1、办公室主任是干什么的 是上传下达的 办公室主任的位臵很重要,这话既不是弄虚作假,也不是故弄玄虚,更不是无中生有。领导与员工尽管是上下级关系,在一个锅里面吃饭,应该同呼吸共命运,但人分三六九等,你千万别指望人家领导与员工平起平坐的。既然这种关系很微妙,中间就必须有个人充当润滑剂或者缓冲的作用,因此办公室主任的岗位就诞生了。自从设立了这个位臵之后,没有哪个领导主动提出要减掉这个编制,这就充分说明办公室主任的重要性了。 办公室主任具体是干什么的。这就应该根据单位的特点因人而异,因事而定,不能划框框,定规矩。俗话说:万变不离其宗。但办公室主任的职责是大同小异的,首先是做好上传下达。 上传什么。这是一个
2、严谨的问题,不能什么都传,要有选择性,有重点、有特色、有代表性的东西传上去,否那么领导嫌弃你眉毛胡子一把抓,脑瓜子进了水。在上传之前,你不要心急,更不能乱了方寸,先要归纳汇总,哪些是必须的,哪些是点到为止的,哪些是可以先缓一缓的,列好提纲,按先重后轻的程序,做到心中有底。在这里提醒一句,我所讲的备好提纲,并不是叫你写在纸上,而是记在心里,要不领导会不快乐,这点东西都记不住,不是傻不拉叽,就是思路混乱,自己给自己降低档次。至于上传的内容,可以是包罗万象,员工的想法,队伍的稳定状况,生产销售情况,奖金发放,岗位职名调整,以及张三有小动作,李四在什么场合说了不该说的话等等,反正是领导感兴趣的话题,领
3、导不得不作出决定的事情,都要上传。上传时语言要精练,思路要清晰,层次要清楚,因为领导的时间很紧,是管全面的,如果因为你的上传耽误他的时间,他是很反感的。另外要注意一个原那么,掌握好上传的时机,领导与别人,特别是与有关部门的客人在谈话时,你别傻乎乎去上传,这是一个礼节礼貌的问题;领导在与其他班子成员谈话时,你也不能进入,因为你上传的事情很有可能是属于领导不想让别人知道的东西;再一个领导不快乐的时候不上传,否那么你这是没事找事,会让你吃不了兜着走。 下传什么。就是领导交代的,布臵的要求必须向下面传达的,还有领导没有明说的,但是有想法的,都属于这个范围。下传时没有时机限制,因为你是领导身边的人,你是
4、代表领导的意思,不说拿鸡毛当令箭,狐假虎威,最起码你的调子可以高三分。下达时最好不要与员工直接发生关系,因为员工的想法不同,他就是干活拿工资,尤其是国企员工,他一天到晚牢骚满腹,怨三道四,你去跟他传达,素质高的外表容许了,背后就忘记了,倘假设遇到横不讲理的,你很有可能自讨没趣,再那么你也没有那么多时间与精力。向谁传达呢。当然是管理人员,即负责人传达。传达时要注意讲话艺术,必须要办的,而且有时间限制的,要加重语气,要强调,最好规定对方提前几天反响上来,这样可以做到忙而不乱。至于那些杂七杂八的,你要根据每个人的个性区别对待,那些年轻有为的,还有开展空间的,还想上爬的,你不妨语气硬点重点,他一般不会
5、有什么想法的。而对于那些老资格的,又没有上进欲望的,甚至连领导都敬畏三分的,你不妨给他灌点迷魂汤,说这事只有你办得好如何的,反正领导只注重结果,一般不讲过程,事情办好办坏都是你一个人的。 说到这里,我差点忘记了,办公室主任这个编制与职位尽管是单位的,但你千万别犯傻,实际是为一把手提供效劳的,所以你的中心思想必须围绕一把手来转,而不是面面俱到,就算你八面玲珑,左右逢圆,也不可能把所有的领导都伺候好,严格的讲,这是立场与政治的问题,你不要怕别人讲狗眼看人低,在官场里面混,没有几把刷子,脸皮不厚,心肠不硬,立场不稳,嘴巴不甜,我劝你早点卷铺盖走人。 办公室主任是干什么的。之二是端茶送水的 办公室主任
