1、 4 1 2Word 2000 3Excel 2000 4PowerPoint 2000 5WPS Office 2003 4 4.1 4.2 Word 2000 4.3 Excel 2000 4.4 PowerPoint 2000 4.5 WPS Office 2003 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1 返回本章目录 4.1.1 1.办公自动化的概念 办公自动化是利用先进的科学技术，不断地使人的一部 分办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备 与办公人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统。2.办公自动化系统的环节 办公自动化系统应包括以下四个环节：（1）信息采集（2）信
2、息加工（3）信息传输 （4）信息保存 返回本节目录 4.1.2 办公自动化系统由设备、软件和办公人员三部分组成。（1）办公自动化设备 主计算机、各种输入输出设备、工作站、通信设备、各种办公设备。（2）办公自动化软件 办公自动化系统软件和办公自动化应用软件。系统软件包括单机或 网络操作系统、各种语言处理程序及高层应用软件调用的环境软 件，如Windows 2000等。应用软件面向用户处理用户具体办公业 务的软件，如Office办公软件、工资管理软件等。（3）办公人员 掌握现代办公技术的办公人员。返回本节目录 4.1.3 1.美国微软件公司开发的Microsoft Office 2000办公自 动
3、化应用软件，由文字处理软件Word、电子表格Excel、演示文稿PowerPoint、电子邮件Outlook Express、网页 设计FrontPage和数据库管理系统Access六个模块组成。2.我国金山公司推出的WPS Office 2003 WPS Office 2003由金山文字、金山表格、金山演示和金山邮件四 个模块组成。返回本节目录 4.2 Word 2000 4.2.1 Word 2000 4.2.2 4.2.3 4.2.4 4.2.5 返回本章目录 4.2.1 Word 2000 1Word 2000（1）Word 2000的启动 方法一：单击“开始”菜单，指向“程序”级联菜
4、单中的“Microsoft 方W r ”项：。浏览“资源管理器”，双击磁盘上的Word 2000文件，就可以 打开Word 2000，同时也打开了对应的 文档。Word文档文件的文件名前面有 图标。指向 方法三：单击“开始”菜单，选择“文档”级联菜单中所要打开的文档，即可打开该文档，同时启动Word 2000。方法四：双击桌面的“我的文档”图 标，打开“我的文档”窗口，双击需 要打开的文档即可。单击 单击 1Word 2000（2）Word 2000的退出 方法一：单击窗口右上角的关 闭按钮。方法二：单击窗口左上角的控 制图标，打开控制菜单，选择其中 的“方关法闭三”：命 击。“文件”菜单，选
5、 择“退在 ”出命W rd。2000时，系统将 关闭所有打开的文档，若文档没有 保存，系统将提示是否保存对文档 的修改。如果保存，则单击“是”按 钮，否则单击“否”按钮。单击“文件”关闭 4.2.1 Word 2000 单击“控制图标”单击“关闭按钮”单击“退出”4.2.1 Word 2000 2 标题栏 菜单栏“常用”工具栏“格式”工具栏 标尺 文本区 滚动条 状态栏 Word 2000 启 动 后，屏幕出现Word 的主窗口界面。窗口 的主要元素有：“常用”工具栏“格式”工具栏 垂直滚动条 水平滚动条 标题栏 菜单栏 标尺 文本区 状态栏 栏 创建新文档，操作如下：单击“文件”菜单中“新建
