1、基于信息系统建立业务凭据管控体系刘乐乐 吴凡 李灿 贺湘峻 杨哲摘 要：随着信息化水平的不断提升，无纸化应用已经成为开展趋势。国网公司结合自身开展需求，积极推动业务凭据电子化的建设工作。从业务凭据电子化系统的建设背景、必要性出发，重点阐述了系统的设计与实现方案，实践证明，系统取得了显著的应用成效，到达了提高效率、标准管理的目的。关键词：业务凭据;电子化;国网公司中图分类号：F230 文献标志码：A 文章编号：2095-2945202325-0189-02Abstract： With the continuous improvement of the level of information t
2、echnology， paperless application has become a development trend. According to its own needs for development， the State Grid Corporation actively promotes the construction of electronic business credentials. Starting from the construction background and necessity of the electronic business credential
3、 system， this paper focuses on the design and implementation scheme of the system. Practice has proved that the system has achieved remarkable application results and achieved the purpose of improving efficiency and standardizing management.Keywords： business credentials; electronic; State Grid Corp
4、oration1 工程背景2023年1月施行的会计档案管理方法认可了电子会计档案的法律效力，极大地推动了电子凭据的开展与应用。国网公司面对经营开展的新要求和新挑战，逐步推进无纸化办公、智能化分析等先进的管理方式，夯实业务凭据数字化管理。在财务信息化建设规划中，提出“应用原始凭证电子化数据中心影像信息存储功能，通过扫描等方式将原始凭证纳入系统，实施电子化管理的工作要求。为持续推动公司集约化创新开展，有效支撑财务业务效劳管理水平，因此提出了业务凭据电子化的建设需求1。2 建设业务凭据电子化系统的必要性原始单据在管理方面存在很多的问题。单据形式多样，且广泛分布于采购、财务、报销等业务处理前段，无法在
5、线审核和追溯。传统的手工录入报账单据模式，使得员工在整理原始业务单据和填报信息时产生大量工作，而纸质凭证在传递过程中也容易破损、难以保存。同时，因业务单据没有按照管理稽核要求提交导致退单率增加，无形之中增加了审核工作量，造成了管理上稽查审计和分析困难。业务凭据电子化的开展趋势符合“互联网+时代的开展要求，建设业务凭据电子化系统具有现实必要性，既是有效应对公司开展所面临的管理挑战的需要，也是建设财务实时管控体系的需要。工程以业务凭据电子化为手段，通过统一前端凭据标准、加强过程监督与管控，实现了业务凭据可视化影像信息查询，拓宽了在线审核维度，为事前引导、事中控制、事后稽核打下坚实根底2。3 业务凭
6、据电子化系统的设计与实现3.1 系统架构业务凭据电子化系统主要通过与SAP系统、财务管控、员工报销等系统集成，将影像采集等功能通过系统集成的方式部署在现有业务系统中，实现了业务处理全流程业务凭据的影像采集、传输、编辑、查看、统计及合同主数据管理等功能。系统架构如图1所示。3.2 系统功能系统应用包括影像采集、影像处理、影像传输等多种功能，业务凭据电子化系统将客户端采集的影像信息通过插件编码等方式传输至效劳端，效劳端通过影像识别组件分类存储数据，提供客户端的调阅和查询。主要功能有以下几种。3.2.1 影像工作台包括影像采集、影像删除、影像编辑、影像查看等功能，支持扫描仪、高拍仪、合并采集以及本地
7、导入四种采集方式，支持多种格式的电子文档。3.2.2 综合查询支持数据多维度查询，可以通过影像编号、合同编号、业务编号等多条件组合查询影像文件，实现集成业务单据影像跨系统查询、合同信息、发票信息、影像档案查询等。3.2.3 标准配置通过实施配置、系统配置等模块，可以实现影像权限、业务分类、单据分类、业务与单据关联配置、影像结构化信息配置等功能。3.2.4 系统校验通过指纹审核校验、发票影像重复校验、业务系统单据必输影像校验、影像结构化字段完整性校验等功能，从前端标准用户操作。3.2.5 结构化字段识别、填单用户在业务凭据电子化系统扫描发票等可模板化单据时，系统采集电子影像并自动提取结构化字段，
8、通过与业务系统间的集成，实现业务系统自动填单，用户审核后即可发起审批流程，大大提升了办公效率。3.2.6 电子签章用户在业务系统审核环节中进行审批时，通過电子签章技术，将各部门的电子签章嵌入至虚拟打印单据中，下一环节审批人查看虚拟打印单据时可显示各部门的电子签章。3.2.7 指纹与电子签名联合应用在发起报销业务、业务审批、财务复核、财务结算、财务制证全流程中，通过录入指纹进行审批，系统进行指纹身份的认证，然后自动匹配签名库里的签名，调出对应的签名信息显示在相关业务单据中。3.3 业务应用模式业务凭据电子化系统的应用渗透到业务流程各个环节中，业务范围涵盖收入业务、本钱费用业务、工程业务、采购业务
9、、借款及备用金、款项收付、薪酬福利等。通过运用技术手段在源头监管业务单据的合规性，以业务凭据电子化系统为数据纽带，实现业务全流程中的原始单据在线查看与审批，确保线上业务流程的贯穿性、准确性。由业务前端进行影像采集，业务管理层通过影像稽核进行实时管控，财务稽核岗负责审核影像信息与纸质单据的一致性，财务审核岗依据影像信息进行财务监管，财务归档人员对影像信息及纸质单据核对整理，统一进行凭证归档处理。具体应用模式如图2所示。4 应用成效业务凭据电子化系统以嵌入式按钮的方式展示在其他集成系统中，减少了跨系统操作，同时利用OCR识别技术，实现了影像流程的自动化以及影像的便捷查看，从源头上标准了业务流程，大
10、大提升办公效率和用户满意度，为有效提升财务业务效劳管理水平提供了重要支持。一是简化了操作。系统可以自动生成的影像文件无需打印提交，减少了纸质文档提交数量，减少了纸质凭据流转环节。二是审阅更快速。打破了传递纸质业务凭据的地域、时间限制，实现了费用报销等业务的在线审批，解决了异地报销等问题，提高了审阅效率。三是降低了风险。对于重要业务的关键业务凭据影像通过系统进行控制，使得用户在提交业务凭据时即可获知清晰要求，杜绝人为因素干预，标准前端业务操作和资金支付审批流程，减少了信息不畅或标准不统一造成的单据驳回反复沟通，防止了前端业务中的违规行为和风险漏洞。四是缩短了财务支付周期。财务稽核、制证、付款凭电
11、子影像进行，加快适应对业务支持的灵活性、及时性需求。五是促进了信息共享互通。之前报销原件提交财务后，业务部门如需留档那么要复印，应用业务凭据电子化系统后业务、财务用户都可以实时在线查看，无需复印3。5 结束语综上所述，为全面支撑国网财务集约化管理体系构建，推动财务、业务工作朝着一体化和自动化的方向开展，业务凭据电子化系统的应用已经成为必然趋势。因此，国网公司各单位应该结合系统建设情况和实际业务需求，充分考虑各系统之间的集成关系，针对差异进行适应性调整，不断提升系统的灵活性和实用性，从而到达精益管理、持续开展的目的。参考文献：1郭骏，张靖，张功营，等.我国电力单位凭证电子化的实施J.电子技术与软件工程，202323：257.2何松.发票校验原始凭证电子化的开发与应用J.電子世界，202308：83.3陈雪莹.以原始凭证电子化为核心构建会计凭证全过程管控体系J.全国流通经济，202332：66-67.