6、在别人的眼里大小是个官。而在我的眼里,办公室如果还有几个办事人员的话,主任便是一个官,至少是个头。倘假设办公室里的另外几个有事外出了,遇到领导那边来了客人什么的,办公室主任便不是一个官了,成了一名端茶送水的了。办公室主任一般不会计较扮演什么角色,办公室主任就是要学会能屈能伸,全心全意为领导服好务。如果你太把自己当回事,把自己当成一个官,等着别人来做这些杂七杂八的事,就很有可能要误事。一次吧领导可以原谅你,次数多了,领导先是找你谈话,给予严厉的批评。如果你屡教不改,执迷不悟,最后的结果便是让你滚蛋,你的官根本上就到此为止了。所以说,办公室主任只要有点悟性,有点责任心,或者有点上进心,是不会计较临
7、时担当端茶送水这个角色的。 办公室主任不能把端茶送水这项工作看成很简单的事,在官场里面就是一名学问。你首先得懂规矩,官有大小,官有重轻,这杯茶就要泡得有先有后,有浓有淡,有急有缓。茶杯也有讲究,倘假设是清一色的新茶杯倒还好说,如果那排茶杯有光洁如镜的,有麻花带底的,有纹路带污的,就得格外小心了。一般而言是对官用杯,泡茶之前,要用最快的速度弄明白来者官的大小。怎么弄清楚。首先是看,官大者一般肚大腰圆,昂首挺胸,且绝对走在队伍的前列,第一个与领导握手,至于后面提包戴眼镜紧随其后的,不是秘书便是办公室主任这类的。其次是听,单位领导伸出双手与来客相握之前还会直接称呼其官名。如果这里面一个都不认识,你也
8、用不着惊慌失措,定会有人主动脱离队伍,站在一旁逐一介绍。当然,你也不可能8小时坚守岗位,或许在上厕所的功夫,到后勤那里看几眼报纸的时候,就有一帮官员已经入座,这会儿,你只需用眼睛的余光瞄一下谁与领导挨得最近,就会心知肚明了。 办公室主任泡茶要会临机应变,如今的单位一般都购臵了饮水机,来了二三位官员好应付,一人一杯。如果超过了这个数,饮水机就会亮红灯。怎么办。你千万别在那里傻等,这个红灯说不定成心跟你过不去,一亮就是好几分钟。单位领导见你傻头傻脑愣在那里,肯定会冲你吹胡子瞪眼。你得有第二套方案,把预备好的水壶拿出来,马上一一泡上,立即关门退出。这个过程你必须掌握一个原那么,官大的用好杯子,茶用纯
9、洁水泡,不痛不痒的官用烧开的自来水泡,不要不好意思,也不要怕有人暗中骂你狗眼看人低,只要是官场里面混的人都深谙此道,理解你的难处。 办公室主任还要注意两个细节,就是领导外出时,你必须看看他的茶杯有没有泡好茶,如果没有,你就得抓紧时间泡好茶,捧着茶杯送到车上。如果领导安排你一同外出,你不但要泡好茶,而且在下车的时候,你得端着茶杯跟在领导后面。为什么要这样做。因为没有那个领导不讲派头的,不图虚荣心的,你让他面子荣耀了,心情舒畅了,他会忘记你的好处吗。 办公室主任是干什么的。之三是迎来送往的 办公室主任的工作很杂,没有上尊下和,左右逢圆,兵来将挡,水来土掩的能耐,最好不要涉及到其中。办公室主任最主要
10、的任务,便是迎来送往,别看这事看似简简单单,实际里面的学问大着呢,从大处来讲是代表着单位的形象与素质,从小处来看,就是你主任水平上下的表达,应变能力强与弱的问题。一般而言,要做到如下几条: 首先是一张笑脸。当办公室主任的,喜怒哀乐不能表现在一张脸上,因为从你扮演这个角色开始,这张脸就不再属于自己的了。人家进入你的办公室,不是兄弟单位的,便是下面基层的,或者跨行业跨地区的,人家无事不登三宝殿,不管是熟悉的,还是陌生的,上门的都是客。你应该立即放下手中的工作,主动站起来打声招呼,送上一张笑脸,等待别人介绍完自己,具体要办什么事之后,你不妨递上双手,跟对方握一下,表示欢送与尊重,给别人一种春天般的感
11、觉。 其次是一杯清茶。爱动脑筋的办公室主任一般准备了几种茶,高档的,中档的,还有普普通通的,高档的自然给尊敬的客人,或者领导的亲戚朋友喝的;中档的就是给上面检查组人员,以及对方级别与单位相等的官员喝的;普普通通的就不言而喻了,是泡给那些杂七杂八的人喝的。你不要不好意思,只要手中有杯茶,一般人早已受宠假设惊,是不会计较茶好茶坏的。遇到跟领导关系很铁的人,你不妨自作主张把专门配备给领导的好茶,泡上一杯给他,如果是配合默契的领导,他会说这茶连自己都舍不得喝的,意思就是连办公室的都知道咱们的关系不一般。 另外是一根香烟。烟与茶不同,烟一般是中档就可以了,为什么呢。上面检查组的人是最难对付的,也是鬼点子