6、”命 令。创建新文档，还可以单击“常用”工具栏的“新建”图标按钮，系统 自动创建一个空文档。“文件”菜单 单击“新建”选择“空白文档”4.2.2 1 （1）创建新文档 双击“空白文档”图标，或单击“空白文档”图标和“确定”按钮，系统打开一个名为“文档2”的空文 档。单击“常用”选项卡，在“新建”项选中“文档”单选按钮。单击“常用”选项 卡 单击“确定”返回本节目录 单击“文档”按钮 4.2.2 1（2）打开旧文档 打开以前的文档有多种方法，下面 介绍一种：选择“文件”菜单的“打开”命 令利。用“查找范围”下拉按钮及列 表框，选择需要打开的文档，并单 击“打开”按钮。另法：单击“常用”工具栏的“
7、打开”按钮。另法：使用“资源管理器”，打开“资源管理器”，单击文档所在文件 “文件”菜单 单击“打开”夹，鼠标指向并双击需要打开的文档 图标，即可打开该文档。单击下拉按钮，从列表中选择文 档所在文件夹 单击要打开的文件 返回本节目录 单击“打开”按钮 4.2.2 1（3）选择当前文档 在Word 2000中同时打开或创建多个文档时，可以通过单击任务栏上的文档 按钮或按Alt+Tab组合键，在这些文档间切换选择。使用“窗口”菜单选择 需要显示的文档。利用“窗口”菜单的“全部 重排”命令，实现同时 查看多篇打开的文档。单击”窗口“列出的已打开文档 返回本节目录 文档按钮 （4）保存文档 保存文档是
8、将文档保存到磁盘上。方法有：使用“保存”命令 打开“文件”菜单，单击“保存”命令，或者 单击“常用”工具栏中的“保存”按钮，系统 会自动弹出“另存为”对话框。在“保存位置”框中输入或选择保存该文档的文件夹，中输入保存文档的文件名。单击“保存”按钮。使用“另存为”命令：打开“文件”菜单，单击“另存为”命令。自动保存：系统自动保存设置方法是：选择“工具”菜单中 的“选项”对话框，通过“保存”选项卡中“自动保存时间间 隔”复选框等进行设置。4.2.2 1 返回本节目录 在“文件名”框 保存位置下拉按钮 输入文档文件名 4.2.2 1（5）关闭文档 关闭创建或打开的文档方法有：单击文档窗口右上角的“关
9、闭”按钮 。打开“文件”菜单，单击“关闭”命 令移。动鼠标单击标题栏上的控制图标 ，单击下拉菜单中的“关闭”命令，或双击控制图标。在关闭文档时，如果文档没有保存，系统将会提示是否保 存。若要保存单击“是”命令，否则单击“否”命令。返回本节目录 4.2.2 2（1）汉字输入 输入汉字时，必须切换到中文输入法 状态，方法如下：鼠标单击任务栏右边的输入法图标 ，弹出输入 法选择菜单，单击要使用的输入法。用键盘切换：按右Ctrl+空格组合键，可实现当前中文输入法 与英文输入法切换。按右Shift+空格组合键，可实现全角/半角 字符切换。按Ctrl+Shift组合键，可实现系统安装的输入法之间 的切换。
10、返回本节目录 单击”插入“指向并单击”符号“输入特殊符号时，如“J”。首先，将文档插入点移到输入 位置处。然后打开“插入”菜单，选 择“符号”或“特殊符号”命 令，出现“符号”或“特殊符 号”对话框。从中找到需要的符号，单击该 符号后，再单击“插入”命令。或者双击该符号即完成输入。4.2.2 2 （2）标点符号及特殊符号的输入 返回本节目录 单击要插入的符号 单击 插入按钮 返回本节目录 4.2.2 2（3）插入文档 要将磁盘文档插入到当前编辑 的文本中。首先，将插入点置于要插入文 档的位置。选择“插入”菜单中的“文件”命令，打开“插入文件”对话框。然后，在对话框中输入或选择 要插入的文档，单
11、击“插入”按 钮，则该文档就插入到当前文档 中。单击”插入“指向并单击”文件“单击”插入“按钮 选择插入文件位置 单击要插入的文件 4.2.2 3（1）切换插入与改写状态 文本输入有插入方式和改 写方式。改写方式时，输入的内容将 覆盖当前插入点后的内容。插入方式时，输入的内容 插入到当前插入点之前。插入与改写状态的切换，可 用鼠标双击状态栏的“改写”框，或者使用“Insert”键。返回本节目录 ”插入 点”容 容 输入内 ”插入“状态 ”改写“状态 4.2.2 3（2）选择文本 选择多个字符：将鼠标移到要选择的第一个字符前，按住左键，拖动鼠标至多个字 符的末尾位置。选择一个词：鼠标双击要选择的
