1、2023年专快要后搞定会议记录的四步法专快要后搞定会议记录的四步法 提到会议记录,有些人会觉得很简单,一个本子一支笔,一个耳朵一只手,轻松搞定,但为什么总是有些单位在开展巡视、检查或者考核的时候,经常出现已开的会议找不到记录、领导的指示查不到出处、会议的表决看不到态度,等等问题,特别是涉及干部选任、资金安排、纪检监察等重要事项,给工作带了很大的麻烦和被动,最后还要去解释、整改甚至被问责。所以说,会议记录非常重要,做好会议记录更加重要。笔者结合自身工作实际,谈谈如何做好会议记录。 一、“专”记。做好会议记录也是工作能力和水平的一个重要体现。领导安排你做会议记录,是表示对你的信任和肯定,要高度重视
2、,把会议记录记出规范、记出水平、记出专业。一要专心。记录人员会议全程要保持精力集中,做到耳听笔动,还要坐得住,不能轻易离席、随便进出会场。记录人员的手机应设在静音振动状态,避免与身边的人言语交流,专心做好会议记录。二要专门记录本。会议记录本不能用其他笔记本代替,也不能经常更换本子。记录本最好选用带有时间、地点、参会人员等信息框架的,方面填写。如果单位的会议种类较多,如党组会、办公会、专题会、碰头会等等,每个会议都要准备专门的笔记本。会议记录本的保管要安全,每次记完后都要及时收入带锁的柜子。三要规范统一记录用笔。会议记录的整齐划一,用笔也是重要一环,不能这次用钢笔、下次用签字笔,这次黑色、下次蓝
3、色。最好准备一盒相同规格颜色的签字笔,一个记录本上夹一支,避免开会临时抓瞎。会议途中忌换笔,否则会有补录的嫌疑。四要专用录音笔。不要拿手机录音,会影响录音效果。每次会议前要保证录音笔的电量充足,会议后要及时把录音笔中的录音拷到电脑中,既可以防止录音笔内存满格又可以防止泄密。五要准备几张草稿纸。以备不时之需,会后要及时销毁。 二、“快”记。快是做好会议记录的基本功。机关干部用久了电脑,书写速度和质量往往都成了反比,平时经常练字也不现实,但可以借助一些“快”记的技巧。首先,“快”在准备。只要不是临时召集的会议,一般都是定好了时间、地点和参会人员的,所以可以在会前记录好这部分内容。另外,熟悉会议资料
4、也很有必要,有些名词不提前掌握的话,是听不明白的。其次,“快”在省略。即哪些需要记,哪些不需要记,要有一定的判断,“这个、那个”等口语话不需要记,题外话不需要记,与本会议无关的内容不需要记,不要等到领导突然来一句“这段话不要记”,你却已经写的满满当当了。在记录中正确使用省略法,使用简称、简化词语和统称,省略词语和句中的附加成分。就记一句话来说,要记这句话的中心词,修饰语一般可以不记。用较为简便的写法代替复杂的写法。如用姓代替全名,笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字,数字和国际通用符号代替文字,同音字代替生词难字,外语符号代替某些词汇等。最后,“快”在补漏。如果实在记不过来的话,可以空出几行,
5、在事先准备的草稿纸上记,只要自己看得清,可以写的潦草一些,迅速记下这部分内容,会议间歇或会后迅速补上。 三、“要”记。即择要而记。就记录一次会议来说: 一是主要领导的发言要详记。会议研究讨论是民主集中制的具体体现,会议定调最终是以主要领导的中心思想为主的,主要领导的结论性意见要详实记录。二是会上的表态要详记。特别是讨论重大事项,比如人事任命,现在规定要一人一议、逐一表态,不可简单记为“都同意”“全部通过”等,这方面是有经验教训的。要逐一记录,比如,李某某:同意;张某某:同意;王某某:同意。三是不同意或有反对的意见要详记。会议讨论问题是可以保留意见或提出反对意见的,保留意见或反对一般都会提出具体
6、的理由,这方面要详实记录备查。四是插话或补充的内容要详记。一般插话或补充的都是具体内容,且比较重要需要强调的,否则不会提出,这方面要详细记录。 四、“后”记。会后整理完善,也是做好会议记录的重要一环。由于现场记录十分紧张,字迹不可能很清晰,特别是有些常用术语,当场记录时往往简化了,不及时整理,隔时一久,有些问题就搞不清楚了。整理时,一要把简化的语句尽可能补充完善,做到语言文字规范化,当然不能变动原意。二要把领导讲的尽量条理化。比如,很多领导讲话喜欢一二三,也有的领导一、二、三、三、三到没完的,作为记录人员记录的时候可能会流水账一样记到底,但会后,要把领导讲的主要观点列出来,注明1、2、3这样也方便今后查看。三要借助录音设备进行完善。但不能迷信录音机,不能凡会录音而当场不做记录,指望会议结束后根据录音来整理。其实全靠会后根据录音整理,往往要花费会上好几倍的时间(一般10分钟的发言整理1个小时都是正常的,还不包括反复听带有口音的方言),且不易把握重点。 做好会议记录是文秘人员日常工作之一,也是基本功,但也需要付出许多的精力和汗水,只要找到适合自己的一套方式方法,一定会取得事半功倍的效果。