1、河 北 软 件 职 业 技 术 学 院 学 报第 25 卷文章编号：员远苑猿鄄圆园圆圆（圆园23）02鄄0076鄄05河北省社会保险档案数字化建设实践现状及对策探讨杨青，宋凤轩（河北大学 管理学院，河北 保定 071000）收稿日期：圆园22原10原21基金项目：2022 年河北省人力资源和社会保障厅课题“社会保险档案数字化的实践研究”（JRS-2022-0215）作者简介：杨青（1999-），女，河北保定人，硕士研究生，主要研究方向为劳动与社会保障；宋凤轩（1971-），男，河北海兴人，教授，博士，博士生导师，主要研究方向为财税理论与制度、就业与养老问题。摘要：社会保险（以下简称“社保”）档
2、案数字化建设已成为社保档案工作发展的必然趋势，探索社保档案数字化建设对社会保险事业的现代化发展具有重要意义。近年来，河北省积极开展社保档案数字化建设，取得了一定成果。通过分析河北省社保档案数字化建设的工作运行机制与具体的实践情况，发现在河北省社保档案数字化建设的过程中尚存在运行机制不健全、数字档案利用程度低、档案服务较被动等问题。结合其他省份社保档案数字化建设的共性经验，从集中统一组织规划、完善工作运行机制、拓宽利用渠道等角度提出具体发展对策。关键词：社会保险;档案；数字化中图分类号：G251文献标志码：A社保档案作为与民生相关的重要档案，它不仅包含针对参保人形成的一系列专业性的文件材料，还包
3、括关于社会保险机构在工作管理中形成的相关记录，是反映社会保险事业发展的重要凭证。1-2而社保档案的数字化建设，既有利于保护社保档案信息资源，方便信息利用，也有利于社会保险相关的工作相互衔接，有效提升工作人员的工作效率和水平，优化社会保险经办服务，为参保人提供更高质量的综合服务。3伴随数字化技术与经济社会的深度融合，社保档案数字化建设的重要作用逐渐凸显，也已成为社保档案工作发展的重要方向。河北省近年来逐步加快了社保档案数字化建设的步伐，并取得了一定的成效，但同时也存在一些问题，影响了河北省社保档案数字化建设的整体水平。结合实践现状与存在的问题，参考其他地区的建设经验，有针对性地提出相应的发展对策
4、，对进一步推进河北省社保档案数字化建设进程，推动河北省社会保险事业的高质量发展都具有重要意义。一、河北省社会保险档案数字化建设实践现状（一）建立了较为规范的工作运行机制目前，河北省社保档案数字化建设已形成较为规范的工作运行机制，包括领导机制、管理机制、协调机制和安全机制。在领导机制方面，河北省社保档案数字化建设由省人社厅牵头进行。省人社厅进行具体工作安排，逐级下达工作任务，各级社保部门密切配合开展数字化建设工作。在管理机制方面，河北省积极推进社保电子档案单套制管理工作，应用电子档案系统，实现了一体化管理。在协调机制方面，河北省建立了与多部门、多主体之间的协调机制，强化互联互通，为河北省社保档案
5、数字化建设提供更专业的指导。在安全机制方面，依托多种存储备份技术与信息保密制度，筑牢安全防线，做好安全防护工作。4通过建立规范的工作运行机制，为河北省社保档案数字化建设工作有序开展提供了保障。（二）相关的基础设施建设进一步完善首先，硬件与软件设施建设进一步完善。近年来，河北省持续加大对社保档案管理机构的硬件设施投入，更新计算机、扫描仪等档案数字化建设相关硬件设备，改善硬件设施条件。同时，积极开发集档案管理、办公自动化等多功能于一体的档案信息管理软件，向全省推广应用社保业务档案系统。社保业务档案一体化系统与全省统一的电子档案系统，为社保档案数字化建设提供了先进可靠的软件支持4。其次，不断优化数字
6、化建设基第 25 卷第 2 期河 北 软 件 职 业 技 术 学 院 学 报灾燥造援25晕燥援2圆园23 年 6 月允燥怎则灶葬造 燥枣 匀藻遭藻蚤 杂燥枣贼憎葬则藻 陨灶泽贼蚤贼怎贼藻Jun援圆园23第 2 期础环境。目前，为高效推进社保档案数字化建设，河北省各地各级社保部门都已积极推进标准高、设施齐全的数字化档案用房建设。河北省社会保险事业管理局建成了 1200 平方米的现代化档案管理中心，秦皇岛市失业保险管理处也建成了360 多平方米的信息化档案室。5通过不断优化社保档案数字化建设的基础环境，保障河北省社保档案数字化建设的有序开展。（三）规范化档案管理水平进一步提升一是加大了规范化管理的