12、词，或将鼠标移到要选择的词的第一个字 符，按住左键，拖动至词的末尾。选择一个句子：按住Ctrl键，然后单击该句中的任何位置。选择一行或多行字符：鼠标移至行的左边（文本选定区），单击鼠标按钮，则选择该行；选择一行后，继续拖动鼠标便可选择多行。选择一个段落：双击选择段落左边的选定区，或三击段落中的任何位置 选择全部文档：三击文本选定区，或单击“编辑”菜单中的“全选”命令 或按Ctrl+A组合键。选择多页文本：先在文本开始处单击鼠标，然后按Shift键，并单击所选 文本的结尾处。选择矩形文本区：按住Alt键，同时拖动鼠标，则以拖动起止位置为对角 线的矩形区域被选择。撤消选择的文本：在除文本选定区外的
13、任何地方单击鼠标。返回本节目录 4.2.2 3（3）删除文本 用BackSpace键删除插入点之前的一个字 符，用Del键删除插入点之后的一个字符。要删除指定的多字符时，首先选定要删除的 文本区域，后按Del键或BackSpace键。返回本节目录 4.2.2 3（4）移动与复制文本 鼠标法：首先，选择需要移动或复制的文本区域。然后，鼠标指向所选定的内容，若按住鼠标左键，拖动选择的内容 到目标位置后释放鼠标左键，完成文本的移动；若按住Ctrl键，左 拖选择的内容到目标位置后释放鼠标左键，完成了文本的复制。剪贴法：首先，选择需要移动或复制的文本区域。然后，选择“编辑”菜单中的“剪切”命令，若要复制
14、，则选择“复制”命令。最后，移动插入点至目标位置。选择“编辑”菜单中的“粘贴”命 令，完成了被选定内容移动或复制到当前插入点的工作。返回本节目录 4.2.2 3（5）撤消与恢复操作 撤消操作：取消以前的操作。选择“编辑”菜单的“撤消”命令，或单击“常用”工具 栏的“撤消”按钮 ，可以取消上一次的操作。利用“撤消”按钮的下拉列表，可以有选择地撤消多步操作。恢复操作：恢复以前的多步操作。选择“编辑”菜单的“恢复”命令，或单击“常用”工 具栏的“恢复”按钮 ，可以恢复被撤消的操作。利用“恢复”按钮的下拉列表，可以有选择地恢复多步操作返。回本节目录 单击“编辑”菜 单 单击“编辑”菜 单 输入要查找的
15、信息 选择“编辑”菜单中的“查找”命令，打开“查找”对话框。在“查找内容”文本框 内键入要查找的文本或 特殊字符，并设置对话 框中的每个控制选项后，单击“查找下一处”按 钮即可查找指定的字符。当完成查找后，单击“取消”或按“Esc”键 关闭“查找”对话框。4.2.2 3（6）查找与替换 查找：在文档中查找特定的内容，并且快速定位到该内容所在的位置。返回本节目录 单击“查找下一处”输入被替换的信息 输入替换后的文本 替换：在文档中查找特定的内容，并按指定文字替换找到的内容。选择“编辑”菜单中的“替换”命令，打开 “替换”对话框。在“查找内容”框中输入要 查找的文本，在“替换为”框中输入指定替换的
16、文本，反复按“查找下一个”按钮 和“替换”按钮逐一查找内 容及确定是否替换。若直接 按“全部替换”按钮，则系 统迅速查找到所有对象，并 全部替换成“替换为”框中 输入的文字。4.2.2 3（6）查找与替换 单击“替换”单击“查找下一处”返回本节目录 4.2.3 1 字符格式设置 本的字体、字形、大小、”“选项卡 粗斜体、下划线、上下标 及字体颜色、字符间距等 设置。在设置字符格式之 前，首先选择需要设置格 式的文本内容，再执行相 应的操作。选择“格式”菜单中的“字体”命令，弹出对话框，卡、字符间距选项卡、文字效果选项卡。字符格式设置包括文 ”字体“选项卡 返回本节目录 有字体选项 段落格式设置包 括段落的缩进、段落 间距、行间距、换行 和分页控制、中文版 式控制等设置。在设 置段落格式之前，首 先选择需要设置格式 的段落，再执行相应 的操作。选择“格式”菜单中的“段落”命令，弹出对话框，距、换行和分页、中文版式选项卡。4.2.3 2 段落格式设置 换行和分页 有缩进和间 返回本节目录 缩进和间距 中文版式 4.2.3 3 页面格式设置（1）节的设置 对文档“分节”实现，可使每一节具有不
