1、2402023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE浅析如何实现街道档案科学化管理徐丽（大庆市让胡路区旭园街道办事处，黑龙江 大庆 163453）摘要：档案为街道的发展建设提供了重要数据支撑，呈现了街道的文化软实力。本文从街道档案管理工作现状出发，阐释档案管理工作科学化的内涵，探索街道档案管理工作改革的要点，促进街道档案管理的不断创新发展，以此适应档案信息化管理改革的趋势，满足各方面对街道档案的使用需求。关键词：街道档案；档案管理；有效措施档案是街道开展社会管理活动中形成的具有保存价值的材料，对于提高街道管理水平，促进驻区单位的发展，服务广大人民群众意义重大。随着档案信息技术的不断发
2、展，街道各方面产生的档案数量增加，传统的档案管理工作方式已经不符合需要。只有加强街道档案科学化管理，更新街道档案管理工作的思路，才能提高街道档案管理的质量，为发挥街道档案实用价值奠定基础。一、街道档案科学化管理的内涵实现街道档案科学化管理，关键在于街道档案管理工作的与时俱进，把时代前沿的档案管理技术手段与街道档案管理工作的实际需要相结合，以提高街道档案管理质量，降低街道档案信息风险，发挥街道档案的实用价值。新时代还要深刻把握街道档案科学化管理的内涵：（一）流程规范化街道档案管理流程规范化渗透了档案法的要求，同时保证了档案管理作业与先进的技术手段匹配，最大限度地保证档案的精准性。例如，在档案的收
3、集、整理、制作等环节严格遵循标准要求，保证档案资源准确客观，能够按照既定的技术标准进行档案的排序、编研、制作等工作，防止档案的违规使用等。（二）制度科学化档案管理工作科学化体现在档案管理制度化方面，制定的建设、修订与完善应当与档案管理工作规律相符，既体现档案信息技术特征，又符合档案管理实际情况。例如，建立全过程档案管理制度，细化档案管理方法，落实档案管理责任，做好监督考核工作等，以此全面提高档案管理效率，保证档案安全。（三）著录标准化档案管理是一项专业性较强的工作，需要从我国档案法规和行业技术标准出发。为此，基层街道应从上级档案局的要求出发，保证档案数据信息的著录完整。既能按照街道工作责任分解
4、目标开展各项档案整理工作，又能保证档案管理工作的形式、主题、期限、保密等符合要求。（四）存取数字化档案科学化管理最终是为档案开发利用服务的。为了在档案用户端保证档案信息安全，防止档案被篡改，实现档案信息广泛使用，还要加快纸质档案数字化建设进程，提高档案信息的传输效率，重视开发建设和使用统一的档案信息管理平台。强调街道各部门能够整合档案，提升档案数据信息的传输效率，从而方便档案的保存、查询和利用。为此，应当加强档案数据信息库的建设工作，突破传统档案管理工作思维的限制，全面提高街道档案管理工作的效率。二、街道档案科学化管理的重要性（一）实现档案管理绿色化档案科学化管理注重技术的更新、标准的统一和制
5、度的修订，强调以规范化的方式构建完善的档案管理工作体系。档案科学化管理从更深层次上推动了档案技术升级，降低了档案管理的成本，减轻了一线档案管理人员的压力，并提高了档案服务精准性，有效控制了档案错误率，这不仅节约了档案管理工作的开支，还高效满足了各方面的使用需求，节约了档案查询时间。（二）体现档案的服务价值以往，街道档案重管轻用，档案供给不及时，档案使用率低，未能及时响应人民群众的档案获取需要。档案科学化管理意味着档案操作简便化，档案的流程更加人性化，既保证了档案信息安全，又有利于突破纸质档案管理时的各种风险因素。采用2412023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE科学化的档案管理
