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2023年会议场所的选择.docx

上传人:g****t 文档编号:917917 上传时间:2023-04-16 格式:DOCX 页数:8 大小:19.27KB
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资源描述

1、会议场所的选择 会议的成败,场地的选择相当重要,应如何选择适当的会议场地,以下6个根本步骤都需考虑进去: 1.确定会议目的。 2.确定会议形态。 3.决定实质上的需求。 4.考虑与会者的期望。 5.选择何种会议地点与设备。 6.评估选择的正确性。 针对这6个步骤,兹将有关内容说明如下。 确定会议目的 大局部会议的目的是教育、学术交流、商业讨论、专业提高或社交联谊等多重目的;少数活动是单一目的。例如一般社团年会多半集合教育、学术交流、商业及休闲活动。而一般企业界会议的特色是鼓励性的研讨会结合休闲活动,如高尔夫球赛等。每一种会议有其特定理由、目的与期望,因此在考虑场地前要先了解清楚。 选择会议场地

2、的工作清单(checklist) 先列好工作清单,知道你在选择场地时需要注意哪些事项,如此更能帮助你正确选择适当的开会场地。 地区 1.费用(本钱)与便利性。 2.是否邻近机场。 3.轿车或出租车是否足够。 4.充足的停车空间。 5.如果需要,接送交通工具是否充足,费用情况。 环境 1.当地有何观光点。 2.购物。 3.休闲活动。 4.天候状况。 5.环境是否良好。 6.餐厅。 7.当地治安是否良好。 8.社区经济状况。 9.当地给予外界的评价、过去会议举行情况。 2023.当地会议局或观光旅游局支持与效劳情况。 11.会议周边供应厂商的经验、设备是否足够,如视听器材公司、展览公司、事务机器公

3、司与平安方面。 设备 1.警卫人员与效劳人员是否友好、做事效率如何。 2.大厅(lobby)是否整洁,吸引人。 3.报到处是否容易找到: (1)是否有足够房间供工作人员使用。 (2)是否足以处理check-in/check-out的顶峰时段。 (3)接待处的人力是否足够。 4.当人数众多时是否有足够的电梯设备。 5.询问处是否全天候有人值班。 6.立即回复有关 询问,尽速转送留言。 7.对客人的效劳: (1)药局。 (2)礼品店。 (3)柜台效劳。 (4)保险箱。 8.舒适、整洁的饭店住房: (1)家具是否完好。 (2)现代化冲浴设备。 (3)充足光线。 (4)足够的衣橱空间与衣架。 (5)烟

4、雾警示器。 (6)火灾逃生资料是否清楚。 (7)冰箱和小酒吧。 (8)走道是否整洁,包括清洁人员是否尽速清理通道、烟灰。 (9)是否在每层楼有冰块和饮料。 (2023)电梯效劳。 (11)标准房与豪华房的大小。 (12)是否有特别楼层提供特殊效劳。 (13)豪华套房的数量与形式,客厅、卧室尺寸和睡床类型的简介。 (14)订房的程序和方法。 (15)房间类别,如高楼层或低楼层,面海景或面山景。 (16)每一种类别的房间数。 (17)有多少房间数可以使用,如果需要,对早来晚走的与会者如何处理。 (18)会议房价与一般房价如何。 (19)何时能提供确定的会议房价。 (20)是否需要保证数量与订金。

5、(21)进房与退房的时间。 (22)什么时间取消已预订的房间。 (23)付款方式。 (24)接受哪几种信用卡。 (25)万一取消订房,退款方式为何。 会场空间(meeringspace) 1.会议室尺寸(面积)。 2.当会议室做不同座位安排时,其容量如何。 3.会议室隔音设备是否良好。 4.电源开关、冷暖气控制是否单独分开。 5.会议室的音响效果,是否有良好音响系统。 6.固定设备如黑板、银幕和家具。 7.障碍物如圆柱。 8.视听设备: (1)视听效果,是否后座的人可以看到银幕。 (2)会议室天花板高度。 (3)是否有装饰灯架。 (4)装饰的镜子是否会反光。 (5)是否有窗帘遮住窗户光线。 (

6、6)电源控制位置。 9.火灾逃生口。 2023.公共区域是否整洁。 11.相同性质的会议室是否在同一层楼或分在不同楼层举行。 12.房间和公用 是否很方便。 13.洗手间数量、位置,是否干净。 14.衣帽问数量、位置。 15.其他效劳: (1)足够空间放置家具和器材。 (2)良好光线。 (3)很容易让与会者找到。 (4)足够的电源插座。 (5)平安性。 16;设备: (1)桌子: 1.83米宽x2.44米长。 一般教室桌宽38.145.7厘米。 (2)椅子。舒适并适合较长会议使用。 (3)舞台: 不同高度的舞台。 有地毯和铺裙边的舞台。 (4)讲台: 站立式讲台。 有灯光的讲台。 (5)黑板和

7、布告栏。 (6)指示架。 (7)废纸篓与垃圾桶。 (8)照明灯与辅助灯设备。 (9)灯光控制盘。 (2023)报到台。 (11)麦克风。 餐饮效劳(foodbeverageservice) 1.公共区: (1)清洁与外观。 (2)备菜区是否干净。 (3)在最忙时段是否有足够人力。 (4)工作人员态度。 (5)有效、快速的效劳。 (6)各式菜单。 (7)价格范围。 (8)预订的方式(reservationpolicy)。 (9)是否可能增加食物放置区域(如走廊)作为早餐或简单午餐的场地。 2.大型活动: (1)费用(本钱)。 (2)创意性。 (3)质量与效劳。 (4)多样菜单。 (5)税和小费。 (6)在活动前要求涨价。 (7)特别效劳。 (8)特制菜单。 (9)提供主题宴会(themeparty)的建议。 (2023)独特的茶点。 (11)素食和节食者的食物。 (12)餐桌布置。 (13)舞池。 (14)宴会桌的尺寸。 (15)8人座2023人座。 3.酒的规定。禁止效劳时段。 4.现金交易酒吧规定: (1)调酒师费用和最低计费小时。 (2)出纳人员费用。 (3)点心价格。 (4)保证数量规定。 (5)何时需要提供保证数量。 (6)准备的份量超过保证,数量的最大极限。 第8页 共8页

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