7、培训力度。当前，河北省各市各级社保部门都根据自己的条件开展了社保电子档案管理、社保档案数字化建设等方面的培训。保定市、石家庄市等地人社局都已多次主办了社保电子档案规范化管理与社保档案数字化建设工作方面的培训，邀请档案机关、相关企业的专家为管理人员讲解社保电子档案系统的应用管理，进一步规范管理人员的行为，提高规范化管理水平。二是针对管理情况开展检查评估工作。河北省在社保档案数字化建设过程中，结合具体指标，对各市各级社保档案管理机构的工作进行检查评估，将评估重点放在标准化、规范化管理与信息化建设上，并在之后组织“回头看”活动，核实规范化管理与信息化建设情况，督促整改，进一步提升规范化管理的成效。（
8、四）在服务民生中的利用率有所提高首先，加快建设人社一体化公共服务平台。在社保档案数字化建设过程中，河北省通过完善人社一体化公共服务平台的功能，将社保档案数字化建设与人社一体化公共服务平台建设相结合。通过人社一体化公共服务平台办理社保业务，查询、认证以及更新相关社保档案信息，大大提高了社保档案信息的可获得性与社保信息化档案在服务民生中的利用率。其次，不断优化社保档案利用服务。河北省近年来通过优化社保档案利用服务，多途径提高社保档案在服务民生中的利用率。目前，武安市、唐山市都已为参保人提供专门的社保档案查阅场所，利用数字化检索工具，提供方便快捷的档案服务。同时，部分地区也积极推动了社保档案在重要课
9、题研究、政府决策方面的开发利用程度，推动社保档案更有效地服务民生5。二、河北省社会保险档案数字化建设存在的问题（一）领导机制尚不完善，安全机制也有待加强首先，领导机制建设尚不完善。目前在河北省社保档案数字化建设过程中，没有成立专门的组织针对社保档案数字化建设进行领导部署，缺少集中统一的规划与督导。这也使得各市在建设过程中缺少专门的统一标准制度，各有各的管理规范，各市数字化建设水平参差不齐，数字化建设也不连续，严重阻碍了河北省社保档案数字化建设进程。其次，现有的安全机制有待加强。河北省社保档案数字化建设的安全机制多依托技术的应用，不仅缺少信息安全事件风险报告机制、应急预警机制与灾难恢复机制等相关
10、配套机制，现有的安全制度也不全面，而且也没有结合社保档案数字化过程中各个工作阶段的特点，有针对性地提供安全防护。4这对河北省社保档案数字化建设工作的开展会产生不利影响。（二）运行机制尚不健全，共享与监督机制缺失首先，现有的整体工作运行机制中缺少信息资源共享机制。不仅没有与公众共享信息资源的平台，无法达到通过数字化建设推动与公众之间的信息共享、服务民生的工作目的与要求，而且不同部门、主体之间的信息资源交流共享也不够充分，存在“信息孤岛”现象6，共享程度较低，大大影响了河北省社保档案数字化的建设水平。其次，现有的整体工作运行机制中缺少监督机制。从内部来看，没有专门的组织机构与监督制度对社保档案数字
11、化建设工作的各个阶段进行检查监督；从外部来看，公众对其的关注度不高，民主监督力度有待加强。7内外监督机制的缺失不利于规范社保档案数字化建设工作，也影响着河北省社保档案数字化建设质量。（三）档案利用渠道较少，数字档案利用程度低首先，社保数字档案利用渠道较少。目前，河北省各市各级社会保险事业机构在档案服务利用方面的建设标准不一，人社公共服务平台的功能杨青，宋凤轩：河北省社会保险档案数字化建设实践现状及对策探讨77河 北 软 件 职 业 技 术 学 院 学 报第 25 卷开发程度较低，档案查阅室的开放不够充分，且跨地区、跨系统的档案信息资源也难以实现远程利用，档案利用渠道有待拓展。其次，社保数字档案
12、利用程度较低。在河北省社保档案数字化建设过程中，社保数字档案的利用主要局限于不同险种的业务办理，在业务之外的利用，也需要政府牵头进行信息交流。同时，信息利用局限于地域与部门之间，自发交流较少，也导致在科学研究、政策制定等方面的利用程度较低。（四）数字档案意识不强，档案服务提供较被动首先，管理人员与公众缺乏数字档案意识。在数字化建设工作中，负责社保档案管理的人员大多具有传统档案管理的专业背景，缺少数字档案的专业知识和素养，8而公众对社保档案、社保数字档案的认识不足，对河北省社保档案数字化建设成果了解较少，这也大大影响了河北省社保档案数字化建设工作的高效开展。其次，社保档案服务的提供较为被动，服务
