1、DB12/T544-20143.3.1记录了重要文件材料的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件材料及其电子版本的定稿均应保留。3.3.2收集电子文件材料时应同时收集工程建设过程中形成便于留存的纸质文件材料的电子版本。3.3.3对用文字处理技术形成的文本电子文件材料，收集时应注明文件材料存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件材料以XML、RTF、TXT为通用格式。3.3.4对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件材料格式的图像电子文件材料，收集时应将其转换成通用格式，如无转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件材料以JPEG、TIFF为通用格式。3.3.
2、5对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件材料，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。3.3.6对用视频或多媒体设备获得的文件材料以及用超媒体链结技术制作的文件材料，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件材料以MPEG、AVI为通用格式。3.3.7对用音频设备获得的声音文件材料，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件材料以WAV、MP3为通用格式。3.3.8对通用软件产生的电子文件材料，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件材料原则上应转换成通用型电子文件材料，如不能转换，收集时则应连同专用软
3、件一并收集。3.3.9具有电子版本利用价值的纸质文件材料应扫描成电子文件材料，扫描型电子文件材料应符合下列要求：1)扫描型电子文件材料使用的原文应为文件材料原件。应扫描的工程文件材料包括前期审批文件材料、施工图审查合格证、开工通知书、招标公告、中标通知书、土地使用证、许可证、验收鉴定书等。2)工程文件材料采用灰度模式进行扫描；页面中带有红头、印章或黑白照片、彩色照片、彩色插图的文件材料采用彩色模式进行扫描。3)工程图纸采用黑白二值模式进行扫描。4)扫描分辨率应大于或等于300dpi。4文件材料的整理4.1纸质文件材料整理4.1.1文件材料整理包括组卷、卷内文件村料排列、案卷编目及案卷的装订工作
4、。文件材料的整理应符合下列要求：1)案卷内不应有重份文件材料（转发件除外）。不同载体的文件材料应分别组卷。2)凡为易褪色材料（如复写纸、热敏纸等）形成的并需要永久和长期保存的文件材料，应附一份复印件。3)案卷内的文件材料保管期限应一致。如保管期限不一致，在确定保管期限时，要以案卷中保管期限最长的那份文件材料确定本卷保管期限。4)案卷不宜过厚，文字材料一般不超过20mm(约180页左右)，图纸一般不超过40mm。4.1.2组卷要保持卷内文件材料的有机联系和案卷的成套、系统，做到分类科学，组卷合理，便于保管和利用。一个建设工程由多个设计单元、单位工程组成时，工程文件材料应按设计单元、单位工程组卷。组卷可采用如下方法：3
