1、文件管理及编制方法培训,编制部门：质量保证部编制人员：日 期：2015.3.25,培训议程,组织机构介绍,文件编制方法介绍,过程方法介绍,文件管理要求介绍,举例说明及答疑,实际操作,一、公司组织机构,会议内容,特殊说明：在编制文件的过程中，只能出现以上组织机构中存在部门/条线名称，其他对以上机构的称呼均为错误称呼。,二、过程方法简介2.1、原过程划分介绍 2.2、更改后过程划分介绍,会议内容,一、顾客导向过程（COP:Customers orientation processs)C1:市场开发与合同管理C2：产品实现策划和设计开发C3：产品交付与支付C4：售后服务/顾客信息反馈,二、支持过程（
2、SP:Support process）S1；文件控制S2：记录控制S3：沟通管理S4：人力资源管理S5：基础设施管理S6：工作环境与安全管理S7：采购控制S8：生产计划管理S9：产品制造控制S1O：产品标识及可追溯性,S11：产品防护与物流管理S12：监视和测量装置管理S13：顾客满意度控制S14：内部审核控制S15：产品监视和测量S16：不合格品的控制S17：持续改进控制S18：纠正和预防控制S19：顾客财产的控制,三、管理过程（MP:Management process)M0：质量管理体系策划 M2：职责与权限规定 M1：业务计划管理 M3：管理评审,旧版沈阳捷众过程划分：,过程方法定义：
3、1、过程：通过使用资源和管理，将输入转换为输出的一项或一组活动，可视为一个过程；2、过程方法：为了产生期望的结果，由过程组成的系统在组织内的应用，连同这些过程的识别和相互作用，以及对这些过程的管理，可称之为“过程方法”,一、顾客导向过程（COP:Customers orientation processs)C1:市场开发与合同管理C2：产品实现策划和设计开发（APQP、FMEA、PPAP)（GP9、GP12）C3：产品交付与支付C4：售后服务/顾客信息反馈（包括顾客满意度调查过程、顾客财产管理过程）C5：产品制造控制（标准化操作、分层审核、变更管理）（包括生产计划管理过程）,二、支持过程（SP
4、:Support process）S1；文件和记录控制S2：人力资源管理(标准化员工操作培训）S3：基础设施管理（防错验证）S4：工作环境与安全管理S5：采购控制S6：产品防护与物流管理（产品标识及可追溯性控制）,S7：监视和测量装置管理（MSA）S8：内部审核控制S9：产品监视和测量（岗位缺陷验证、SPC）（包括产品标识及可追溯性控制）S10：不合格品控制（不合格品控制）S11：持续改进控制（GP8)S12：纠正和预防控制（快速响应）,三、管理过程（MP:Management process)M1：质量管理体系策划M2：业务计划管理（包括信息沟通、职责和权限、质量成本过程）M3：管理评审,新
5、版沈阳捷众过程划分：,各个职能部门所主管的过程：财务部：M2：业务计划管理中的质量成本过程。技术部：C2：产品实现策划和设计开发（APQP、FMEA、PPAP)（GP9、GP12）；S3：基础设施管理中焊接工装、模具管理、QSB中防错验证的牵头推行；S11：持续改进控制（GP8)经济运行部：C1:市场开发与合同管理；C4：售后服务/顾客信息反馈（包括顾客满意度调查过程、顾客财产管理过程）S5：采购控制行政人事部：S2：人力资源管理(标准化员工操作培训）M2：业务计划管理（包括信息沟通、职责和权限）M3：管理评审,质量保证部：M1：质量管理体系策划S1：文件和记录控制S7：监视和测量装置管理（M
6、SA）S8：内部审核控制S9：产品监视和测量（岗位缺陷验证、SPC）（包括产品标识及可追溯性控制）S10：不合格品控制（不合格品控制）S12：纠正和预防控制（快速响应）生产制造部：生产条线：C5：产品制造控制（标准化操作、分层审核、变更管理）（包括生产计划管理过程）计划物流条线：C3：产品交付与支付S6：产品防护与物流管理（产品标识及可追溯性控制）设备条线：S3：基础设施管理中的设备管理,每个过程的运行，并不是主管部门（过程所有者）一个部门的事情，而是需要相关的部门履行相应的职责，共同推进过程的良好运行。一般为主管部门（过程所有者）策划过程运行流程、方法和要求，相关职能部门提供支持和服务。举例
7、说明：过程（COP）中的 C5 产品制造控制,支持过程（SP）中的 S1 文件和资料控制,管理过程（MP）中的 M2 业务计划管理,三、文件编制方法,会议内容,1、文件编号方法 QP-文件流水号(01.02依次编制）过程名称代号 文件类别(QP代表程序文件),文件类别：一级文件（QM 管理手册）二级文件（QP 程序文件）三级文件（WI 管理规定、作业指导书）四级文件(表单/表格)过程代号（略）,举例说明：质量手册编号：SYJZ-QM-2013程序文件编号：QPS9-01三级文件编号：WIS9-01四级文件编号：QPS9-01.1、WIS9-01.1,英文缩写：QM:quality manage
8、mentQP:quality procedure WI:Work instructions,2、文件版本号设置方法版次编码由A、B、C、D依顺序编列。文件中出现不影响文件内容的错别字或语序需要调整等情况时，由质量保证部在文件原稿上予以手写修改，在修改处加盖修改人印章后，将在用文件进行相应更新；文件中出现五处以上变更内容的修改情况时，应制作文件更改通知单，发放至各部门，作为一次修订。修订第一次修订用A/1表示，即（A1A5），依次修订至第五次（A/5）,文件应进行换版,版本编码转换为B/0，依此类推。文件中出现五处以上变更文件内容的修改情况时，应即时换版，如A版直接可以升为B版。,3、体系管理文