13、理念有待转变。河北省通过社保档案数字化建设，所提供的档案服务更多是为了优化业务办理过程，优化政务服务，而向参保人主动提供档案服务的较少，档案服务较为被动9，档案部门的工作方式、服务理念以及服务策略等都有待更新转换。三、河北省社会保险档案数字化建设的对策建议（一）集中力量整体部署统一规划，多举措强化安全机制要完善领导机制，集中力量进行整体部署与统一规划。首先，要理顺社保档案数字化建设工作的领导关系，成立省市县（区）三级专门领导小组，明晰工作责任，层层落实工作安排，为有序开展社保档案数字化建设工作提供保障。7其次，要进行整体部署与统一规划，省级领导小组做好整体的工作部署与集中统一规划，制定统一的标
14、准规范，并做好指导和考评工作，市、县（区）级领导小组则要落实好具体工作安排，及时反馈，积极调整，扎实推进河北省社保档案数字化建设。在安全机制方面，应学习借鉴其他省份的建设经验，如广东省、吉林省以及黑龙江省等地都较为重视建立全面立体的安全机制，将技术与制度相结合，使得档案安全有保障。4，10河北省也要通过多举措建立立体严密的安全保障机制。前期要健全安全管理制度和灾难恢复机制，做好基础设施的更新维护与检测，为数字化工作的开展提供安全可靠的建设条件。4中期要在数据信息采集过程中、数据信息收集之后与数据信息存储时应用多种安全技术，做好安全防护。后期也要做好全方位的安全监测工作，提高安全防护治理能力。（
15、二）多平台构建专门数字档案馆，建立并完善监督机制完善优化工作运行机制（如图 1 所示），要在共享机制的基础上，依托多平台建立社保数字档案馆，促进信息资源的共享。其中，基础平台包括社保电子档案的收集、存储等功能，辅助档案管理工作；互联网应用平台主要面向社会公众，提供对外的档案信息共享与服务；政务外网应用平台承担与不同地区、部门的信息共享功能；而政务内网应用平台则承担政务部门内部的涉密档案信息的需要。11通过共享机制的建立，促进档案信息的充分交互共享，满足各类档案信息服务需求。同时，也要补充建立监督机制，多主体视角监督社保档案数字化建设工作。从内部来说，要组建巡视队伍，定期开展专项巡视工作，对重点
16、工作进行监督；要确立问责制度，明确责任追究细则，对失责行为及时处理，加大内部监督的力度。从外部来说，要加强信息公开，积极了解公众对社保档案数字化建设工作的建议与评价，回应社会关切，提高社会监督力度，进一步提升社保档案数字化建设水平与质量。7（三）拓宽社保档案利用渠道，提升档案利用程度浙江、吉林等省在社保档案数字化建设中，建立了专门的档案查询平台，拓宽了社保档案的利用渠道，并积极探索了跨地区综合性查档平台的建设，以促进信息资源远程利用。9这也为河北省的社保档案数字化建设提供了新思路。为进一步拓宽社保档案的利用渠道，不仅要加快完善人社公共服务平台与社保档案阅览室的建设，更要积极推进专门的社保档案查
17、档平台建设，鼓励跨地区、跨部门合作，建立综合性的民生档案查档平台12，为公众提供远程利用档案信息的渠道，丰富78第 2 期社保档案的利用途径。要通过提高社保档案在不同领域的应用，提升社保档案的利用程度。社保档案管理部门可以结合档案部门的指导，建立专门的网站，按民生记忆、社保建设等不同模块整理归纳相关的社保档案信息资源，方便社保档案信息资源在服务民生、科学研究、政府决策等领域的查询利用，提高社保档案的利用程度，进一步推进河北省社保档案数字化建设进程。（四）重视数字化工作的宣传，加大培训力度要加大对社保档案与社保档案数字化工作的宣传。通过分发宣传手册，利用广告、广播电视等各种宣传媒介，多途径加强对
18、社会公众的社保档案的宣传和教育6，不断提高社会公众对社保档案与社保档案数字化工作的认识，从侧面推进河北省社保档案数字化建设。同时，要加大数字化工作与档案服务方面的培训力度。通过连续的专业性培训，提高工作人员档案数字化方面的专业素质，提升业务能力。同时，也要注重对工作人员进行档案服务相关的培训，转变服务理念，主动为社会公众服务，追求更便捷、高效、优质的服务，提高河北省社保档案数字化建设水平。四、结语社保档案是支撑社会保险事业发展的重要组成部分，是重要的民生档案，目前河北省社保档案数字化建设工作任重道远，值得社会各界给予更多关注。河北省各级社保档案管理部门要继续推进社保档案数字化建设，使社保档案发
