1、 东莞隆宇电子有限公司 信息交流与沟通控制程序文件编号 LY-2-8-006文件版本 A版制订部门 人事行政部制订日期 2011年6月10日修订日期 页次/页数 1/5会签部门品质部核 准审 核制 订制造部 人事行政部资材部工程部业务部 东莞隆宇电子有限公司标题:信息交流与沟通控制程序文件编号LY-2-8-006文件版本A版制订日期2011年6月10日制订部门人事行政部页次/页数2/5修 订 履 历修订日期修订页次原版本新版本修 订 摘 要 东莞市隆宇电子有限公司标题: 信息交流与沟通控制程序文件编号LY-2-8-006文件版本A版制订日期2011年6月10日制订部门人事行政部页次/页数3/5
2、1、 目的：与公司内的各职能相互关系以及各相关方进行相互沟通，并为及时准确地收集、传递及反馈有关信息。使公司内外信息及时畅通地传递、对其实施进行管理，确保环境管理体系正常有效地运行。2、 使用范围：适用于公司管理体系内部和外部信息的交流和沟通管理。3、 职责：3.1总经理：全面领导公司的正常工作，向公司内部传达满足顾客要求的法律、法规和其他要求，以及满足公司环境管理体系要求的重要信息。3.2管理者代表：代表公司环境管理体系有关的适宜进行外部联系，负责与经理进行信息交流及汇报。3.3人事行政部：是本程序的责任部门。负责内部沟通，协商与信息交流的归口管理，建立和保持信息交流与沟通控制程序，负责公司
3、行政事务的外来信息的接口输入与沟通。3.4各部门：负责本部门的信息收集并传递，作好部门内部沟通、部门间的沟通和与相关方的沟通，负责处理来自外部与本部门有关信息，负责与相关部门进行信息交流，并做好记录。4、作业程序： 4.1信息交流 4.1.1外部信息及交流 a）外部信息交流的主要内容； 1）来自社区居民的投诉和抱怨 2）来自供方的信息 3）来自上级部门的信息 4）来自竞争市场及顾客的信息 5）其他外部相关方的信息 6）环境管理体系要求的信息，如环保协议、重要环境因素清单等 b）向外部传递信息（施加影响）1） 公司各部门在工作中应将公司的环境方针及有关要求传递给相关方（施加影响）。2） 公司在收
4、到有关环保法律法规和其他要求是，执行法律、法规和其他要求控制程序。3） 当接收到相关方抱怨或其他信息时，应立即报备人事行政部组织评审，再将处理结果及时回复相关方。 4.1.2内部信息及交流 a）内部信息交流的主要内容： 1）法律法规和其他要求的执行遵守情况 2）环境目标、指标和管理方案完成情况和效果 3）内审、外审、管理评审结果东莞市隆宇电子有限公司标题: 信息交流与沟通控制程序文件编号LY-2-8-006文件版本A版制订日期2011年6月10日制订部门人事行政部页次/页数4/5 4）监视、测量结果 5）不符合于纠正情况 6）应急准备于响应情况 7）质量、环境和安全培训情况 8）各部门之间的日
5、常联络、常规报表、其他信息通报等 9）环境管理体系各运行控制程序执行情况。 b）内部信息交流要求 1）人事行政部协调各职能部门之间及各岗位之间的责任和行动，接收和发送各部门相关的信息 2）人事行政部将环境体系总体运行情况向管理者代表汇报，由管理者代表与经理交流。 3）总经理、管理者代表对有关管理工作做出的决定，由人事行政部传达。 4）公司内信息传达，采用信息联络单形式，由各部门有关人员负责。 5）各职能部门之间对管理信息的交流，联络答复，可采用交流渠道和方式，也可以以信息联络单作为接口。 4.2信息收集和处理 4.2.1信息传递方式和采用书面记录、资料讨论交流、电子媒体、通信等方式予以传递。
6、4.2.2管理者代表负责对行业主管部门、当地环境保护机构、消防单位等部门的检测和检查结果及反馈的信息等收集，并传递到公司各香菇部门。当结果出现不符合时，按不符合、纠正与预防控制程序处理。4.2.3人事行政部负责有关环境管理体系运行情况信息的收集。各部门按文件的要求定期向其提供关于体系运行情况的报表。各部门收集的相关政策、法律、法规，标准等信息应送交人事行政部处理。4.2.4采购课和生管课对材料供应商进行沟通，并对其施加影响。人事行政部对废旧物品收购方进行信息沟通，并对其施加影响。4.2.5总经理应确保在不同层次和职能之间，就环境管理体系的运作是否符合目标及要求和完成情况，以及实施的有效性进行沟
7、通，达到相互了解，相互信任，实现全面参与的效果。 4.3信息交流记录和保管内外部信息交流要作好相关记录，如通知发放记录。由人事行政部分类、存放及整理归档，确保已经获取的信息的完整性和可用性，方便查阅。 4.4交流的方式4.4.1自上而下的沟通：公司总经理和其授权人主持召开公司例会，讨论生产、质量、顾客反馈、环境、安全等各方面的情况，及时采取措施，确保环境管理体系正常运行。4.4.2自下而上的沟通：各部门应建立逐级向上报告的制度，在公司例会上向最高管理者报告部门运作情况，以作为最高管理者进行决策的依据。对特殊情况，可例行直接向经理汇报。4.4.3部门内部的沟通：各部门由主管组织召开议会，讨论部门
8、在生产上的质量、环境目标的实现情况及存在问题，以便及时采取的纠正措施或预防措施，加强对实现环境运行的监视和测量。东莞市隆宇电子有限公司标题: 信息交流与沟通控制程序文件编号LY-2-8-006文件版本A版制订日期2011年6月10日制订部门人事行政部页次/页数5/54.4.4部门间的沟通：对于部门间需要协调沟通的事宜，由公司主管领导主持或各部门负责人自行进行沟通。4.4.5与相关方（如供方、承建方、回收方等）通过与其签订环境协议书来进行沟通，涉及重要环境因素时发放重要环境因素清单。4.4.6其他方式通报，各种会议，布告，内部刊物，宣传栏及各种媒体等。5、 相关文件5.1环境与职业健康安全文件控制程序 LY-2-8-0076、环境记录 6.1 信息联络单 LY450566.2 外部信息接收及处理记录表 LY450576.3 信息交流处置报告书 LY450587、流程图（无）信息联络单 年 月 日 版本：A 编号:LY45056受文者主旨说明会签发文单位发文人主任 保存年限：长期 外部信息接收及处理记录表 版本：A 编号：LY45057记录部门接收时间信息来源：信息内容：处理结果及反馈： 保存期：长期