6、方式，核心是发挥计算机技术与互联网技术的重要作用，构建一个完善的档案运转体系，从而加速了档案数据信息运转，实现了档案的跨地域与跨时空供给，从而更好满足新时代档案信息使用需要。（三）提升档案管理科学化责任意识档案科学化管理意味着街道档案管理软硬件的升级，意味着突破传统档案管理方式限制，意味着档案管理可以形成广泛参与的共建体系。档案科学化管理既减轻了档案管理人员的压力，也对档案管理人员的工作提出新要求，强调档案管理人员突破技术瓶颈，积极满足用户的个性化档案使用需要。为此，基层档案管理人员必须转变工作理念，提高档案管理信息化意识，在自主学习和全面提高素养的基础上适应时代的需要，从而加快档案管理信息化
7、建设，以发挥街道档案的积极作用。（四）降低档案管理的风险当前，街道档案科学化管理的关键是完成纸质档案数字化工作，优化档案运转体系，消除档案运行中的风险隐患。档案科学化管理一方面控制了档案管理的不利因素，消除了传统档案管理的风险。另一方面，借助大数据与云存储技术辅助开展档案管理，并且在第三方的技术支持下实现了档案技术手段的升级，这从根本上更好地保证了档案安全，形成了各方面对档案高度关注的氛围，有助于引起各方面对街道档案的重视，从而推动档案事业的不断进步。三、街道档案管理工作的现状（一）档案基础设施建设不足随着社会各方面对档案资源使用需求的增加，要求基层街道办事处提高档案管理水平，增强档案供给与服
8、务质量。但有些街道未能建立与信息化档案管理相匹配的工作制度，未能根据档案管理工作需要配置必要的基础设施设备。例如，街道目前缺乏专职的档案管理部门，未能对档案进行统一整理，档案管理的流程较为复杂。由于街道缺乏对档案管理工作的规划，不能根据工作需要积极申请财政资金支持，致使档案管理的标准相对较低，档案管理信息系统、档案信息数据库、纸质档案数字化的建设进程较慢。由于基础设施与现代化档案管理需要的匹配度低，严重影响了基层街道档案服务的质量，不能实现档案数据信息实时、全面和有效供给，制约了街道一些工作的开展。（二）档案管理不够规范部分街道办事处在进行档案管理时缺乏有效规章制度，档案管理体系不够完善，档案
9、的收集、整理、存储和调用的随意性较大，缺少适应信息化档案管理环境的工作流程，且一些制度流于形式，未能对档案管理实践起到约束作用。这主要是因为街道办事档案管理缺少长期规划，缺乏相关的工作制度修订，未能形成科学的工作模式。加上街道办事处部分人员的思想理念较陈旧，档案管理重收集轻使用，未能进行持续档案编研，掩盖了档案管理中的一些问题。随着内外部环境的改变，档案业务的增加，档案管理中的问题被暴露出来，有时影响了街道办事处档案的运转，不利于发挥档案信息的实用价值。（三）专职档案管理人员缺失街道办事处是一个综合性的部门，档案管理权责分属各部门，档案管理多由各部门兼职档案管理人员负责。这使得各部门档案管理的
10、标准不够统一，档案管理重点有所不同，加上档案管理人员的素养参差不齐，不利于保证街道档案资源的质量。目前，街道办事处缺乏专职档案管理人员，档案管理人员的能力素养有限，大部分档案管理人员难以适应大数据、云存储环境下的工作需要。（四）档案信息化水平较低随着区、县（市）信息化档案运转体系的建成，街道办事处档案管理工作信息化建设应被提上议事日程。但经费、人员、设备因素限制，街道档案管理信息化建设的速度较慢，信息化的程度较低，信息技术推广的不到位，很多档案管理仍然采用常规工作模式，档案管理效率低，档案数据信息容易出错。档案管理的资金投入不足，软硬件配置不齐全，计算机的版本相对较低。街道各部门之间的信息沟通
11、不足，不少部门未能切实履行档案管理信息化的责任，部门之间存在档案沟通壁垒，还需要解决档案信息化建设进程缓慢问题。（五）档案开发利用不够充分目前，街道档案管理仍存在重管轻用的问题，档案管理的主动性、服务性与创新性不强，未能积极进行档案的开发利用，不能开展档案信息的编研工作。一方面，街道办事处的档案类型较单一，缺乏文书档案以外各种档案类型的收集整理，视频的、图像的、音频的档案管理不充分。而且，街道档案多以政治档案为主，科研档案、经济档案相对较少。加上街道档案来源较为单一，传统渠道获得档案数量较少，不利于档案开发利用。四、街道档案科学化管理的有效措施（一）积极引进档案技术设备为了满足新时代街道档案管