19、挥更大的图 1社保档案数字化建设工作运行机制的构建杨青，宋凤轩：河北省社会保险档案数字化建设实践现状及对策探讨79河 北 软 件 职 业 技 术 学 院 学 报第 25 卷作用，让社保档案可以更好地服务社会，推动社会保险事业和档案事业的现代化。参考文献：1 王靖洋.社保档案的价值、开发利用与保护 J.中国社会保障，2020（5）：56-57.2 尚芳.社保业务档案管百年：专访人力资源和社会保障部社保中心负责人 J.中国社会保障，2009（9）：22-23.3 刘辉.关于深化社保档案数字化建设的思考 J.黑龙江档案，2021（4）：254-255.4 王喆，何春晖，陈荣仁，等.推进电子档案管理应
20、用，夯实数字化转型关键一环 J.中国社会保障，2021（11）：40-43.5 赵松，孙长虹.河北省社保业务档案规范化管理探索与实践 J.档案天地，2019（2）：51-52+37.6 张路.社保档案信息化管理研究 D.山东：山东师范大学，2015.7 朱小慧，丁华东.面向善治的乡村档案治理机制探论 J/OL.（2021-12-11）2022-11-30.http：/ 姜集心.保险档案信息化建设研究 D.黑龙江：黑龙江大学，2015.9 王安淇.社区档案数字化建设现状及对策分析：以湖州市吴兴区为例 J.办公室业务，2022（11）：181-183.10 王佳宁.优化农安县社会保险档案电子化管理
21、研究D.长春：吉林省中共吉林省委党校（吉林省行政学院），2022.11 李世华.以数字化转型推动山东档案事业高质量发展J.中国档案，2021（12）：38-39.12 顾庆华.社保的数字化生长 J.中国社会保障，2021（7）：69.Discussion on the Current Situation andCountermeasures for the Digitization ofSocial Insurance Archives in HebeiProvinceYANG Qing,SONG Feng鄄xuan（College of Management,Hebei University
22、,Baoding Hebei071000,China）Abstract:The digitization of social insurance archives hasbecome an inevitable trend in the development of social in原surance archives,and exploring the digitization of social in原surance archives is of great significance to the modern devel原opment of social insurance undert
23、akings.In recent years,Hebei Province has actively carried out the digitization of so原cial security archives.By analyzing its working mechanismand specific practice,it is found that the operational mecha原nism is not sound,the degree of utilization of digital archivesis low,and archival services are
24、relatively passive.Based onthe common experience of the digital construction of socialinsurance archives in other provinces,this paper puts forwardspecific developmentcountermeasures from the perspectives ofcentralized and unified organization planning,improvement ofwork operation mechanism,and expansion of utilization chan原nels.Key words:social insurance;archives;digitization80
