1、XX省财政厅机关档案暂行管理方法 文书档案管理暂行方法（修订版） 第一章总那么 第一条为加强公司文书档案的科学化、标准化、制度化管理，提高档案管理水平，更好地为公司各项工作效劳，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施方法以及相关国家标准、档案行业标准等，结合公司实际情况，制定本方法。 第二条本方法所称的文书档案是指公司在各项管理工作中形成的、已办理完毕的经营管理等方面具有保存价值的各种载体的文件材料。 第三条本方法适用于全公司文书档案的管理。 第二章职责 第五条办公室（综合部门，下同）是公司档案工作的管理机构，主管公司的档案工作。总经办对公司的档案工作负有指导职责。 第六条办公室负
2、责集中统一管理公司文书档案；负责对各部门文件材料的收集、整理和归档工作进行监督和业务指导；负责指导、监督和检查各下属机构文件材料的归档工作，并根据实际情况对其进行考核；负责归档文件材料的管理和提供利用工作。 第七条各部门必须指定专人负责收集、整理本部门应归档文件材料（包括纸质和电子文件），并及时向档案管理部门归档。 第三章归档范围 第八条但凡各部门在各项管理工作中形成的具有保存价值的文件材料（包括纸质和电子文件、报表、照片、录音带、录像带、光盘、磁盘、荣誉证书等）均属文书档案归档范围。具体详见文书档案归档范围及保管期限表（附件1）。 第四章档案整理的质量要求 第九条归档文件材料必须齐全完整，能
3、准确反映本部门主要职能活动和文件形成规律。 第十条归档文件材料的整理要遵循文件材料形成的规律和特点，区别不同价值，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。 第十一条公司各个立档单位内的档案，应区分不同的门类和载体，分类应保持前后一致，不得随意变动。 第十二条档案文件的种类、份数及每份文件的正本、附件等应当归档的材料，其页数必须完整无缺。档案文件必须经过系统整理，准确分类，正确划分保管期限。立成的案卷能够正确地反映公司主要业务工作情况，便于保管，方便利用。第十三条归档文件材料的排列顺序是：每份文件的正文在前（上），附件在后（下）；打印稿（正本）在前（上），原稿（定稿）在后（下）；转发文件在前（上
4、），被转发文件在后（下）。第十四条围绕某一特殊事件所形成的文件材料（如大型会议所形成的所有文件、案件材料、经济合同纠纷材料等）应视为一件或一套，不得分开，并按归档要求进行整理，填写归档文件材料目录时作为一件填写一条记录。 第十五条归档的文件材料，必须进行编目和技术加工。按要求逐卷填写卷内文件目录（见附件4），卷末附备考表（见附件5）。案卷封面的填写要求准确、清楚。所有归档的案卷应按照分类方案排列和编号，同时登记文件信息并编制档案检索工具（即档案文件目录）。 第十六条目录中文件材料的标题不能随意更改和简化；对没有标题或标题不能反映文件内容实质的文件，应按文件材料内容重新拟写标题，自拟标题必须用方
5、括号括上。第十七条给每份档案文件编制一个档号。档号的编制参照公司统一档案编制规那么执行。 第十八条卷内文件应按顺序排列，文件材料必须编写页号。 （一）装订的案卷，每卷文件应当整体编写页号，编写方法为：在有文字的正面右上角、反面左上角用铅笔按顺序编写页号（用阿拉伯数字表示）。 （二）不装订的案卷，每份文件必须单件装订，并逐件编页号。页号编写方法为：在有文字的正面右下角、反面左下角用铅笔按顺序编写页号（用阿拉伯数字表示）。 （三）归档的文件材料假设原来没有编页号或错编漏编页号的，必须重新编写页号。 （四）页号不得漏编或重编；编写书刊等成册文件材料的页数时，可利用原有页号，再加上封面、目录、附页等有