9、件的构成目的 说明描述本文件的目的,益处。适用范围 说明本文件在哪个工作领域下，应用于哪项工作的管理。定义 列出本文件所涉及到的特有的定义和缩写。职责 根据文件描述的工作内容，明确每项工作的负责/牵头部门。工作流程 描述文件所写工作的具体操作步骤，以图形的形式体现。规定描述 说明本文件具体的规定，以文字的方式叙述。相关文件 列出编制/修改本文件所参考,引用或相关联的文件。引用记录 在其他文件中已规定清楚的记录，本文件中应用到。生成记录 列出与本文件直接附属的表单,检查清单等。附件 需要进一步阐述的规定和要求。发放管理 岗位应获得此管理规定；以的途径获得此管理规定。,4、章节格式文件各章节中段落
10、应按如下进行编号条文号码采用阿拉伯数字，中间以点分开，组合号码不得超过三位数。例如1.1.2 1.2.3.当条文号码不敷使用，需使用细目号码，细目号码规定如下：（1）（2）（3）（4）A B C D.a b c d,5、文件格式文件封面设计、页面设置、应用字体、字号等内容详见文件编写管理规定和文件模板。,6、文件编制语言要求规范性：质量管理体系文件的编写要求用语标准，采用规定统一格式。简洁性：质量管理体系文件的文字要求精炼，每一句话要求实用，具有可操作性。消化性：消化的途径是改写。改写规章制度性文件，要注意去掉原来文件中无法落到实处的语言，保留文件精髓，同时，要注意将原文件中没有明确执行岗位/
11、部门的工作过程加以明确。改进性：质量管理体系文件要体现自我检查可操作性：要求质量管理体系文件清晰描述过程基本走势，清楚交代过程接口关系。可控性：质量管理体系文件要充分关注关键过程，人性化的小过程可以不写进文件中。可查性：质量管理体系文件要交代哪些过程必须留下过程证据，方便日后检查。要让人看了文件就知道该文件对哪些重要环节明确了控制点，知道该检查什么。和自我改进的管理思想。要明确相关人员/岗位对关键过程的检查监督职能。循环性：质量管理体系文件要体现标准所要求的PDCA 质量管理循环思想。这种思想要求在程序文件中保持清晰，作业指导书则不必求全。注：PDCA:策划-实施-检查-处置,四、文件管理要求
12、介绍,会议内容,1、文件和资料的管理1.1 文件的增、修、废、补1.1.1 一级、二级、三级管理、四级文件：在文件存在增加、修订、废弃、补发的时机时，由提出部门填写文件增修废补申请单至质量保证部体系工程师处，待申请被批准后，方可实施以上行为：文件的增加的编制、修订由提出部门实施文件的废弃、补发由质量保证部实施。1.1.2 三级技术文件：在文件存在增加、修订、废弃、补发的时机时，由提出部门填写文件增修废补申请单至技术文件管理部门处，待申请被批准后，方可实施以上行为：文件的增加、修订、废弃、补发均由技术文件管理部门实施。1.1.3 文件修订后需形成文件更改记录表。,2、文件和资料的管理2.2 文件
13、的评审、审核、会签、批准2.2.1 文件评审所有新增文件均需完成文件的评审流程。（1）质量手册评审参与人员：总经理、副总经理、管理者代表、所有部门/条线经理、体系管理主管、文件编制人员。（2）程序文件评审参与人员：副总经理（需要时）、管理者代表、所有部门/条线经理、体系管理主管、文件编制人员。（3）三级文件评审参与人员：编制部门经理/主管、文件中涉及到的相关部门、体系管理主管、文件编制人员。（4）四级文件：随所隶属的文件评审。（5）文件主办部门依据文件性质选择文件评审的方式，可以召开会议形式进行，也可用文件评审表协同文件发放至相关部门进行评审。2.2.2 审核、会签、批准（1）一级文件：质量保
14、证部主管拟定，管理者代表审核，所有部门会签，总经理批准。（2）二级文件：各相关部门拟定，部门分管主管审核，所有部门会签，管理者代表批准。（3）三级文件：各相关部门拟定，制定部门主管和体系管理审核，相关部门会签，制定部门经理批准。（4）四级文件：随所隶属的文件进行拟定、审核、批准。,3、文件和资料的管理3.3 文件的受控分发3.3.1 一级、二级、三级管理、四级文件：发放方式一：待评审、审核、会签、批准完成后，统一由质量保证部加盖受控章，以书面形式发放至各个部门/条线，做好发放记录以及旧版文件的回收处置工作。发放方式二：将评审、审核、会签、批准完成后并加盖好受控章的文件扫描制作成PDF版本，放置
15、与公司共享文件夹中（运行中输入:“192.168.2.251”可查），公司内部所有电脑均可查询。如电子版文件存在更新的情况，务必第一时间进行更新维护，确保电子文件与书面文件的一致性。发放方式三：制作成目视化视板，放置于使用现场。3.3.2 三级技术文件：待评审、审核、会签、批准完成后，由文件编制部门加盖相应的受控章，以书面形式发放至使用现场，做好发放记录以及旧版文件的回收处置工作。,五、举例说明及答疑,会议内容,1、文件模板三级管理文件模版（一）三级管理文件模板（二）,2、文件修订演示,3、答疑,六、实际操作,会议内容,实际操作1、模具验收管理规定技术部2、加班管理规定行政人事部3、产品切换管理规定质量保证部4、翻包操作管理规定计划物流条线5、一般物资采购管理规定经济运行部6、变电室管理规定设备条线7、生产辅料领用管理规定生产条线8、质量成本管理程序财务部,培训课程结束 谢谢大家！,精心设计、用心制造、全心改进、诚心服务,
