1、财务会计档案管理制度集团各部、各业务集团、各分公司：1、目的根据财政部、国家档案局关于印发会计档案管理办法通知的规定，为了加强公司财务会计档案的科学管理，建立健全会计档案的管理制度，保证会计档案妥善有序存放、方便查询、严防毁损、散失和泄密，完善财务档案管理工作，特制定本制度。2、适用范围本制度适用于总部财务及各分公司财务档案的管理、预算、计划、制度等文件材料，执行文书档案管理规定，不适用本制度。3、管理职责财务部负责档案的整理、编号、归档、调阅、借阅等，对财务会计档案的安全、完整、保密负责，对于应当入库保管的资料应及时入库纳入管理。4、会计档案范围包含会计凭证、会计账簿、会计报告以及其他会计核
2、算资料等四个部分。4.1 会计凭证类会计凭证类包括：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证4.1.1 会计凭证管理要求： 凭证按照现收、现付、银收、银付、转账分类别进行整理装订，要求整齐、结实、厚薄适中一致；4.1.2 完整填写凭证封面，并进行排序、编号；4.1.3 每月结账完成后，凭证需要完整打印，依序存放于文件柜中，做好登记，对于附件多容量大的附件如工资册、人员提成等可单独装订，但须注明凭证号，同时在凭证中注明附件出处。表1：凭证登记表：会计期间现收现付银收银付转账当期册数存放位置2016010001-00*0001-00*0001-00*0001-00*0001-00*1520160
3、24.1.4 注意事项：凭证保管需注意防潮防虫防火，定期进行巡检，排除不安全因素；凭证发生损伤时，及时修复，损伤严重、丢失、毁损需及时上报集团财务部。凭证外借，须经财务负责人同意，借出的凭证，做好书面登记，及时跟踪收回。表2：凭证借出登记表：*公司凭证外借登记表会计期间凭证类型第*册/共*册起止凭证号原因借阅人经手人批准人时间归还时间4.2 会计账簿类4.2.1 会计账簿类包括：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。4.2.2 会计账簿管理要求：年终，财务负责人应组织人员将账簿按最末级打印出来装订成册，可按资金类、资产类、往来类、成本费用类进行归装订。 4.3 财务报告类
4、4.3.1 财务报告类包括：月度、季度、年度财务报告，会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告，如纳税申报报表等。4.3.2 财务报告管理要求：报告类按月、季、年度打印装订成册。 4.4 票据类票据类包括：公司开据的增值税专用发票和普通发票，收到的增值税专用发票，支票、承兑汇票，收据等。4.4.1 发票类管理要求：4.4.1.1 领购发票、支票、收据时在领购台账中进行登记；4.4.1.2 使用发票、支票、收据时在开具明细登记本（薄）中登记；4.4.1.3 发票交接,通过发票交接单进行交接（若通过邮寄方式则注明快递单号）；4.4.1.4 已开具的发票存根联、作废发票（联次齐全，盖作废章），依
5、次排序，按月装订；4.4.1.5 已开具的收据存根，依次排序；自税务部门领购回来的收据，保证联次齐全，作废的收据需加盖作废章4.4.1.6 取得的进项发票，发票联需附凭证后；抵扣联认证后，装订存档；4.4.1.7 发票认证回执、财务报表、纳税申报表、抵扣清单按月存档；4.4.1.8 承兑汇票收到后必须复印登记后，才能账务处理；承兑汇票支付前必须背书复印登记后，才能账务处理。4.5 其他类其他类包括：银行存款余额调节表，银行对账单，银行流水单，其他应当保存的会计核算专业资料如现金盘点单、往来对账单等，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，业务合同以及有关的电子数据和相应软件资料。
6、 5、会计档案的管理5.1 会计档案的整理立卷会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理一般采用“三统一”的办法，即:分类标准统一，档案形成统一，管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。5.1.1 分类标准统一一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他。5.1.2 档案形成统一案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。5.1.3 管理要求统一建立财务会计资料档案薄、会计资料档案目录；会计凭证装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。5.2 会计凭证的装订 会计凭证每月装订一次，（25号前完成）按年分月妥善保管归档。5.2.1
7、会计凭证装订前应准备的工作： 5.2.1.1 分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；5.2.1.2 按凭证汇总日期归集确定装订成册的本数；5.2.1.3 摘除凭证内的金属物，对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便查阅保持数字完整；5.2.1.4 阅保持数字完整；5.2.1.5 整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。检查附件有无漏缺，如：领料单、入库单是否随附件齐全；5.2.1.6 记账凭证上有关人员的印章是否齐全；5.2.2 会计凭证装订时的要求：5.2.2.1 装订时应尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查
8、阅；5.2.2.2 凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印刷，封面规格略大于所附记账凭证；5.2.2.3 装订凭证厚度一般为3-5厘米，装订牢固，美观大方。5.2.3 会计凭证装订后的注意事项：5.2.3.1 每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章；5.2.3.2 在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。5.3 会计账簿的装订各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，账簿应按时整理立卷。5.3.1 账簿装订的基本要求：5.3.1.1 首先按账簿启用表的使用页数核对各账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；5.3.