6、内容的页数，页号不再重新编写。 第十九条不装订的案卷，卷内每份文件必须单件装订，并按卷内文件顺序逐件编号。 第二十条案卷的排列要求。按照不同门类、不同载体、不同年度、不同保管期限分别排列。排列方法应统一，前后一致。按照排列顺序编写卷号，并分别填写案卷目录。移交时，案卷目录随同档案一起归档移交给档案部门。 第二十一条案卷标题的拟制要求。内容准确，概括全面，文字简明，结构完整。案卷标题应用毛笔、钢笔书写或打印，字迹要工整清晰。 第二十二条跨年度文件材料的归档年度划分不同年度的文件一般不得放在一起立卷。一般文件应放在文件的形成年度归档。文件的形成年度与文件的内容针对年度不一致时，应以文件内容所针对的
7、年度为准；跨年度的规划放在针对的第一年归档；跨年度的总结放在针对的最后一年归档；跨年度的会议材料放在会议开幕年归档；案件材料放在结案年归档；各类事故材料放在事故发生年归档；评选先进、奖励材料放在评选、奖励年归档；总结与方案可放在一起，视内容主次确定归档年度；跨年度处理完毕或跨年度转发的文件放在处理完毕或转发年归档；临时性机构形成的文件，放入机构撤销的年度立卷。 第二十三条文件原稿及签发意见的书写材料必须能耐久保存。钢笔墨水应使用碳素墨水或蓝黑墨水。 件要以复印件归档。 第二十四条归档文件材料须去除金属物，对破损文件材料应进行裱糊。 第二十五条归档文件材料的用纸规格为a4纸，大于a4纸的文件材料
8、要折叠成a4纸大小。小于a4纸的文件材料要补成a4纸大小。对于不宜修改大小的特定文件（如奖状、证照、特定各式的合同文本等）应与一般文件分开，另外保存。第二十六条档案的装订顺序为：案卷封面-卷内文件目录-文件-备考表-封底。装订采用三孔一线的方法。不装订的案卷，卷中的文件应逐件用细线或不易生锈的回形针、长尾夹等装订工具装订。装订的要求是：结实、整齐、美观、不掉页、不压字、不损坏文件、不阻碍阅读。 第二十七条各类档案案卷封皮的外形推荐尺寸为315mx230m。可使用硬卷皮（卷盒），也可使用软卷皮，使用软卷皮必须加盒。纸质档案的卷宗厚度一般不超过2厘米，即每卷最多不超过200页。 第二十八条归档文件
9、材料的保管期限，由归档部门按文书档案归档范围及保管期限表（附件1）准确划分。第二十九条各类档案的保存期限，应严格按照档案保管期限规定执行。超过保存期限时，应由档案部门会同各职能部门共同鉴定，确属失去保存价值的档案，填写档案销毁清册并经公司分管领导批准前方可销毁。销毁档案应由两人以上负责监销，严格防止档案遗失和泄密，监销人员应在销毁清单上签字。 第三十条各下属机构的档案部门应根据本单位档案的状况和利用需要，编制两种以上检索工具，积极配合有关部门开展档案资料的编研工作，如全宗介绍、组织沿革、大事记、文件汇编、案例选编等。 第五章关于电子文档 第三十一条电子文件与纸质文件同步归档，共同保存。第三十二
10、条以纸质文件流转的，办理完毕后，可通过扫描等技术手段形成相应的电子文件，归档保存。 第三十三条通过办公自动化系统（oa）流转的，办理完毕后，在oa系统内自动留存。 第三十四条电子文件应当定期备份，异地保存至少2套。 第六章归档时间、责任者和归档手续 第三十五条办理完毕的文件应及时归档，当年文件最迟必须在第二年的6月底之前送交办公室归档。 第三十六条归档人员必须向档案部门提供归档文件清单，档案人员必须依据归档文件清单对归档文件清点签收。在移交案卷时，移交部门应将档案的整理情况及本部门的主要工作、机构和人员变动情况简要写出来，便于档案部门编写立卷说明及作为全宗历史考证用。第七章部门变动后文件材料的
