1、市人大常委会办公室档案工作制度 篇一:办公室档案管理制度 办公室档案管理制度 为加强办公室档案的科学管理,保证档案资料的系统性与完整性,现结合实际情况,特制定本制度。 一、立卷、归档第一条各科室平时要做好文件的收集、整理,文件的整理、上缴工作是各科室的一项重要任务,必须认真做好。 第二条各类文件材料由办公室负责整理立卷、归档。办公室对各科室文件立卷工作进行监督和指导,并做好应归档文件案卷的接收归档工作。 第三条立卷方法。文件的分类采用分年度、分级别、分问题、分保管期限的方法立卷。 1、分年度。将文件按其形成或针对的年度分开。 2、分级别。将文件按其重要性分成公文和一般文件。 3、分问题。将文件
2、按其内容所反映的问题分开。 4、分期限。根据文件的不同保存价值,将文件按不同的保管期限分开。 第四条文件的组合。组合的根本作法如下。 1、法规性文件,如制度、方法、条例、规定等一般按单一问题组合。同一问题的请示与批复、转发件与原件,应组合在一起。 2、会议文件应单独组合。 3、统计、报表、名册等各类表格文件,应组合在一起。 4、工作方案、总结等文件,一般可按科室或社团名称组合。 5、特殊性文件材料,可根据具体情况进行组合。 第五条档案袋内文件的排列。档案袋内文件应区分不同情况进行排列,密不可分的文件依序排列在一起,即章程、批文在前,方案、总结在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;案件材
3、料中结论性材料在前,依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。 第六条文件归档份数。一般归档1份,重要的和经常使用的文件归档2份或3份。 第七条归档文件案卷的要求。科室移交归档文件案卷,应符合以下要求: 1、归档文件齐全、完整。 2、每个案卷必须填写案卷文件目录、编件号、页号、案卷封面,填写时用中性笔或钢笔书写,字迹工整、清晰。 3、档案袋的名称要注意内容准确,文字简练通顺,结构完整,必须揭示卷内文件的内容和成份。 二、档案的管理和利用 第八条办公室按照档案管理的要求,对存放的各类档案进行分类整理,分类保管,编制各类检索目录,搞好档案的借阅利用、统计等工作。 第九条经鉴定失去
4、保存价值需要销毁的档案,应经分管领导审查批准后,按程序进行档案销毁。 第十条办公室的管理贯彻“以防为主,防治结合的原那么。经常检查防护设施和档案保管状况,对破损、字迹褪色、纸张变色的档案,要有方案的进行修补、复制,保护档案的平安与完整。 第十一条档案的利用。利用档案人员,按规定办理档案利用审批手续与有关登记表,档案用完后应及时归还。 第十二条借用档案人员必须保护档案,要保证档案的平安与保密。不得擅自涂改、勾划、剪裁、拆散、翻印或转借。 第十三条确保文件、材料的平安,做好保密工作。 第十四条半年对档案进行全面检查、清点,发现问题及时处理。 篇二:办公室档案管理制度 办公室档案管理制度 为加强办公
5、室档案的科学管理,保证档案的系统性与完整性,有效地为社团联合会和各社团管理效劳,结合实际情况,特制定本制度。 一、立卷、归档 第一条各部门、各社团平时要做好文件的收集、整理,文件的整理、上缴工作是各部门、各社团的一项重要任务,必须认真做好。 第二条各类文件材料由办公室负责整理立卷、归档。办公室对各部门、各社团文件立卷工作进行监督和指导,并做好应归档文件案卷的接收归档工作。 第三条文件立卷归档范围。但凡工作活动中形成的、办理完毕、具有查考利用价值的各种文件(包括收、发文电,内部文件,各种会议文件,文件汇编,簿、册、图表,出版物原稿、磁盘等),均属立卷归档范围。 第四条立卷的原那么。遵循文件的自然
6、形成规律,保持文件之间的历史联系,区分文件的保存价值,便于保管和利用。 第五条立卷方法。根据立卷原那么、文件的分类,分年度、分级别、分问题、分保管期限的方法立卷。 1、分年度。将文件按其形成或针对的年度分开。 2、分级别。将文件按其重要性分成公文和一般文件。 3、分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。 4、分期限。根据文件的不同保存价值,将文件按不同的保管期限分开。 5、保管期限分为永久、长期、短期三种。 (1)永久保存。但凡反映部门、社团主要职能活动和历史面貌的(例如章程、申请批文、社团成立申请书等)有长远利用价值的文件,划为永久保存。 (2)长期保存。但凡在相当长时间内部门、社团需要查考
7、的文件,划为长期保存。长期保存为15年至50年。 (3)短期保存。但凡在较短时间内部门、社团需要查考的各种文件,划为短 期保存。短期保存为15年以下。 第六条文件的组合。组合的根本作法如下。 1、法规性文件,如制度、方法、条例、规定等一般按单一问题组合。同一问题的请示与批复、转发件与原件,应组合在一起。 2、会议文件应单独组合。 3、统计、报表、名册等各类表格文件,应组合在一起。 4、工作方案、总结等文件,一般可按部门或社团名称组合。 5、特殊性文件材料,可根据具体情况进行组合。 第七条档案袋内文件的排列。档案袋内文件应区分不同情况进行排列,密不可分的文件依序排列在一起,即章程、批文在前,方案