9、1.2 然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订5.3.2 封底的顺序装订，活页账簿装订要求：5.3.2.1 保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，加上封面封底，装订成册；5.3.2.2 多栏式合页账、三栏式合页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。5.3.2.3 在账本的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人（经办人）签章；5.3.3 账簿装订后的其他要求：5.3.3.1 会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角、错页、掉页的现象；5.3.3.2 封面应齐全、平整、并注明所属年度及账簿名
10、称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、分户明细账。5.3.3.3 会计账簿按保管期限分别编制卷号，如总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。5.4 会计档案的移交归档5.4.1 每年形成的会计档案，由财务部按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。在会计年度终了后，可暂由本会计部门保管一年。期满之后，由会计部门编制移交清册，移交本单位档案部门统一保管；5.4.2 移交档案部门保管的会计档案原则上应该保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案部门应当会同财务部和经办人员共同拆封整理，以分清责任。5.5、会计档案的保管5.5.1 会计档案的
11、保管期限分永久、定期两类。定期保管期限分为10年、30年、永久、共3类（详见附表一），保管期限从会计年度终了后的第一天算起；5.5.2 会计档案室的要求：应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有防火器材；室内应经常保持清洁卫生，以防虫蛀、防鼠咬；保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅的地方，并防止潮湿；5.5.3 会计档案应放在专用的铁皮档案柜里，按顺序码放整齐，以便查找；5.5.4 设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅记簙，严防毁坏损失、散失和泄密；5.5.5 使用电子计算机进行会计核算的，应当保存打印出来的纸质会计档案，使用磁盘、光盘等磁性介质保存会计档案，应报财政局备
12、案。会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。5.6 其他档案管理要求5.6.1 外部审计报告、评估报告、汇算清缴报告等档案资料需专人保管；5.6.1.1 子类档案，存放于电脑专门文件夹中（不能建立在C：盘中），重要文档需设置密码；5.6.1.2 银行卡、存折、钥匙、密码器、回单箱密钥、U盾令牌、CA证书等，谁使用谁保管；5.6.1.3 交接工作时需逐一并交接相关密码；接收人要注意密码安全，如有损坏及时更新。 6、会计档案的借阅6.1 会计档案为本公司所用，原则上不得借出。本公司人员需要档案资料，在登记报批后由档案管理人员陪同翻阅或者复印；6.2 外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍性，
13、经会计主管人员和公司领导批准后，方可办理借阅手续；由档案部门建立健全会计档案中查阅、复制、登记制度；6.3 借阅手续：借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚；6.4 借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件）。7、会计档案的销毁保管期满的会计档案，可以按照以下程序进行销毁：7.1 会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定，编制会计档案销毁清册（注明名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容
14、），经公司总经理审批签署意见，报请上级主管单位批准后方可予以销毁；7.2 销毁会计档案时，由档案部门和财务部共同派员监销。在销毁前清点所要销毁的一份报公司领导会计档案；销毁后，经办人应在会计档案销毁清册上签名盖章；注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报公司领导，一份归入档案备查；7.3 会计档案保管期满，但未结清的债权债务原始凭证及涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出另行立卷，由档案部门保管到末了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清单和会计档案保管清册中列明；7.4 在建设期间的会计档案，不得销毁。8、档案移交管
15、理要求档案移交时须进行实物及清单的逐一移交，具体参照财务岗位工作交接制度9、国家会计档案管理期限9.1 会计档案保管期限规定表4、企业会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备注一会计凭证1原始凭证30年2记账凭证30年二会计账簿3总账30年4明细账30年5日记账30年6固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年7其他辅助性账簿30年三财务会计报告8月度、季度、半年度财务会计报告10年9年度财务会计报告永久四其他会计资料10银行存款余额调节表10年11银行对账单10年12纳税申报表10年13会计档案移交清册30年14会计档案保管清册永久15会计档案销毁清册永久16会计档案鉴定意见书永久编制日期： 审
