的采购项目弹性预算1克
22、服了传统预算编制方法的缺陷，扩大了预算的适用范围2有利于客观的对预算执行情况进行控制、考核、评价3避免了由于业务量发生变化而对预算的频繁修订操作复杂，工作量大1适合于采购数量随着业务量变化而变化的采购2适用于市场价格及市场份额不确定的企业滚动预算1利于根据前期预算的执行情况及时调整和修订近期预算2有助于保证采购支出的连续性和完整性3能够充分发挥预算的指导和控制作用操作复杂，工作量大适用于规模较大、时间较长的工程类或大型设备采购项目的预算增量预算方法简便、容易操作1使预算中的某些不合理因素得以长期沿袭2容易使基层预算单位养成资金使用上“等、靠、要”的思维习惯适用于由于某些计划采购项目的实现，而相
23、应增加的支出采购项目零基预算1确保重点采购项目的实现2有利于合理配置资源，切实提高企业采购资金的使用效益预算工作量大，需要投入大量的人力资源适用于各种采购预算定期预算预算期间与会计年度相配合，便于考核和评价预算的执行结果1周期长2具有一定的盲目和滞后性适用于服务性质的、经常性采购项目的预算35.采购预算编制步骤示意图提交预算结束开始明确企业以及部门的战略目的标制订明确的工作计划确定采购所需的资源确定较准确的预算数据汇总编制总预算改善预算36确定采购数量的步骤示意图分析影响采购数量的因素选择合适的订货方法控制采购数量运用数量策略结束开始计算适当的采购数量37.计算采购数量的方法详表方法名称特点说
24、明经济采购数量法1指存货总成本最低情况下所制订的采购数量2经济采购数量=（2年用量设置成本+采购成本）/（单位成本仓储成本）的值的算术平方根固定数量法1每次定购的数量相同2根据过去的经验确定固定期间法1每次采购的期间是固定的2每次采购的数量因剩余库存的不同而不同3采购期间的长短根据以往经验确定4固定期间法可以节约成本需求计划法采购数量生产需求量现有库存量38.订货方式控制采购数量的方式详表方式详细说明定期订货1确定采购的周期，一般为1周或1个月2预测下一周期的销售量3计算采购数量，采购数量（定货周期调度周期）消费预定量现有库存量已订货但还未到库的数量安全库存量定量采购1计算经济采购数量，经济采
25、购数量=（2年用量设置成本+采购成本）/（单位成本仓储成本）的值的算术平方根2决定订货点，订货点（年生产数量/12）调度期间+安全库存量39.确定采购数量的策略比较表策略名称优点缺点适应状况长期合约1期约交货，来源稳定2享有较大的价格优惠3一次采购分批送货，能节约采购费用1价格协商不易，合约形同虚设2合约数量固定，难以配合生产调整1主要物料、长期使用的必需品2品质规格标准化的产品3竞购者太多短期合约能够按照生产需求定制采购数量，降低库存成本采购费用较高，而且来源不稳定1非经常需要的物料2补充临时性短缺3价格波动大的产品多家供应1卖方竞争，交易条件好2来源分散，供应不易中断3市场信息多，有利于把
26、握市场趋势1分散采购，损失批量折扣2买卖双方缺少依存关系，没有供应责任3增加交易管理成本1主要物料，需求数量庞大2卖方无法独立供应的产品3规格标准化的产品独家供应买卖双方利害与共，供应商供应责任高1供应集中，风险高2难以把握市场趋势1来源管制或独占的产品2精密复杂的产品3产品寿命极短，设计规格经常变化的产品现用现购1能够在一定程度上降低采购成本2避免易腐蚀挥发的物料的库存损失需要即时寻找供应商，供应速度可能满足不了生产需要1按定货生产的产品2供应来源丰富3价格看跌4易腐蚀挥发的物料预购备用库存充足，能保障生产的顺畅进行需要较大的库存，增加了库存费用1需求量稳定的产品2存量管制的产品3耐久性产品投机采购1能节省采购成本2能避免货物短缺的问题需要大量的资金投入1价格看涨的货物2预期来源短缺的货物3资金充足40.编