8、、总结在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;案件材料中结论性材料在前,依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。 第八条文件归档份数。一般归档1份,重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重份文件,需要办理销毁手续。 第九条归档时间。部门或社团应于活动后一周内,将应立卷归档的文件整理立卷,向办公室移交归档。 第十条归档文件案卷的要求。部门或社团移交归档文件案卷,应符合以下要求: 1、归档文件齐全、完整。 2、每个案卷必须填写案卷文件目录、编件号、页号、案卷封面,填写时用中性笔或钢笔书写,字迹工整、清晰。 3、档案袋的名称要注意内容准确,文字简练通顺,结构完
9、整,必须揭示卷内文件的内容和成份。 第十一条案卷文件一式两份,一份作为纸制文档保存,另一份电子文档保存在办公室。 二、档案的管理和利用 第十二条办公室按照社团联合会对档案管理的要求,对存放的各类档案进行分类整理,分类保管,编制各类检索目录,搞好档案的借阅利用、统计等工作。第十三条经鉴定失去保存价值需要销毁的档案,应经分管主席审查批准后,按程序进行档案销毁。 第十四条办公室的管理贯彻“以防为主,防治结合的原那么。经常检查防护设施和档案保管状况,对破损、字迹褪色、纸张变色的档案,要有方案的进行修补、复制,保护档案的平安与完整。 第十五条档案的利用。利用档案人员,按规定办理档案利用审批手续与有关登记
10、表,档案用完后应及时归还。 第十六条借用档案人员必须保护档案,要保证档案的平安与保密。不得擅自涂改、勾划、剪裁、拆散、翻印或转借。归还档案时,办公室人员要仔细检查,发现对档案有损坏或泄密者,应及时向分管主席报告,按有关规定处理。 第十七条档案室工作人员,接待档案利用人员要热情,认真负责,按规定提供利用。填写好查阅档案登记表。 第十八条平时聚集,按实际顺序或内容分类、收集、整理,应保持文件、材料之间的来源、时间、内容方面的联系。假设遇有上级漏发文件,应及时请求补发或取得复印件,以便存档和查阅。 第十九条确保文件、材料的平安,做好保密工作。 为进一步提高我办档案管理工作水平,根据中华人民共和国档案
11、法和省、市档案主管部门的相关规定,结合实际,制定本制度: 归档范围 一、市信息办机关及各处室在公务活动中反映本机关职能活动、有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料,由综合处负责收集、整理和归档。 二、各处室公文办完后,应及时将公文定稿、正本和有关材料向综合处移交。 三、财会、统计和固定资产登记等档案,在会计、统计年度终了后,编造清册,交由综合处归档。 四、市信息化建设工程全过程档案。 档案保管 五、所存档案应当分门别类、系统科学、内容完整。 六、办理完毕的文书档案资料,一般应以年为单位,在次年六月底前按标准格式立卷归档。 七、档案管理员应当做好以下工作: 1、维护好档案的平安,做
12、好防盗、防火、防光、防尘、防潮、防鼠、防高温工作,对损坏、霉变、散失的档案,及时采取修补、复制、收集等补救措施。 2、每季度对档案进行检查,发现问题及时向领导汇报,确保档案平安与完整。 3、严格按规定办事,对进出档案室的档案做到“五清,即:登记清、清点清、检查清、核对清、档号清。 4、保持文档室内清洁卫生,适时通风透光,保持适宜的温、湿度。 八、档案管理员工作调整时,应履行交接手续。 档案查阅 九、查阅档案应当严格履行批准登记手续。 1、机关各处室、二级机构因工作需要查阅档案资料,需经综合处审核,分管领导批准; 2、外单位查阅档案的,应持公函,并出示查询人员有效证件,经综合处审核,报分管领导批
13、准后,方可查询。 十、查阅档案应在文档室内进行,档案材料不外借。 十一、查阅档案的单位和个人不得擅自复印和拍照,因工作需要,经分管领导批准,方可复印、拍照。 十二、凡查阅档案,不准在档案资料上涂改、污损、抽拆、勾画,不准在档案材料上标注任何符号。归还档案时,档案员必须进行检查,如发现有损坏档案的现象,应当追究查阅者的责任。 档案保密 十三、认真贯彻实施保密法,严格执行党和国家的保密制度,维护档案的完整与平安。 十四、未经许可,非档案工作人员不得进入文档室,不得翻阅档案案卷。 十五、查阅涉密文件资料时,应报分管领导批准前方可查阅,不允许复印、拍照等任何形式的复制。确需复制的,须报单位主要负责同志
14、审批,并严格按照保密法的相关规定执行。 十六、归档档案不允许带出文档室以外。查阅档案时,不得翻阅其它无关档案。 十七、文档室和档案柜应当随时加锁,确保档案的平安。 十八、未经批准,文档管理员不得擅自提供、抄录、拍照、公布档案内容。 档案登记统计 十九、建立档案统计台帐,对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行登记和统计,做到及时准确无误。 二十、按照有关规定,按时向档案行政管理部门和专业主管部门的档案管理部门报送档案统计年报。 二十一、按时完成上级档案行政管理部门部署的登记和统计任务。 档案鉴定与销毁 二十二、按照国家档案局下发的档案鉴定标准对本单位的所有行文进行鉴定。 二十三、档案鉴定后,对没有保存价值的文件(即不归档的文件)和保存期满的档案才能进行销毁。 二十四、凡需销毁的档案,应编制销毁清册,由办领导批准后,方可在有保密资质的造纸厂销毁。 二十五、批准销毁的档案,必须由两人以上监销,监销人应在销毁清册上签字,并注明销毁方式和日期。特殊情况可暂缓销毁。 二十六、因档案