1、浅谈企业档案工作标准化以及标准化的实施方法 一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性 所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。 文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为假设干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆
2、。的四阶段划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。 文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档别离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来别离的二、三阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值效劳的。从本质上四个阶段都
3、是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。 依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所其中暂时保存阶段文件尤为特殊这一阶段的文件要经受时间的考验有的可能没有价值可以销毁有的一段时间内有价值然后再销毁有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、内容是一致的。 文档一体化和建立文件中心具有理论依据在理论上是成立的在实践中是否切实可行是否确有必要呢。答复是肯定的。 文档别离带来大量的弊
4、端造成大量失控的具有重要价值的账外文件档案部门由此馆藏质量降低进而导致不能很好的发挥参考效劳作用导致档案部门信息效劳功能降低也导致了档案部门地位的降低。 随着我国高新技术的开展文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档别离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档别离的根本方法。 最早产生于美国并在国外许多国家广泛流行的文件中心是否适合
5、我国国情、能否在我国建立和推广至今在学术界仍未取得完全一致的认识。我国档案工作在集中统一管理原那么指导下在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构构成一个严密完整的组织体系文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程也存在着类似文件中心的管理中间性过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为这并不排斥文件中心在我国建立推广只要注意文件中心的适用范围后文将详述它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。档案工作标准化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞
6、好硬件建设的同时，做好文书处理工作那么是实现档案工作标准化、标准化的重要根底工作。日益丰富的工作实践说明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作标准化、标准化与档案工作标准化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作标准化、标准化的入口关，做好实现档案工作标准化、标准化的根底工作。 二、公文制发是推进档案工作标准化、标准化的根底性前提 公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量
7、，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作标准化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好标准化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施标准化、标准化管理打下牢固的工作根底。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、标准、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不管是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后
8、长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要标准，行文不要滥用简称和使用不标准的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。 三、实施“以我为主的立卷归档原那么是推进档案工作标准化、标准化的关键环节相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现标准化、标准化的最大问题。实现档案工作标准化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主的立卷归档工作那么是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主的立卷归档原那么，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原那么，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原那么，而且还是推进档案工作标准
9、化、标准化，乃至现代化的一个重要原那么。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅不归档文件销毁方法的根底上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，那么不能立卷或归档，否那么，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主原那么指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主归档原那
10、么的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的标准化、标准化管理奠定坚实的工作根底。 四、提高案卷质量是推进档案工作标准化、标准化的可靠保证 不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题那么可能是决定和影响档案工作标准化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作标准化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案标准化管理。 第6页 共6页
