1、拒绝性答复函写作应注意的几个问题拒绝性答复函写作应注意的几个问题 函，“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”。凡是不相隶属的机关之间，不论是联系工作、告知情况，还是问题问答、事项请批，都可以以函的形式行文，主要用于解决具体事务。由于行文关系的不相隶属性和行文内容的事务性等特点，函的使用范围极广，使用频率极高，可谓公文中的“轻武器”。 在日常工作实际中，常常遇到这样的情况由于种种原因，来函所商洽、联系的工作或事宜，我方无法提供支持或帮助；或对某问题的意见、看法与对方有分歧。这种情况下，拒绝性的答复函如何写得恳切、得体，符合函的写作规范？笔者拟以以下写作练习题为
2、例，谈谈拒绝性答复函写作应注意的几个问题。3月20日是世界水资源日。为了了解世界水资源情况和我国水资源利用状况，某校举办“水资源与我们的生活”主题活动，并邀请某水利研究院协办。为联系具体事宜，去函商洽：一、联系参观研究院水净化实验室；二、邀请研究院张教授做主题讲座。某水利研究院收函后，经研究答复可以安排参观实验室，但鉴于各种原因，无法安排张教授做讲座。请替该水利研究所拟写复函。1.态度鲜明，事项表述明确复函，要针对来函事项逐一郑重答复，具体明确。对一些没有确定的事，要用商量的语气；对已经确定的事，要说得清楚明白。对于来函商洽的工作事宜，同意什么、不同意什么，应明确表态，切忌模糊笼统、犹豫不定。
3、有关具体事务的办理和操作，要有大致的安排，或提供联系方式，便于对方单位及时处理，提高工作效率。同时，要注意表述的条理性。如果事项简单，可一段写成；如果事项较复杂，或要求较多，应该分条目逐一答复。函的使用不受级别高低、单位大小的限制，收发函件的单位均以平等的身份进行公务联系。因此，尤其在表达拒绝事项时，要注意防止两种倾向：一是过分地考虑对方的感受，认为直接而明确的表示拒绝会给对方造成不快，影响相互关系和今后的合作。因此，语言过于委婉、客套，以至于影响了基本意思的传达。如“恐怕此项合作有一定难度”，这样的表达会带来不同的理解。虽然照顾到了对方的感受，但同时也会给工作的开展造成不必要的麻烦。另一种倾
4、向是不考虑行文关系的平等性，简单地直接使用生硬的、命令性的语言表示拒绝，如“不同意合作”、“不能给予安排”等，给收件人盛气凌人的印象。2.拒绝理由表述清楚充分，并可提出其他处置办法供对方参考在明确表示拒绝的同时，要说明理由，是与政策法规相背？还是客观条件不具备？并要注意理由表述的清楚充分。涉及到本单位内部不宜公开的有的问题，也应该选用适当的“外交性”的说法表明原由，让对方明白不是有意刁难。为了表示对对方的友善和坦诚，在适当的情况下，可以给对方提出其他处置方法或途径供其参考。如“择期进行”、“待条件具备后再行商讨”。虽然语意模糊，有一定的不确定性，但可以让对方感受到诚意，并为今后的合作提供了可能
5、。不过要注意的是，这不应该是复函的重点，只能简单表述，如有需要再另行行文商洽，否则将影响函件内容的单一性。3.先表达同意事项，再说拒绝事项客观上人们总是习惯于先接受相同意见，再听不同意见。因此，如果答复的事项有同意的、有拒绝的，答复函在语言表达顺序上应该先说同意的，再说拒绝的。如上述复函写作练习题，应首先对参观实验室表示欢迎，再另分条目表示无法安排讲座。4.语气客气、委婉，表达遗憾、歉意和对对方的尊重不论什么类型的函，也不论所表达的是什么内容，用语都应注意谦恭有礼，尊重对方，力求得到对方的尊重和支持。意见有分歧的、事项不能合作的，这样的拒绝性的答复函更应考虑使用适当的语言，既委婉地、明确地表示
6、拒绝，又体现对对方的尊重、诚意，以及无法合作的遗憾和歉意。必要时使用尊称和致意性的词语，如“贵公司（局）”、“承蒙”、“烦请”、“敬请见谅”等，目的是创造双方之间和谐、友好、协作的气氛，以利于工作的开展。综上所述，拒绝性的答复函在写作时要充分考虑选词造句等方面的问题，使内容的表达恳切得体。最后提供一份本文开头写作题的学生习作，以供读者参考。 关于协办主题活动的复函 某校：贵校关于请求协办“水资源与我们的生活”主题活动的函收悉。承蒙贵校的厚爱邀请协办本次活动，我院备感荣幸，并将尽力协助。关于商洽之事项，经研究答复如下：一、欢迎贵校50名学生于3月22日下午2时参观我院水净化实验室，我院将安排专人负责接待和讲解。二、由于我院张教授近期公务繁忙，故无法为贵校做专题讲座，对此深表歉意，敬请谅解。特此函复。某水利研究院（公章）二XX年三月十一日
