1、机关打电话的5点禁忌、接电话的4个小心机关打电话的5点禁忌、接电话的4个小心 您有没有过这样的经历：夜深人静，人们都已进入了梦乡。突然电话铃声响起，拿起话筒一听，来电者说他有急事。什么急事?赶紧问。其实根本不是什么急事，就是问您明天能不能和他一起吃顿饭，真让人哭笑不得。这样的电话不仅让人烦，而且也损害了打电话者的形象。 接打电话这事儿看似寻常，实则反映出个人的知理修养问题。特别是在机关里工作，咱们就更得多注意。职场处处皆学问，我们一起来学习 01拨打电话需注意这5点 一、择时择地通话。有的人只以自己的情况为判断标准，选择自己方便的时候拨打电话，这实际上是对通话对象不够重视、尊重的表现。设身处地
2、地考虑对方的情况，是选择通话时机的基本原则。拨打电话要选择通话效率高的时间，换句话来讲，就是人家不会厌烦的时间。比如休息时间尽量不要给他人打电话，除非万不得已。万一有急事打电话，要先说一句“抱歉，事关紧急，打搅您了!”否则的话对方很可能会厌烦。拨打电话除了要注意时间的选择，还要注意空间的选择。在工作场合，拨打私人电话应该尽量用自己的手机。二、简短通话。电话打多长好呢?在日常生活中拨打电话，有多少事就说多长时间，说清楚为止。但是，在职场中，通话时间是宜短不宜长，要遵守电话礼仪中的“3分钟原则”，即每次通话的时间应该有效地控制在3分钟之内。 三、通话内容精练有序。正确把握通话内容的一个有效方法就是
3、要养成重要电话列提纲的习惯。首先，要知道通话对方有几个电话号码，第一个打不通就拨第二个。接通后要先做自我介绍。其次，要列出通话的事项，先讲重要的事情，后讲次要的事情。 四、礼貌挂机。结束通话后要礼貌地挂机。首先，要了解怎样暗示对方终止通话。其标准化的做法就是重复要点，比如：“陈部长，那我们这次就说好了，请您下个星期一参加我们单位的专家论证会。如果没有记错的话，我应该让司机于下周一早晨8点到您家楼下，接您过来。”这就是重复要点的方法，以免对方记错了，或者忘记了。 从礼仪角度来说，通话完毕应该由地位高者先挂断电话。如遇通话双方地位一样，一般是谁先拨打谁先挂断。五、能面谈就不打电话。工作中经常会遇到
4、需要和同事讨论交流或向领导汇报的情形。有些人有个不太好的习惯，喜欢电话汇报。汇报交流还是当面更为妥当。一方面，面对面交流会更详细更具体，也更有成效；另一方面，当面沟通也显得更有诚意，彰显自己对人对事的重视程度。所以，懒得动不可取，汇报交流这种事最好不要依赖电话哦 02接听电话需注意这4点一、铃响不过3声。接听电话则要遵循“铃响不过3声”原则，及时接听电话，尤其是有约在先的电话。约好通话而不接是严重的失礼行为。倘若电话铃声响到6声以上才接，接电话的人应该首先向对方致歉：“抱歉！让您久等了。”二、安排合理而有序的表达。接听电话要首先“自报家门”，自我介绍身份，其好处就是万一对方拨错了，不至于一错再
5、错。一般来说，有约在先的电话，不要随便让别人代为接听。如果是代领导或同事接听电话，刚好领导或同事不在的话，应该首先告诉对方要找的领导或同事不在，然后再回问对方的身份，来电为何事，是否需要转达等。千万不可先盘问对方，再说领导不在，以免对方误以为是有意回避。 三、正确处理突发情况。在日常工作中，电话中断是经常遇到的情况，尤其是手机，说着说着就断了，可能是没电了，也可能是掉线了。遇到这种情况，一定要告诉对方，自己所在的位置可能网络不好，并请对方指定一个时间，再拨打过去。万一电话突然中断，要马上把电话打回去，打回去的时候第一句话就要道歉，并告知对方电话掉线了，或者说电池用完了，这是对他人的尊重。 四、文明尊重对方。电话机旁时刻准备着纸和笔，对方讲一些重点时，可以迅速记录下来。如果不能及时记录，很可能在工作中造成错误和疏漏。而如果在接听电话的过程中要求对方稍等一下再去寻找笔和纸，有可能让人感到不够被尊重。接听电话的时候要足够专心，停止手上其他工作和动作，不要一边接听电话一边与身边人说话，这样电话那边的人会感到不受尊重。 接听电话时要坐姿端正，不要东倒西歪。因为不同的坐姿所发出的声音有所不同，另外坐姿不正确手中的电话容易滑落。如果可以，请在接听电话的时候面带微笑，即使对方看不到，也能感受到您的善意。