12、最多的,你开一根高档的烟给他,他不但不领情,反而觉得你的档次超过了他,他的心里就不平衡,就千方百计查出点问题,然后等着你跟他说好话,配好烟,喝好酒,当然这烟的档次也不能太低,否那么以为你看不起他,没有拿他当回事。至于那些不痛不痒的上门者,你开一根中档的烟,他觉得你没有看轻他,就算是来找领导麻烦的,心里的气也会消了一半。 对于迎来送往尽管没有一个统一的标准,或者下发什么文件,但办公室主任要掌握好一个尺度,即领导的领导,或者政府官员级别高的,在接到 通知后,要提前提醒领导到办公楼底下等待着,车子一到,你应该先翻开车门,用手挡着车门顶部,防止领导的领导、官员的头部被碰撞,然后众星捧月般把他老人家请到
13、办公室。接待标准如何把握呢。要具体情况具体安排,如果来的频率多的,标准一般不宜过高,要防范领导的领导说铺张浪费,如果是第一次来的,标准可以高一档,以示隆重与尊敬。遇到把握不准的事情,就要请示领导的意思了。 至于平级的兄弟单位领导来了,你就不用那么低三下四,紧张兮兮了,在办公室门外候着就行,倘假设你走到办公楼下去迎接,就有作秀之嫌了。至于接待的标准可以根据对方单位的重要性,还有与自己领导的关系程度因人而异了。 领导的领导,以及政府官员要走时,你办公室主任应该在前面开道,防止意外的情况发生,并顺便负责翻开车门。人家上车了,你得毕恭毕敬站立一旁,与他们挥手示意,装出一副依依惜别的样子,一直等待车子消
14、失在视野里,你才能与领导一起撤回,你的接待任务才算完。 办公室主任是干什么的。之四是玩文字游戏的 办公室主任最根本的条件要会写文章。写文章讲究一个缘分,文凭越高并不代表你的文章就写得行云流水,繁花似锦,文凭低的就写得狗屁不通,前言不搭后语,惨不忍睹。写文章靠的是悟性,就好似两个一同进行跳水训练的队员,同样的教练,同样的设施,同样的训练理念,有一个能夺世界跳水冠军,另一个却连省冠军都拿不到。 办公室主任写得最多的便是总结,月度有总结,季度有总结,半年有总结,年度有总结。总结怎么写。这个问题是摆在每个单位领导面前的头等大事,总结写得精精致致,领导形象生辉,办公室主任也跟着沾光露脸。总结写得颠三倒四
15、,或者平淡如水,不但会给单位和领导脸上抹黑,严重的还会影响领导的官运亨通,一顶乌纱帽戴到老。所以,办公室主任不能把总结等闲视之,要把它提高到成绩与优点在此一总,缺点与错误在此一结的高度来认识。总结的根本模式是这样的,成绩摆足,尤其是有亮点、有新意、有特色的成绩,要大写特写。对于缺点与缺乏,有的要蜻蜓点水,一笔带过,有的既要讲主观,更加的是讲客观,要给上面一个信号:并不是单位与领导不尽力,而是天意不可违。总结的文字组合要突出领导英明决策,身体力行,措施得力,组织严密,效果明显等等,至于干部员工如何尽心尽力,劲往一处使,心往一处想,克服一切困难这类的那么要点到为止,一定要到达这么一个效果:单位的成
16、绩都是缘于一个坚强的领导班子,一个正确的英明的决策,是领导带着大家苦干加巧干的结果。总结的格式那么是先回忆,重成绩,轻缺乏,顺便来点整改措施就比拟完美了。如果要概括起来的话,就是条理清晰,结构合理,措词严谨。 办公室主任除了写总结,其它写得最多的便是材料了。材料包罗万象,有活动材料,有发言材料,有经验材料,有先进材料等等。 在这么多的材料中,带政治性质的材料最难写,给人的感觉就是弹棉花,如果要比喻得更贴切,就是打太极拳。相信各位都看过太极拳,进退自如,以推、挡、挪、格为主体,这样才能有效的保护自己,不让对方近身。“三讲那回,领导们人人要过关,材料也相当严格,讲话也小心翼翼,怕上面的领导和同行们揪辫子。这材料怎么写。先摆问题,而这些问题都是带有共性的,就是说人人身上都可能会发生的,也就是隔靴抓痒的问题