11、处臵 第三十七条部门撤销、合并、拆分时，必须将本部门的全部文件材料加以整理、妥善保管，不得分散。 第三十八条撤销部门的文件材料应在撤销前向档案管理部门归档。 第三十九条一个部门的业务分别划归几个部门的，其文件材料不得分散，可由其中一个部门继承管理，待文件材料处理完毕后向档案管理部门归档。 第四十条一个部门并入另一个部门或几个部门合并成一个新的部门，其文件材料由合并后的部门继承管理，待文件材料处理完毕后向档案管理部门归档。 第四十一条一个部门只是一局部业务划转另一个部门，其文件材料不得带入接受业务的部门，应向档案管理部门归档。如果接受业务的部门需要利用该局部档案，可以借阅或复制。 第四十二条各种
12、临时工作机构撤销时，其文件材料应向档案管理部门归档。 第八章文书档案的管理 第四十三条办公室按归档要求对部门归档文件材料进行检查和接收，对不符合要求的文件材料，退回原归档部门重新整理。 第四十四条归档的文件材料由办公室按文书档案管理工作标准进行整理、编目和保管。第四十五条档案库房的管理严格按档案库房管理制度执行。 第四十六条档案的提供利用严格按公司档案借阅利用管理规定执行。 第九章罚那么 第四十七条公司对以下行为应视情节轻重予以处分： （一）将文件材料据为已有、不按要求归档的，视情节轻重予以通报批评或以上处分并限期改正。 （二）损毁、丧失、涂改、伪造档案、明知所保存的档案面临危险而不采取抢救措
13、施造成档案损失的，应予以警告或以上处分责令其赔偿损失。 （三）擅自出卖或转让档案的，除予以行政处分或以上处分外，还应赔偿损失。 （四）档案工作人员玩忽职守造成档案损失的，应予以批评、警告等处分。 第十章附那么 第四十八条公司各立档单位可根据本方法和自己的实际情况制定具体操作指南以明确文书档案管理的具体处理方法，对文书档案归档范围、文书档案保管期限表、档案借阅规那么作适当补充，制定具体文书档案分类方案。 第四十九条附件所示表格，其中所列内容为必要项目，表格格式仅供参考，可根据实际情况对表格的格式、大小进行调整或增加文件其他相关信息项。附件： 1.文书档案归档范围及保管期限表2.文书档案借阅管理规
14、定3.总公司文书档案管理操作指南4.卷内文件目录5.备考表 6.档案库房管理制度附件1文书档案归档范围及保管期限表 一、定义 （一）但凡反映本单位主要职能活动和根本历史面貌，对本单位经营管理、业务开展、机构建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。 （二）但凡反映本单位一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的文件材料列为长期保管。长期期限为30年。 （三）但凡在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料列为短期保管。短期期限为10年。 二、公司文书档案归档根本范围及保管期限 （一）上级部门关于工作的指示、通知、批复、规定、方法等文件材料：针对本单位的永久重要的30年一般的
15、10年 （二）股东大会、董事会、监事会、薪酬政策委员会、审计委员会等公司决策层会议文件材料，包括会议决定、决议、记录、纪要以及其他相关会议材料。永久 （三）总公司及其下属机构召开的各种重要会议形成的文件材料。会议包括系统工作会议、专业工作会议等，材料包括会议通知、名单、日程、报告、领导讲话、决议、决定、总结、纪要以及其他相关会议材料。永久 （四）本单位关于经营管理工作的正式发文文件，包括规定、制度、方法、通知以及其他正式发文。永久 （五）本单位关于各项工作的内部请示报告永久 （六）本单位关于各项工作的用印申请30年 （七）合同30年办公室保存盖有公司公章、合同专用章、办公室章的合同，保管期限从合同到期失效之日起计算。 （八）其它公司内部常用文件10年
