1、物资采购内控制度调研报告 一、问题的提出 物资采购内控制度的完善程度直接影响到整个企业目标的实现。就拿我们企业来说,物资采购内控制度的设置有着特殊的意义。我厂为大型出口船舶建造厂,造船所需外购的材料与设备占据了整个产品总价的60%左右,全年产值三十多亿元,每年外购资金总量到达了20余亿元。物资采购内控制度是否有效,关系到企业的生死存亡。 三年前,我们的物资采购内部控制出现漏洞。个别物资采购的关联人员经不起供应商的“糖衣炮弹,受贿入狱。采购本钱偏离目标本钱,企业遭受重大损失。 二、对物资采购内控局部失效的反思 评审我厂的物资采购内控系统,外表看来,内控制度还比较完善:能依据设计公司的产品目录进行
2、采购;根据生产方案进行市场调研,大型设备的采购实行招标;采购、过磅、验收入库、质检、记录等岗位分开且相互牵制。所有文件较齐全:有关物资采购的管理制度无遗漏;采购业务操作流程采购员人手一份;采购合同专人保管等等。内部控制总体还是有效的,但为什么还会出现问题。深入下去,我们便发现是局部物资采购控制点出了问题。 1、采购清单不清,对超量采购无法及时控制。2022年之前,比较典型的是阀门采购,个别采购员一味迎合厂家或商家的销售人员,以增补件为名,大量购进阀门,造成阀门长期积压2800余只,长期占用了我厂资金。经济案件之后,三分之一阀门被代用,三分之二阀门由于时间过长,标准改型,不能代用,结果被铸模锻车
3、间当废铁下炉处理,造成很大浪费。 2、制约失衡,难刹回扣之风。在物资采购过程中,缺少有效凭证,有些货物的市场调研以前由物资处一家的某一个人进行,没有经过价格人员的审核,无外部市场调研或多家比价的证据证明,价格缺乏其公证性。个别采购员为了私利,选择有回扣的供应商。 3、物资采购缺乏科学性。有时生产车间打个 就可采购,采购制度不严谨不标准。 4、合同的履行缺乏跟踪和检查,对采购员的考核缺少具体的量化指标。 三、针对物资采购内控制度方面出现的问题,我厂做了以下几个大动作: 1、机构重组,有关职能重新划分。 在厂内成立独立的集配中心,收回了原物资处仓库的保管职能,材料的进出均由新的集配中心控制。形成物
4、资采购和仓库验收相互制约机制,以此保证船用材料的收发与生产部门的施工相吻合。 2、不同部门之间相互制约和牵制。 单船的材料清单与本钱预算分析分别由厂经营方案处、财务处和物资处三家进行市场调研,制作明细表。对三家报出的价格进行比照分析,最终确定采购清单。从而杜绝材料采购的盲目性,确保采购本钱预算的科学性。 3、成立专家评审委员会,优选“战略合作伙伴。 在保存物资采购的一般控制点外,我们新增加了招投标这一控制点。 首先在厂内成立了由船、机、电等各方专家组成的评审委员会,对400多家主要材料及设备供应商从信用、规模、质量、价格等方面逐一进行比照评审,为这些商家建立档案,内容包括:合作诚信等级、资质及
5、行业地位、质量指标、折扣和付款条件、以及采购的数量和价格等。好中选优,订出百家合作伙伴,再对筛选出的规模大、质量好、价格合理的供应商进行考察,确定为“战略合作伙伴,对其进行招标。 经过这样一道道筛选,较大限度地降低材料、设备的采购本钱,防止采购中的不正之风。 4、增加合同的检查频率,防止未授权人员办理采购事项。签订采购合同的程序及按金额大小区别的授权制度明确具体,关键是检查落实和惩罚兑现,合同的检查由每年一次增加到每季度一次。 5、增设物价审核员,加强合同价格审核。厂部发布物资采购价格监督条例,作为物价审核员跟踪考核采购员的依据,条例明确具体,具有较强的可操作性。 6、建立和不断完善物资价格信
6、息库。按单船建立物资价格档案,充分利用物资管理软件,按材料型号、规格、数量、价格等建立物资价格库,为下期的单船材料采购本钱的预算提供依据。 7、将廉政措施贯穿整个物资采购过程。凡与设备厂家或代理商签订正式合同,必须同时签订一份廉政协议。采购方由两人签字,一人是根据不同授权的采购工程主管;另一人是分管领导。让供货方了解物资采购的控制内容,使双方都能严格按制度办理物资采购业务,如有违反,当即中断合同和业务往来。这样就使内控制度有效地发挥作用。 四、几点体会 1、认清物资采购过程中不可缺少的控制环节。 根据各个企业不同的特点,注意修订和调整控制点。我厂历来对采购物资的质量和付款依据控制较严,物资进厂
7、后假设无质检报告,仓储部门不能收货入库,财务也不会开票付款。对我厂而言,采购清单的编制、供应商的选择、采购价格确实定、谈判和合同的签订,这几个控制环节的解决,弥补了物资采购内控系统的缺陷,取得了较好的效果。 2、加强物资采购本钱分析和测算,对降低本钱非常有效。 腐败的根源来自于内控制度不健全,有空可钻。作为物资采购部门在保证产品质量的前提下,如何控制住采购本钱对防止腐败至关重要,近年来,物资处领导严把采购本钱关,要求业务员、价格监督员加强对市场价格的调研和分析,在开标前对采购设备、材料价格进行测算,通过测算,将供应厂家或供应商家的利润率控制在5%-2023%合理范围内,既可杜绝厂家商家的暴利行
8、为,又可从根本上铲除滋生腐败行为的发生,这就叫扬汤止沸、釜底抽薪,想你腐败也腐败不起来。 3、重新设计物资采购内控系统的过程,也是企业管理的一次深化和变革。 这次重新设计物资采购内控系统单靠几个人是不可能完成的。它涉及到全厂组织、人事、生产、经营、财务等管理职能的多个部门,含盖全厂大局部领域,大家通力合作才能完成。 4、内控制度将随着企业生产的开展和变化需要不断给予修正。 发生在我厂的物资采购受贿案件,给我们敲响了警钟,目前设计并正在执行的物资采购内部控制系统,在防止、发现、纠正重要的错误和违规行为上,发挥着积极的作用。但内控系统不是一成不变的,随着企业生产规模的扩大,物资采购内控制度还要不断地调整和完善,我们一直在密切关注并按期测试,以保证其确实有效。 第6页 共6页