16、核日期： 批准日期：9.2 会计电子档案的规定同时满足下列条件的,单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案9.2.1 形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输；9.2.2 使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；9.2.3 使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求来建立；9.2.4 电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；9.2.5 采取有效措施,防
17、止电子会计档案被篡改；9.2.6 建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；9.2.7 形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。10、证照及合同管理的规定集团合同证照归财务部管理，因此对此方面作一些管理要求10.1 证照管理要求10.1.1 证照类别：营业执照正副本、组织机构代码证、税务登记证、道路运输许可证、银行开户许可证、贷款卡等；10.1.2 证照需按类别建立证照台账、证照使用登记薄；10.1.3 每年协助行政人事部、营运管理部（车管部）进行证照年检；10.1.4 财务部每年需对贷款卡及时进行年检。10.2 合同管理要求10
18、.2.1 合同类别：供应商合同、客户合同；10.2.2 所有合同都需建立合同管理台账；10.2.3 周期性结款的客户合同需有合同会签表、合同、客户相关有效的资质证明复印件（盖鲜章）；10.2.4 周期性结款的客户合同在到期前2个月需打报告提醒相关部门续签合同。10.3 证照使用申请10.3.1 使用人填写证照使用申请表（见资料性附录 A）部门负责人审核财务部借出复印件（证照复印件上注明使用用途）/原件归档时借出部门做好登记；10.3.2 使用要求：借用证照一般使用副本，若需要借用正本，应在申请表中特别注明；使用营业执照、组织机构代码证、税务登记证复印件时，须在复印件上注明使用用途，例如“此证仅
19、供申请文明单位使用”；证照原件使用完毕后，必须及时归还财务部并办理登记手续。11、 会计档案的检查及奖罚规定11.1 各类会计档案检查及奖罚表5、会计档案管理奖罚表序号考核项目考核标准考核内容考核方法第一责任人第二责任人第三责任人人员处罚金额人员处罚金额人员处罚金额1打印装订会计凭证、会计账簿、会计税务报表及财务报告等当月的凭证、报表及报告于次月25号前装订完成，各种账簿次年2月底前完成不按时装订1、每月拍照上传交总部核算中心2、总部财务人抽查分公司财务负责人100元/次分公司总账会计50元/次相关财务人员50元/次2不按时打印分公司财务负责人100元/次分公司总账会计50元/次相关财务人员5
20、0元/次3凭证整理分公司财务负责人500元/次分公司总账会计200元/次相关财务人员100元/次4账簿整理分公司财务负责人500元/次分公司总账会计200元/次相关财务人员100元/次5财务税务报表分公司财务负责人500元/次分公司总账会计200元/次相关财务人员100元/次6财务报告分公司财务负责人200元/次分公司总账会计100元/次相关财务人员50元/次7保管和利用财务会计档案办理会计档案交接和查阅程序档案柜规范整洁抽查随机出访及相关移交表格、查阅和调阅表格分公司财务负责人100元/次相关财务人员50元/次无8日常档案整理工作分公司财务负责人100元/次相关财务人员50元/次无9档案移交
21、手续不完备分公司财务负责人300元/次相关财务人员100元/次无10外单位查阅会计档案登记分公司财务负责人100元/次相关财务人员50元/次无11外单位调阅会计档案登记分公司财务负责人100元/次相关财务人员50元/次无12档案入库编制会计档案保管清册，填装卷盒，编制会计档案移交清册，移交入库的会计档案的种类、印章等项是否齐全，填写要素完整规范凭证封面每月拍照上传交总部核算中心分公司财务负责人100元/次相关财务人员50元/次无13填装卷盒分公司财务负责人100元/次相关财务人员50元/次无14保管清册和移交清册填写准确完整分公司财务负责人100元/次相关财务人员50元/次无15表与表、账册发
22、放有序分公司财务负责人100元/次相关财务人员50元/次无16档案移交手续完备分公司财务负责人200元/次相关财务人员100元/次无17在规定时间内移交入库分公司财务负责人100元/次相关财务人员50元/次无18季度，年度报告存档所有的审计报告，季度及年度汇算清缴资料保存纸质及电子版档案抽查是否留档随机抽查分公司财务负责人500元/次分公司总账会计500元/次相关财务人员300元/次19银行资料1、每月银行纸质回单2、银行流水单纸质及电子版档案抽查是否有回单或留档随机抽查分公司财务负责人300元/次相关财务人员200元/次无20承兑汇票登记簿抽查是否记录信息分公司财务负责人200元/次相关财务
23、人员100元/次无21合同管理销售、采购、租赁、融资等合同原件是否盖公司随机抽查分公司负责人500元/次分公司财务负责人300元/次相关财务人员200元/次22合同是否按时间登记分公司负责人500元/次分公司财务负责人300元/次相关财务人员200元/次23合同外借是否有登记分公司负责人500元/次分公司财务负责人300元/次相关财务人员200元/次24合同是否保管完整分公司负责人500元/次分公司财务负责人300元/次相关财务人员200元/次11.2 会计档案管理奖罚特别规定会计原始凭证、税务资料、银行资料、原始合同等因管理不善造成全部或者部分丢失的，以月份资料为单位，分公司负责人处罚2000元/月，分公司财务负责人处罚2000元/月，责任当事人处罚1000元/月。会计档案管理每年由总部财务部核算中心给予检查评分，前三名分别奖励：分公司负责人2000元，分公司财务负责人奖励2000元，分公司财务部奖励2000元。12、其他规定12.1 本规定由财务部制定,解释权归财务部；12.2 本规定从2022年1月1日执行。 XXXXX有限公司 财务部 2022年1月1日