12、理工作的需要，加快街道档案管理信息化的进程，实现街道档案管理工作的科学化目标，使街道档案管理真正走上现代2422023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE化的道路，还要积极更新档案技术设备，依托先进技术手段全面提高档案管理整体水平。为此，应当明确街道档案管理工作职能，加强街道档案管理工作规划，把引进先进技术设备与解决档案管理的现实问题结合起来，以前瞻性思维加强街道档案管理基础建设。同时，街道应当充分关注档案管理设备更新的时间节点，注重提高信息化设备配置率，以此满足各方面日益增加的街道档案使用需求。未来，街道档案管理设施设备更新应当以大数据与智能化为出发点，加速实现档案管理的信息化、
13、智能化和互动化，把档案管理安全设备配置与智能化设备配置结合起来，建成更加稳定、高效和科学的档案信息系统。为此，需要积极争取专项资金，与专业档案机构相配合，大力开发街道档案管理系统，及时完成设备调试工作，从而为档案管理的科学化奠定良好的基础。（二）加强档案管理制度建设街道应从档案管理与开发利用的实际情况出发，全面调研现行档案管理工作制度，找寻档案管理工作漏洞，以实现档案管理标准的不断更新。道德办事处还要积极修订档案管理工作手册，加强档案制度的宣传工作，形成良好的档案管理工作氛围，明确档案管理的具体责任分工，构建相互配合的工作机制，从而提高档案管理运转水平。新时代街道档案管理还要完善反馈机制，在提
14、高各部门档案服务意识同时，广泛征求各方面的意见建议，根据实际需要拓展档案服务的路径，并优化档案管理的运行机制，以专业化的档案管理方式全面提高档案管理科学性。为了推动街道档案管理水平的逐步提升，还可以开展档案管理认证工作，按照工作目标对档案管理规范化、标准化和制度化建设情况进行梳理，采用以评促改的工作方式。（三）大力培养专业档案人才培养档案管理专业技术人才是实现档案科学化管理的保障。更新档案管理人才团队，提高档案管理人员的素养，促进档案人才的交流，才能更新档案管理工作理念，推动工作方式方法的更新。为此，街道还要扩展档案管理人才的引进渠道，通过公务员招考、人才交流的方式更新档案技术人才。加强现有档
15、案管理人员的培养力度，积极在内部成立档案管理技术攻关团队，并且通过委托培养、专家授课和在线自主学习的方式提高档案管理人员的能力素养。当前，还要加强档案管理人员绩效考评，综合评定档案管理人员工作的得失，帮助档案管理人员梳理工作中的短板，以提高档案管理人员工作的整体水平。（四）加快档案信息化建设进程档案管理信息化是时代趋势，是街道档案管理的发展方向。一方面，提高档案管理规范性，严格落实档案信息化管理工作标准，包括对档案制度进行严格把控，注重提升纸质档案电子转化率，基于档案管理系统梳理错误档案、不合格档案与残缺档案，实现对档案数据信息的智能化修补完善。另一方面，全面推动档案管理自动化，积极加强各终端
16、平台的建设，把 OA 办公系统与档案管理系统紧密联系起来，积极加强数据的与图像的档案管控。推动现有档案管理系统向移动数字媒体方向发展，以支持各部门查询使用档案的需要。当前，还要在复杂网络信息环境下开展档案的安全控制工作，合理分配档案管理系统使用权限，加强“互联网+”环境下档案数据信息的监控，以及做好档案数据信息的备份工作等，以防止档案数据的丢失和被篡改。（五）提高档案开发利用水平为了充分展示档案科学化管理建设的成果，要充分发挥档案信息的使用功能。为此，应加强档案信息的供给力度，积极为各方面档案提供信息服务，注重开展档案编研工作，并积极组织开展各种形式的档案成果展，以彰显档案管理工作科学化的价值。进一步加强档案共享信息平台建设，尽可能地成立和发挥档案信息中的作用，运用大数据、云存储技术检索挖掘档案，以突出档案数据信息的经济与社会效益。未来，还要优化档案管理工作流程，尽量满足用户的个性化档案使用需求，注重提高档案借阅率，提高档案开发效率，以满足档案信息使用需要。档案管理工作对街道后续发展具有重要作用，档案管理建设更是一项综合性、系统性和专业性较强的工程。提高档案科学化管理水平，涉及多个层面
